Häufig gestellte Fragen Qualiopi

Um sich gut auf ein Audit vorzubereiten, können Sie:

- Ihre Nachweise im Vorfeld identifizieren, feststellen, wo sie aufbewahrt werden und wer dafür verantwortlich ist.

- Nutzen Sie die Erkenntnisse aus früheren Audits auf der Grundlage der Ihnen vorliegenden Audit- oder Kontrollberichte.

- Führen Sie vor dem Eintreffen des Auditors ein internes Audit durch, das auf denselben Vorgehensweisen basiert.

- Einen Aktionsplan festlegen.

Für Organisationen, die noch nie an einem Erstaudit teilgenommen haben, bietet Normec CertUp, ehemals CertUp-Maïeutika, ein Voraudit an. Indem Sie diese Schritte befolgen, bereiten Sie sich proaktiv auf das Audit vor, stärken die Qualität Ihrer Prozesse und Nachweise und fördern gleichzeitig eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

Das Verlängerungsaudit muss so rechtzeitig geplant werden, dass es vor Ablauf des Zertifikats durchgeführt werden kann und genügend Zeit bleibt, um eventuelle schwerwiegende Nichtkonformitäten noch vor Ablauf des Zertifikats zu beheben (zur Erinnerung: Die Bearbeitungsfrist für schwerwiegende Nichtkonformitäten beträgt drei Monate; anschließend hat die Zertifizierungsstelle einen Monat Zeit, um dies zu überprüfen und eine Entscheidung zu treffen). Idealerweise zwischen 9 und 4 Monaten vor Ablauf des Zertifikats.

Um diese Frage zu beantworten, müssen drei Fragen gestellt werden: 

- Übt Ihre Organisation an diesem Ort eine Tätigkeit aus, sei es ganz oder teilweise: Ingenieurwesen, Verwaltung, Vertrieb, Schulung, mit oder ohne Publikumsverkehr…?

- Sind an dieser Adresse dauerhaft Mitarbeiter der Organisation mit befristeten oder unbefristeten Arbeitsverträgen tätig?

- Wenn ja: Ist diese Adresse in den Arbeitsverträgen als Erfüllungsort angegeben, auch bei Teilzeitbeschäftigung und unabhängig von der Anwesenheitsdauer?

- Wenn die Antwort auf diese drei Fragen „Ja“ lautet, dann gilt dieser Ort im Sinne von Qualiopi als Standort.

Wenn Sie eine Weiterbildungseinrichtung sind und einem Ausbilder Aufgaben übertragen, ja, dann ist dieser Ihr Subunternehmer.
Im Rahmen der Qualiopi-Zertifizierung nimmt der externe Ausbilder eine entscheidende Rolle ein. Als Ausbildungsspezialist hat er die Aufgabe, den Unterricht unter Einhaltung der Anforderungen des Nationalen Qualitätsreferenzrahmens (RNQ) zu gestalten. Dies erfordert nicht nur Fachwissen in seinem Unterrichtsfach, sondern auch ein tiefgreifendes Verständnis der Qualiopi-Kriterien und die Fähigkeit, diese effektiv in seine pädagogische Methodik zu integrieren.
Es liegt daher in Ihrer Verantwortung als Auftraggeber, dies sicherzustellen.

Nein. Artikel L. 6316-1 des Arbeitsgesetzbuchs sieht vor, dass die in Artikel L. 6351-1 genannten Anbieter, d. h. die bei der DREETS registrierten Einrichtungen, im Falle einer öffentlichen oder gemeinschaftlichen Finanzierung zertifiziert werden müssen. Die Qualiopi-Zertifizierung ist somit an die Registrierungsnummer der Tätigkeitserklärung gebunden. Das an eine Einrichtung mit mehreren Standorten ausgestellte Qualiopi-Zertifikat enthält die Registrierungsnummer der Tätigkeitserklärung der Einrichtung, ihre SIREN-Nummer sowie die Adressen der Standorte. Folglich entspricht ein Netzwerk von Einrichtungen, von denen jede über eine eigene Registrierungsnummer verfügt, nicht diesem Fall und kann im Rahmen der Qualiopi-Zertifizierung nicht als Einrichtung mit mehreren Standorten eingestuft werden.

