Das ist die eindringliche Warnung von Marcel Reijmers (FlexKnowledge), Julisa Fereijra-Phelipa (Normec VRO), Hendarin Mouselli (De Voort Advocaten || Mediators) und artra. Aus ihren jeweiligen Fachgebieten heraus sehen sie tagtäglich, wie sich Organisationen auf das Wtta vorbereiten, wo die größten Engpässe entstehen und welche Entscheidungen jetzt die Marktposition der Unternehmen bestimmen werden. Ihre Botschaft ist einstimmig und dringlich: Das Wtta ist keine administrative Formalität, die später erledigt werden kann, sondern ein strategischer Wendepunkt, der jetzt Aufmerksamkeit erfordert. Nicht nur, um die künftige Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten, sondern vor allem, um die Kontrolle über die Compliance, die Geschäftskontinuität und einen zukunftssicheren Betrieb zu behalten.
Das Wtta soll einen faireren Arbeitsmarkt schaffen
Das Wtta wurde mit dem Ziel eingeführt, den Markt für die Bereitstellung von Arbeitskräften transparenter, gerechter und leichter überwachbar zu machen. Das Gesetz soll betrügerische Konstruktionen eindämmen und zu faireren Wettbewerbsbedingungen beitragen, bei denen Organisationen, die in die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften investieren, gegenüber Parteien, die dies nicht tun, nicht länger benachteiligt sind. Der Kern des Gesetzes ist klar: Unternehmen, die Arbeitskräfte vermitteln oder die Lohnabrechnung übernehmen, dürfen dies künftig nur noch tun, wenn sie über eine entsprechende Lizenz verfügen. Gleichzeitig dürfen Auftraggeber ausschließlich mit Unternehmen zusammenarbeiten, die diese Lizenz erhalten haben. Nach Ansicht der drei Experten ist dies ein wichtiger Schritt hin zu einem professionelleren Arbeitsmarkt.
„Das oberste Ziel des Wtta ist nicht nur die Einhaltung von Vorschriften, sondern die Schaffung fairerer, transparenterer und professionellerer Rahmenbedingungen. Unternehmen, die Arbeitskräfte vermitteln, müssen nachweisen können, dass ihre Prozesse, ihre Verwaltung und die Einhaltung von Vorschriften in Ordnung sind. Gleichzeitig stellt dies auch Anforderungen an die Auftraggeber: Sie müssen bewusst entscheiden, mit wem sie zusammenarbeiten, und Verantwortung für die Qualität und Zuverlässigkeit ihrer Lieferkette übernehmen“, sagte Julisa Fereijra-Phelipa. In der Praxis stellen sie jedoch fest, dass viele Unternehmen die Auswirkungen dieser Veränderung nach wie vor unterschätzen.“
„Das betrifft uns doch nicht, oder?“
Das größte Missverständnis, auf das Experten in der Praxis stoßen, ist, dass sich Unternehmen allzu schnell außerhalb des Geltungsbereichs des Wtta einordnen. Wer keine traditionelle Personalvermittlungsagentur ist, geht oft zunächst davon aus, dass das Gesetz für ihn nicht gilt. Laut Marcel Reijmers geht genau hier oft etwas schief: „Beispielsweise stellen viele Beratungsunternehmen erst bei einem ersten Gespräch fest, dass ein Teil ihrer Dienstleistungen rechtlich unter die Kategorie der Zeitarbeit fällt. Dann sieht man sich plötzlich mit grundlegenden Fragen zur eigenen Geschäftstätigkeit konfrontiert.“
Das liegt daran, dass das Gesetz nicht darauf achtet, wie sich ein Unternehmen selbst bezeichnet, sondern auf die tatsächlich ausgeführte Arbeit. Folglich unterliegen Personalvermittlungsagenturen, Beratungsunternehmen, Lohnabrechnungsunternehmen und andere Dienstleister der Genehmigungspflicht.
