Ein stärker risikobasierter Ansatz

Erste Erfahrungen mit dem überarbeiteten SNA-Standard

Am 13. Februar 2023 haben unsere Inspektoren mit der Prüfung nach dem überarbeiteten SNA-Standard begonnen. Hauptziel dieser Überarbeitung ist es, einen stärker risikoorientierten Ansatz zu erreichen. Dementsprechend wurden Unternehmen, die nicht unter die Übergangsregelung fallen und ab dem 13. Februar nach dem neuen Standard geprüft werden müssen, in den letzten sechs Monaten von uns inspiziert. Wie blicken die Unternehmen auf die "neuen" Inspektionen zurück und wie sind die Erfahrungen unserer Inspektoren? Darüber spreche ich mit Arjan Boer, Technischer Leiter bei Normec VRO, Bas Witvoet, Gründer und Eigentümer und Yermo Lans, Steueranwalt bei Oranjegroep und Martijn Remmelzwaal, Partner bei Experts in Flex und verantwortlich für die Implementierung der GRC-Software bei Oranjegroep.

Von: Julisa Fereijra-Phelipa, Geschäftsbereichsleiterin Normec VRO

Änderungen im Vergleich zum alten SNA-Standard

Die Inspektionshäufigkeit und damit das Muster der Inspektionen hat sich geändert. Wir führen nicht mehr standardmäßig eine jährliche Vollinspektion durch, gefolgt von einer verkürzten Inspektion nach sechs Monaten. In der Revision dient die Vollinspektion als Basis, und die Basis bestimmt immer, wie die Folgeinspektion aussehen wird. Der Inhalt einer Folgeinspektion hängt davon ab, inwieweit ein Unternehmen über geordnete Aufzeichnungen, schriftliche oder computergestützte Verfahren verfügt und ob es Risikobereiche gibt, die einer genaueren Untersuchung bedürfen. So können sich die Inspektoren bei einer Folgeinspektion auf die für Ihr Unternehmen relevanten Themen konzentrieren. In den vergangenen sechs Monaten wurden die Verfahren eines Unternehmens also massiv überprüft. Da die überarbeitete Norm stärker risikoorientiert ist, sind das Vorhandensein von Verfahren und deren Anwendung Teil der Norm geworden. Wir haben bereits einen Artikel darüber geschrieben.

Verfahren in Ordnung bringen

"Es ist nicht selbstverständlich, dass ein durchschnittliches Personaldienstleistungsunternehmen seine (Arbeits-)Verfahren in Ordnung hat. Wir stellen regelmäßig fest, dass Unternehmen noch keine detaillierten schriftlichen Verfahren haben und nicht wissen, wo sie anfangen sollen", sagt Arjan Boer. "Außerdem kann es sein, dass es zwar ein Verfahren gibt, aber die vorhandenen Risiken noch nicht ausreichend behandelt werden. Dabei handelt es sich beispielsweise um Risiken im Zusammenhang mit dem Ausländerbeschäftigungsgesetz und/oder der Anwendung der tarifvertraglichen Vergütung. Ein Unternehmen ist oft noch auf der Suche, wie es zu einem guten Ergebnis kommen kann".

Sie können immer Fragen stellen

Deshalb sind Serviceorientierung und Entlastung der Kunden für uns zentral. Normec VRO verfügt über eine flexible interne Organisation, die für einen reibungslosen Ablauf sorgt. Mit unserem Helpdesk können sich Kunden jederzeit an uns wenden, wenn es um Inhalte, aber auch um andere Voraussetzungen im Zusammenhang mit Inspektionen geht. Gegenwärtig betreffen die eingehenden Fragen hauptsächlich Verfahren, deren Einrichtung und Durchführung. Wir helfen diesen Unternehmen, indem wir so viel wie möglich erklären und klarstellen.

Tipp von Arjan: "Holen Sie sich vorab Rat bei Marktteilnehmern, die Erfahrung darin haben, Ihre aktuellen Prozesse und die zur Risikoabsicherung erforderlichen Maßnahmen zu erfassen und in einem Verfahren auszuarbeiten."

Sicherheit geht vor

Die Orange Group ist eines der Unternehmen, die im vergangenen Jahr von Normec VRO inspiziert wurden. "In den vergangenen sechs Monaten haben wir unter anderem die Inspektionen für das (überarbeitete) SNA- und PayOK-Gütezeichen durchgeführt und mit Bravour bestanden", sagt Bas Witvoet, Gründer der Oranjegroep. "Sicherheit steht bei der Oranjegroep schon seit Jahren an erster Stelle. Wir stellen unsere Fachleute Kunden zur Verfügung, bei denen besondere Sicherheitsaspekte gelten. Darüber hinaus sind unsere Mitarbeiter bei den verschiedenen Projekten größtenteils Wanderarbeiter. Das stellt natürlich auch an unsere internen Abläufe gewisse Anforderungen. In Bezug auf Onboarding, Verwaltung, Unterbringung usw. stehen die komplexen Verfahren immer unter besonderer Beobachtung."

Überblick über Verfahren, Standardisierung und Gesetzgebung durch GRC-Software

Bas fährt fort: "Um den Überblick über diese komplexen Verfahren, die Standardisierung und die Gesetzgebung zu behalten, hat Oranjegroep eine Verwaltungsumgebung mit einer GRC-Software geschaffen, die von FlexChecker.com implementiert wurde", so Bas weiter. Arjan Boer: "Da wir zu Beginn der Inspektion Verfahrensbeschreibungen aus dem GRC-Softwaretool erhielten, konnten wir feststellen, dass Oranjegroep ernsthafte Anstrengungen unternommen hatte, um Risiken beherrschbar zu machen. Die Wahrscheinlichkeit, dass wir bei der Stichprobe auf eine Nichtkonformität stoßen, ist dann relativ gering. Ein weiterer Vorteil guter und schriftlicher oder computergestützter Verfahrensbeschreibungen ist, dass bei der Nachkontrolle die so genannten Risikobereiche nicht geprüft werden müssen. Die Nachkontrolle ist also weniger umfangreich und kostet daher weniger Zeit und Geld."

Martijn Remmelzwaal, Partner bei Experts in Flex, fügte hinzu: "Mit der Implementierung der GRC-Software haben wir alle Aktualisierungen von Verfahren und Handbüchern für Oranjegroep in kürzester Zeit überprüft und aktualisiert. Nach der Implementierung der gesamten Anwendungslandschaft im Jahr 2021 hatten sich mehrere Arbeitsweisen geändert. Die zugrundeliegende Dokumentation ist nun in geordneter Weise veröffentlicht worden. Wir sind zufrieden mit unserem Beitrag zum Inspektionsergebnis von Oranjegroep."

Oranjegroep über Normec VRO

Yermo Lans, Jurist bei der Oranjegroep: "Normec VRO und die Oranjegroep kennen die Arbeitsweise des jeweils anderen gut. Der Informationsbedarf ist von vornherein klar. Davon profitiert unser Betrieb: Die regelmäßigen Vorbereitungen und Inspektionen nehmen nicht mehr Zeit in Anspruch als nötig. Außerdem versteht Normec VRO unser Geschäftsmodell und damit unsere Beweggründe. Es gibt einen niedrigschwelligen Kontakt und Raum für Beratung. Schön ist auch, dass Normec VRO uns im Falle einer Revision mit verändertem Normenrahmen proaktiv informiert und begleitet."