Möglicherweise verfügen Sie zur Ausübung Ihrer Tätigkeit über mehrere Standorte. In diesem Fall ist für die Einstufung als Organisation mit mehreren Standorten die ständige Anwesenheit von Personal an jedem einzelnen Standort erforderlich, und Sie müssen eine Organisationsstruktur einrichten, die es Ihnen ermöglicht, die Anforderungen gemäßArtikel 6 des geänderten Erlasses vom 6. Juni 2019 über die Auditmodalitäten im Zusammenhang mit dem in Artikel D. 6316-1-1 des Arbeitsgesetzbuchs genannten nationalen Referenzrahmens. 
Es obliegt Ihnen, gegenüber der Zertifizierungsstelle nachzuweisen, dass Sie diese verschiedenen Kriterien erfüllen.

Im Falle einer Organisation mit einem Standort, die expandiert und zu einer Organisation mit mehreren Standorten wird, ist ein neues Erstaudit erforderlich. 
Die Organisation muss nämlich auditiert werden, um zu überprüfen, ob sie die Kriterien einer Organisation mit mehreren Standorten erfüllt, insbesondere hinsichtlich der Rolle der zentralen Funktion. Das Audit muss den Auditmodalitäten für eine Organisation mit mehreren Standorten entsprechen (Audit der zentralen Funktion und Stichprobenprüfung der Standorte). Nach diesem neuen Erstaudit wird ein neues Zertifikat ausgestellt, mit einem neuen Gültigkeitsdatum und der Angabe der Standorte.

Der Begriff „festangestelltes Personal“ bedeutet die kontinuierliche Anwesenheit von Personal an einem Standort. Diese Anwesenheit kann durch befristete (CDD) oder unbefristete (CDI) Arbeitsverträge, in Vollzeit oder Teilzeit, ohne Einschränkung gewährleistet werden. Sie kann sich auf alle oder einen Teil der Tätigkeiten der Einrichtung beziehen.

Ja, wenn für das Personal ein Arbeitsvertrag besteht, dessen Erfüllung an diesem Standort erfolgt, sei es in Teilzeit oder in Teilzeitbeschäftigung. Es gilt dann als festangestelltes Personal der Organisation, die an diesem Standort die Zertifizierung beantragt.

Ja, das Überwachungsaudit von Organisationen mit mehreren Standorten unterliegt denselben Regeln wie das von Organisationen mit einem einzigen Standort. Das Überwachungsaudit muss vor Ort durchgeführt werden, wenn das Erstaudit gemäß den Verordnungen vom 24. Juli 2020, vom 7. Dezember 2020 und vom 30. Dezember 2021 aus der Ferne durchgeführt wurde.

Die Dauer des Audits richtet sich nach dem Umsatz aus der Tätigkeit als Anbieter von Maßnahmen zur Kompetenzentwicklung. 
Wenn Sie ein neu gegründetes Unternehmen sind und der Behörde noch keinen pädagogischen und finanziellen Bericht (BPF) vorgelegt haben, müssen Sie ein Dokument vorlegen, aus dem die Höhe der Einnahmen nach Förderer-Kategorien im Zusammenhang mit der Tätigkeit als Anbieter von Maßnahmen zur Kompetenzentwicklung hervorgeht, damit Ihr Umsatz ermittelt werden kann. 
Sie erstellen dieses Dokument auf der Grundlage Ihrer Buchhaltungsdaten, die am Tag des Audits vor Ort überprüft werden können (Abgleich zwischen den bei der Zertifizierungsstelle gemeldeten Einnahmen und den in der Buchhaltung erfassten Einnahmen).