Laut Julisa Fereijra-Phelipa zeigen Kontrollen regelmäßig, dass sich Unternehmen außerhalb des Geltungsbereichs des Wtta positionieren, während die zugrunde liegenden Dienstleistungsverträge etwas anderes besagen: „In der Praxis beobachten wir oft, dass Unternehmen glauben, sie fielen nicht unter das Wtta, doch die vertraglichen Vereinbarungen lassen eindeutig Elemente der Zeitarbeit erkennen.“ Genau deshalb ist es wichtig, dass Unternehmen nicht nur darauf achten, wie sie ihre Dienstleistungen beschreiben, sondern auch darauf, was sie schriftlich vereinbaren. Bei behördlichen Prüfungen folgen wir der Spur der dokumentierten Vereinbarungen. Stimmen diese nicht mit der tatsächlichen Absicht oder Struktur der Zusammenarbeit überein, kann dies zu grundlegenden Diskussionen darüber führen, ob eine Organisation der Genehmigungspflicht unterliegt oder nicht.“ Daher ist die Sensibilisierung der notwendige erste Schritt im Vorbereitungsprozess.
Die Vorbereitung beginnt mit Einsicht, nicht mit Papierkram
Wenn Organisationen erkennen, dass die Wtta auch Auswirkungen auf sie haben könnte, setzt oft derselbe Reflex ein: Abläufe anpassen, Dokumente zusammentragen und Richtlinien entwerfen. Laut Marcel Reijmers ist dies zwar verständlich, aber nicht der effektivste Ansatz. Er erklärt: „Viele Organisationen glauben, ihr gesamtes Geschäft müsse grundlegend überarbeitet werden. Dabei ist es viel klüger, sich zunächst einen Überblick zu verschaffen. Wenn Sie bereits nach NEN 4400 zertifiziert sind, lassen Sie ein Wtta-Voraudit durchführen, und Sie werden genau wissen, wo die Verbesserungsmöglichkeiten liegen. Dann können Sie gezielte Verbesserungen vornehmen, anstatt alles auf einmal anzugehen. Wenn Sie noch gar nicht zertifiziert sind, gehen Sie genauso vor, allerdings zuerst für die bestehende SNA-Zertifizierung und anschließend für das Voraudit für die Wtta.“
Laut Reijmers verhindert eine gründliche Bestandsaufnahme, dass Unternehmen wertvolle Zeit mit Maßnahmen verschwenden, die letztlich kaum einen Mehrwert bringen.
Die Wtta erfordert einen anderen Ansatz in der Organisation
Viele Organisationen betrachten Compliance nach wie vor als eine Ansammlung einzelner Verpflichtungen: hier ein Vertrag, dort ein Verfahren, eine Überprüfung zum richtigen Zeitpunkt. Das Wtta schreibt einen anderen Ansatz vor. Das Gesetz fasst bestehende und neue Verpflichtungen in einem einzigen System zusammen, in dem es nicht nur darauf ankommt, ob einzelne Anforderungen erfüllt sind, sondern vor allem darauf, ob die Organisation als Ganzes nachweislich die Kontrolle hat.
Laut Julisa Fereijra-Phelipa erfordert dies mehr als nur die Ordnung der Unterlagen: „Beim Wtta geht es nicht darum, einzelne Standards abzuhaken. Organisationen müssen nachweisen können, dass ihre Prozesse, Aufzeichnungen und Zuständigkeiten logisch aufeinander abgestimmt sind. Genau diese Kohärenz entscheidet letztendlich darüber, ob Sie nachweislich die Kontrolle über Ihre Abläufe und Ihre Position in der Lieferkette haben.“
Dadurch verlagert sich der Fokus von einzelnen Belegen auf die Struktur und das Management der Organisation als Ganzes.
Für Unternehmen, die bereits mit Inspektionen, Zertifizierungszeichen und Normenrahmen vertraut sind, wird dieser Übergang weniger herausfordernd sein. Für Organisationen, die sich zum ersten Mal damit befassen, erfordert dies eine rechtzeitige Vorbereitung: Sie müssen nicht nur Dokumente sammeln, sondern zunächst die Grundlage für eine überprüfbare und zukunftssichere Arbeitsweise schaffen. Auch die Kunden werden eine viel größere Verantwortung übernehmen.
Die Wtta verändert nicht nur die Position von Organisationen, die Personal bereitstellen. Auch Auftraggeber werden mit neuen Verpflichtungen konfrontiert. Sie dürfen künftig ausschließlich mit autorisierten Parteien zusammenarbeiten und müssen zudem nachweisen, dass ihre Verwaltungssysteme entsprechend eingerichtet sind. Damit wird die Einhaltung der Vorschriften zu einer gemeinsamen Verantwortung.
Laut Hendarin Mouselli könnte dies durchaus eine der größten Veränderungen sein, die das Wtta mit sich bringt. Mouselli erklärt: „Die Einhaltung der Vorschriften liegt nicht mehr allein in der Verantwortung der Personalvermittlungsagentur. Auch Auftraggeber müssen ihre Einstellungsrichtlinien neu ausrichten. Dies erfordert andere Entscheidungen, als sie viele Unternehmen derzeit treffen.“ Darüber hinaus unterliegt die Zeitarbeitsbranche auch in anderen Bereichen Veränderungen, da kürzlich das Gesetz zur Verbesserung der Sicherheit für flexible Arbeitnehmer verabschiedet wurde. Dieses Gesetz soll am 1. Januar 2028 in Kraft treten, doch eine Reihe von Änderungen, die den Zeitarbeitssektor betreffen, werden bereits früher wirksam. Genau diese Vorschriften müssen sowohl Entleihunternehmen als auch Personalvermittlungsagenturen in Verbindung mit dem Wtta in ihre Compliance-Verfahren integrieren. Diese Änderungen werden die Haftungsrisiken sowohl für Entleihunternehmen als auch für Personalvermittlungsagenturen erheblich erhöhen.“
Laut Mouselli bedeutet dies, dass Management, Personalwesen, Beschaffung und Compliance viel enger zusammenarbeiten müssen, als dies heute oft der Fall ist. Auch Julisa Fereijra-Phelipa sieht die Zusammenarbeit innerhalb der Lieferkette als entscheidenden Erfolgsfaktor: „Das Wtta macht deutlich, dass Compliance nicht bei der eigenen Organisation endet. Ein Personaldienstleister kann Compliance nur nachweisen, wenn auch die Kunden ihren Teil dazu beitragen: indem sie Vereinbarungen klar dokumentieren, Informationen zeitnah und vollständig weitergeben und ihre Verantwortung innerhalb der Lieferkette ernst nehmen. Ohne diese Zusammenarbeit wird die Compliance gefährdet, ganz gleich, wie gut ein Personaldienstleister intern organisiert ist.“ Warum jetzt anfangen ?
Obwohl die Wtta erst 2027 in Kraft tritt, beginnen die Vorbereitungen tatsächlich schon viel früher. Unternehmen müssen ihre Prozesse bewerten, Mängel beheben und sich rechtzeitig auf die Übergangsregelung vorbereiten. Nach Ansicht der drei Experten wird insbesondere die erforderliche Vorlaufzeit noch oft unterschätzt. „Wer heute erst anfängt, ist eigentlich schon zu spät“, sagt Julisa Fereijra-Phelipa. „In der Praxis sehen wir, dass es oft viel mehr Zeit in Anspruch nimmt, als Unternehmen zunächst einschätzen, die Grundlagen in Ordnung zu bringen, Mängel zu beheben und nachweislich sicherzustellen, dass die Prozesse vorhanden sind. Das ist kein Prozess, den man einfach in letzter Minute vor Ablauf der Frist organisieren kann.“ Genau deshalb raten die drei Experten den Unternehmen, nicht bis zum offiziellen Inkrafttreten des Gesetzes zu warten.