Gemäß Artikel 9 des geänderten Erlasses vom 6. Juni 2019 über die Auditmodalitäten kann das Audit zur Erweiterung der Zertifizierung auf eine neue Kategorie von Maßnahmen zu jedem Zeitpunkt des Zyklus stattfinden. Sie können das Erweiterungsaudit also parallel zum Überwachungsaudit durchführen. Die im Erlass für jedes Audit vorgesehenen Fristen müssen jedoch eingehalten werden. 

💡 Die beiden Audits haben einen unterschiedlichen Gegenstand und unterliegen zwei voneinander unabhängigen Entscheidungen (es kann also vorkommen, dass Ihre Zertifizierung nach dem Überwachungsaudit aufrechterhalten wird, während Ihnen die Ausweitung Ihrer Zertifizierung auf eine neue Aktienkategorie verweigert wird).

Artikel 4 des Erlasses vom 6. Juni 2019 legt die Gesamtdauer des Audits fest, ohne eine spezifische Aufteilung zwischen der Zentrale und den einzelnen Standorten vorzuschreiben. 
Daher steht es der Zertifizierungsstelle frei, diese Dauer entsprechend den Zielen des Audits aufzuteilen, gegebenenfalls indem sie mehr als einen halben Tag pro Standort vorsieht.

Beim Überwachungsaudit überprüft die Zertifizierungsstelle mindestens die folgenden Indikatoren: 

- die Indikatoren, bei denen beim Erstaudit Nichtkonformitäten festgestellt wurden

- die Indikatoren, die bei der geprüften Organisation ausschließlich zu schwerwiegenden Nichtkonformitäten führen können (Indikatoren 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 und 32); 

- die Indikatoren 1, 17, 19 und, für die betroffenen Organisationen, Indikator 3; 

- Wenn Ihnen bei der Erstprüfung angepasste Fristen gewährt wurden, gelten die Indikatoren, die bei der Erstprüfung nicht überprüft wurden. 

Wenn Sie beim Erstaudit als Neueinsteiger auditiert wurden, werden alle Indikatoren überprüft.

Ein „Neuzugang“ ist definiert als eine Organisation, die im ersten Jahr ihrer Tätigkeit eine Maßnahmenkategorie anbietet, unabhängig vom Umfang ihrer Tätigkeit. Es kann sich auch um eine Organisation handeln, die mindestens ein Jahr lang inaktiv war. Die Referenz für diese Definition ist der BPF (Pädagogischer und Finanzbericht).

Wenn Sie eine neu gegründete Einrichtung sind, die sich dem Qualiopi-Audit unterziehen möchte, ohne bisher bereits Dienstleistungen erbracht zu haben, ist die Durchführung einer „Pilotmaßnahme“ erforderlich. 
Diese Maßnahme muss eine reale Situation mit einer physisch anwesenden Zielgruppe darstellen, die sich von der eigentlichen Zielgruppe unterscheidet, falls diese nicht mobilisiert werden kann. Sie dient dazu, die Prozesse zu testen, insbesondere die Kriterien 2 und 3 sowie den Indikator 30. Eine Maßnahme von verkürzter Dauer ist denkbar, mit angepassten Erwartungen, einschließlich einer teilweisen Überprüfung bestimmter Indikatoren beim Erstaudit oder einer Verschiebung auf das Überwachungsaudit. Bei Langzeit-Schulungen ist es zwingend erforderlich, dass die Schulung bereits begonnen hat.

Zu den Unterlagen, die vor der Durchführung eines Audits vorzulegen oder einzureichen sind, gehören: 

- Die Kontaktdaten der Einrichtung (Adresse, Siren-Nummer, Standorte usw.). 

- Den letzten pädagogischen und finanziellen Jahresbericht (BPF) oder, falls kein BPF vorliegt, die Buchhaltungsunterlagen.

- Das namentliche und funktionale Organigramm, das für alle Einrichtungen gilt. 