Wichtige Meilensteine bis 2027
Wer nicht rechtzeitig einen klaren Plan parat hat, läuft Gefahr, ins Hintertreffen zu geraten. Die drei Experten raten daher, die wichtigsten Meilensteine bereits jetzt zu berücksichtigen.
| Zeitraum | Was passiert? |
| 1. November bis 31. Dezember 2026 | Anmeldung zum Übergangsprogramm |
| 1. Januar 2027 | Das Wtta tritt offiziell in Kraft |
| 1. Mai bis 30. Juni 2027 | Antragsfrist für die endgültige Genehmigung |
| Ab 2028 | Vollständige Durchsetzung der Zulassungspflicht |
Laut Hendarin Mouselli herrscht diesbezüglich nach wie vor große Unsicherheit: „Viele Organisationen glauben, dass die Teilnahme an der Übergangsregelung ausreicht. Das ist nicht der Fall. Die Übergangsregelung unterscheidet sich vom Antrag auf endgültige Zulassung. Sie müssen beide Schritte rechtzeitig durchführen.“
Genau aus diesem Grund betont Mouselli, dass Organisationen in den kommenden Monaten nicht nur klären müssen, ob sie unter das Wtta fallen, sondern auch, welche Schritte sie wann unternehmen müssen. Eine sorgfältige Planung beugt unnötigem Zeitdruck vor und erhöht die Wahrscheinlichkeit eines reibungslosen Zulassungsprozesses.
Nichteinhaltung ist mehr als nur ein finanzielles Risiko
Das Wtta bringt mehr als nur organisatorische Veränderungen mit sich. Auch die finanziellen Folgen einer Nichteinhaltung können erheblich sein. Obwohl die endgültigen Durchführungsbestimmungen noch ausgearbeitet werden, gehen Experten davon aus, dass sie sich an das bestehende Bußgeldsystem im Rahmen der Arbeitsmarktvorschriften anlehnen werden. Die derzeit geltenden Standardbußgeldbeträge für das Fehlen einer Waadi-Registrierung betragen pro Arbeitnehmer: 8.000,00 €, wenn weniger als 10 Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt wurden, 16.000,00 € bei 10 bis unter 30 Arbeitnehmern und 32.000,00 € bei 30 oder mehr Arbeitnehmern. Rechnen Sie selbst nach – oder besser gesagt: Berechnen Sie Ihren Verlust. Das bedeutet, dass die finanziellen Folgen sowohl für den Entleiher als auch für die Personalvermittlungsagentur erheblich sein können. „Wenn das erwartete System umgesetzt wird, könnten Bußgelder pro zur Verfügung gestelltem Arbeitnehmer verhängt werden. In diesem Fall können die finanziellen Folgen sehr schnell eskalieren“, sagt Hendarin Mouselli.
Laut Mouselli ist damit jedoch noch nicht Schluss. Unternehmen, die ihre Lizenz verlieren oder die gesetzlichen Anforderungen wiederholt nicht erfüllen, erleiden zudem einen Reputationsschaden. Schließlich werden sich Kunden zunehmend für Partner entscheiden, die nachweisen können, dass ihre Angelegenheiten in Ordnung sind. Marcel Reijmers weist zudem darauf hin, dass die Verantwortung nicht mehr allein bei der Zeitarbeitsfirma liegen wird: „Das Schöne am neuen System ist, dass sich Kunden und Zeitarbeitsfirmen die Verantwortung teilen. Letztendlich geht es darum, zu verhindern, dass skrupellose Akteure auf dem Markt Fuß fassen.“
Laut Reijmers trägt das Wtta somit zum ursprünglichen Ziel des Gesetzes bei: einem fairen Arbeitsmarkt, auf dem Qualität zur Norm wird.
Das Wtta bietet auch Chancen
Während sich viele Unternehmen in erster Linie auf die zusätzlichen Verpflichtungen konzentrieren, die das Wtta mit sich bringt, sehen die drei Experten auch Chancen. Unternehmen, die ihre Prozesse gut im Griff haben, werden sich bald deutlich von denen abheben können, bei denen dies nicht der Fall ist. Dies bietet Vorteile für Auftraggeber, Arbeitnehmer und Aufsichtsbehörden gleichermaßen.
„Compliance wird nicht mehr nur ein eigenständiges Alleinstellungsmerkmal sein, sondern eine Voraussetzung für die Differenzierung. Das Wtta macht deutlich, welche Unternehmen nachweislich Kontrolle über ihre Prozesse, ihre Verwaltung und ihre Lieferkettenvereinbarungen haben. Wer diese Aspekte gut im Griff hat, zeigt, dass er zuverlässig, transparent und professionell organisiert ist. Das gibt Kunden mehr Sicherheit und macht Qualität sichtbar in einem Markt, in dem Vertrauen immer wichtiger wird“, erklärt Julisa Fereijra-Phelipa. Laut Hendarin Mouselli könnte dies durchaus der größte Vorteil des neuen Gesetzes sein. Sie erklärt: „Unternehmen, die seit Jahren in Qualität investieren, erhalten endlich die Chance, sich wirklich von Organisationen abzuheben, die die Regeln weniger ernst nehmen. Letztendlich trägt dies zu den gleicheren Wettbewerbsbedingungen bei, die das Wtta schaffen soll.“ Das Wtta sollte daher nicht nur als gesetzliche Verpflichtung betrachtet werden, sondern als Chance, Prozesse weiter zu professionalisieren, Qualität unter Beweis zu stellen und das Vertrauen in die Branche strukturell zu stärken.
Vier Fachgebiete, eine ganzheitliche Sichtweise
Das Wtta berührt rechtliche Fragen, Geschäftsprozesse und die tägliche Praxis. Genau aus diesem Grund bündeln FlexKnowledge, Normec VRO, De Voort Advocaten || Mediators und artra ihr Fachwissen in einer gemeinsamen Seminarreihe. Während der Veranstaltungen erhalten die Teilnehmer Einblicke in die zugrunde liegenden Rechtsvorschriften, lernen aber vor allem, was das Wtta künftig für ihre eigene Organisation bedeutet.
Unter anderem werden folgende Themen behandelt:
- Wann gilt die Regelung zur Bereitstellung von Arbeitskräften?
- Welche Organisationen fallen unter das Wtta?
- Was beinhaltet das Genehmigungsverfahren?
- Welche zusätzlichen Anforderungen stellt das Wtta-Normenwerk?
- Welche wesentlichen Prüfungsfeststellungen lassen sich in der Praxis beobachten? Wie richtet man Prozesse ein, um eine nachweisbare Compliance sicherzustellen?
Nach Ansicht der vier Organisationen macht die Kombination aus Rechtskenntnissen, Prüfpraxis und praktischer Umsetzung diese Seminarreihe einzigartig. Wie Hendarin Mouselli während der Podiumsdiskussion treffend zusammenfasste: „Das ist kein Thema, das man einfach von einer Checkliste abhaken kann. Es erfordert Substanz, Einblicke und Vorbereitung.“
Die gemeinsame Seminarreihe, die von FlexKnowledge, Normec VRO, De Voort Advocaten || Mediators und artra organisiert wird, unterstützt Organisationen mit rechtlicher Auslegung, Erkenntnissen aus der Inspektionspraxis und praktischen Werkzeugen, die sie sofort einsetzen können.
Über diesen Artikel
Dieser Artikel basiert auf einer von artra organisierten Podiumsdiskussion mit Marcel Reijmers (FlexKnowledge), Julisa Fereijra-Phelipa (Normec VRO) und Hendarin Mouselli (De Voort Advocaten || Mediators). Ausgehend von ihren jeweiligen Fachgebieten teilen die Experten ihre Sichtweisen zu den Auswirkungen des Wtta und den Vorbereitungen auf die ab 2027 geltende Zulassungspflicht.
Bereiten Sie Ihr Unternehmen schon heute auf das Wtta vor
Bis 2027 zu warten, ist keine Option. Erhalten Sie Einblicke, was das Wtta für Ihre Organisation bedeutet, und erfahren Sie, welche Schritte Sie jetzt unternehmen können, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und Ihren Betrieb zukunftssicher zu machen.