Wenn Sie bei der Erstprüfung ein neuer Teilnehmer waren, ist bei der Überwachungsprüfung ein zusätzlicher halber Prüfungstag vorgesehen. Diese Regelung gilt ausschließlich für neue Teilnehmer bei der Erstprüfung und nicht für Kategorieerweiterungen.

Gemäß Artikel 4 des geänderten Erlasses vom 6. Juni 2019 über die Modalitäten des Audits richtet sich die Dauer des Audits nach dem Umsatz aus Ihrer Tätigkeit als Anbieter von Maßnahmen zur Kompetenzentwicklung, der Anzahl der betroffenen Standorte und der Anzahl der Maßnahmenkategorien, für die Sie zertifiziert werden möchten. 
Der berücksichtigte Umsatz entspricht dem Gesamtbetrag der Einnahmen aus der beruflichen Weiterbildung, wie er in der zuletzt übermittelten pädagogischen und finanziellen Bilanz (BPF) angegeben ist. 
Um die Dauer des Audits bestmöglich an Ihre Situation anzupassen, wird der zuletzt verfügbare pädagogische und finanzielle Bericht (BPF) vor dem Erstaudit, vor den Überwachungs- und Erneuerungsaudits sowie vor den Audits zur Erweiterung auf eine neue Maßnahmenkategorie eingeholt.

Das Verlängerungsaudit wird nach dem gleichen Ablauf wie ein Erstaudit durchgeführt.
Es gliedert sich wie folgt: 
- eine Eröffnungssitzung;
- die Überprüfung der Indikatoren;
- die Zusammenfassung der Feststellungen;
- eine Abschlussbesprechung.
 Gegebenenfalls umfasst er die Überprüfung der im Aktionsplan festgelegten Korrekturmaßnahmen zur Behebung der bei der vorherigen Überwachungsprüfung festgestellten Nichtkonformitäten. 

Die Zertifizierung kann erteilt werden, sobald Sie innerhalb von drei Monaten Korrekturmaßnahmen umgesetzt haben, durch die Sie die Schwelle von fünf geringfügigen Nichtkonformitäten unterschreiten. 
Für die verbleibenden geringfügigen Abweichungen erstellen Sie einen Aktionsplan, den Sie der Zertifizierungsstelle innerhalb der von dieser festgelegten Frist vorlegen und der innerhalb von sechs Monaten umgesetzt werden muss. 
Die Überprüfung der Umsetzung der Korrekturmaßnahmen erfolgt beim nächsten Audit. Wenn die geringfügige Nichtkonformität beim nächsten Audit nicht behoben ist, wird sie als schwerwiegende Nichtkonformität eingestuft, die die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen erfordert.

Wenn sich die Unterlagen, die bei der Erstellung des Zertifizierungsvertrags vorgelegt wurden und zur Festlegung der voraussichtlichen Dauer des Audits dienten, geändert haben, kann sich dies auf die Dauer Ihres Audits auswirken.
Es kann vorkommen, dass der Auditor am Tag des Audits Aspekte feststellt, die die ursprünglich im Vertrag vorgesehene Dauer beeinflussen könnten, insbesondere:

- Eine von Ihnen angegebene Anzahl von Standorten, die nicht der tatsächlichen Situation entspricht;

- Sie haben seit Vertragsunterzeichnung eine neue pädagogische und finanzielle Bilanz (BPF) vorgelegt, und der darin angegebene Umsatz führt zu einer Änderung der Referenzstufe (Umsatz < 150.000 €, 150.000 € ≤ Umsatz < 750.000 € und Umsatz ≥ 750.000 €); 

- Sie beantragen die Zertifizierung für eine andere Kategorie von Maßnahmen zur Kompetenzentwicklung. 

Diese Faktoren können die Dauer des Audits positiv oder negativ beeinflussen. Daher muss die Zertifizierungsstelle diese Feststellungen berücksichtigen, um die Dauer des Audits neu zu berechnen und gegebenenfalls die Auditdauer anzupassen oder ein zusätzliches Audit zu planen, um alle erforderlichen Aspekte abzudecken.

Ja. Die Verpflichtung zur Aushangpflicht des Zertifikats gilt für alle Standorte, deren Adressen auf Ihrem Zertifikat aufgeführt sind. Das Zertifikat muss außerdem auf Ihrer Website veröffentlicht werden. 

Falls keine Website vorhanden ist, wird jedem, der dies beantragt, eine Kopie zur Verfügung gestellt.

Bei allen Fragen zur Verwendung des Qualiopi-Logos sind die folgenden drei Referenzdokumente heranzuziehen:

die Qualiopi-Grafikrichtlinien, 

die Nutzungsrichtlinien für das Qualiopi-Gütesiegel 

sowie die Nutzungsordnung von Qualiopi. 

Diese Unterlagen wurden Ihnen von Ihrer Zertifizierungsstelle zugesandt und sind auf der Website des Arbeitsministeriums abrufbar. Zu finden hier.

Da ich nun über die Qualiopi-Zertifizierung verfüge, ist mein Angebot dann für den CPF förderfähig?

Eine Zertifizierung nach dem Nationalen Qualitätsreferenzrahmen reicht nicht aus, damit Ihr Angebot für den CPF in Frage kommt. Dazu muss es im Nationalen Verzeichnis der beruflichen Zertifizierungen (RNCP) oder im Spezifischen Verzeichnis (RS) eingetragen sein. Anschließend müssen Sie sich bei EDOF registrieren.

Die Version 8 des Leitfadens bringt einige Neuerungen mit sich: 

Der Rahmen, in dem die Zertifizierung und die Durchführung des Audits stattfinden, wird in der Präambel beschrieben;

Die Erwartungen an die Indikatoren des Referenzrahmens werden näher erläutert (Beispiel: Indikator 2);

Die Anforderungen an zertifizierende Schulungen wurden verschärft (Beispiel: Indikatoren 1 und 5);

Die Beispiele für Nachweise zu den Indikatoren wurden ergänzt und angepasst (Beispiel: Indikatoren 12, 18 und 30).

Der Indikator 12 zum Umgang mit Studienabbrüchen gilt fortan nur noch für Schulungen mit einer Dauer von mehr als zwei Tagen.

Die am 8. März 2024 geltende Version 9 des Leitfadens umfasst die Version 8 sowie zusätzliche Anforderungen hinsichtlich der Vergabe von Unteraufträgen. Hier einsehbar.

Wenn Sie eine Einrichtung sind, die über keine eigenen Räumlichkeiten verfügt, sind Sie nicht verpflichtet, das Zertifikat in den Räumlichkeiten auszuhängen, da Sie per Definition keine haben. Der Gesetzgeber verfolgt mit dieser Anforderung jedoch das Ziel, dass Ihre Leistungsempfänger schnell und einfach erfahren können, wer Ihr Qualiopi-Zertifizierer ist. Sie müssen diese Information daher zur Verfügung stellen.

Soweit möglich, setzen wir bei Normec CertUp, ehemals CertUp-Maïeutika, während eines Zertifizierungszyklus denselben Auditor ein. Sollte dies jedoch aus terminlichen oder anderen Gründen nicht möglich sein, stehen dem eingesetzten Auditor alle Unterlagen zu Ihrem Dossier zur Verfügung, darunter der vorherige Auditbericht sowie die festgestellten Nichtkonformitäten und gegebenenfalls der dazugehörige Aktionsplan.

Wenn Sie eine weitere Tätigkeitsart in Ihren Zertifizierungsumfang aufnehmen möchten, müssen Sie einen entsprechenden Antrag bei uns stellen. Wir werden dann ein Audit zur Erweiterung der Tätigkeitskategorie ansetzen. Dazu muss mindestens eine Maßnahme in diesem neuen Bereich mit Begünstigten oder im Rahmen eines „Pilotprojekts“ stattgefunden haben.