Erfüllung der administrativen Verpflichtungen

Wann wenden Sie als Arbeitgeber den anonymen Satz an?

Die Arbeitgeber haben zahlreiche administrative Verpflichtungen. Die Nichteinhaltung dieser Verwaltungspflichten birgt Risiken. Eine der Folgen kann zum Beispiel sein, dass Sie den anonymen Steuersatz anwenden müssen. In diesem Artikel erklären wir, wann ein Arbeitgeber den anonymen Steuersatz anwenden muss und wie er in der Lohnsteuererklärung zu behandeln ist.

Was bedeutet der anonyme Steuersatz?

Wenn ein Arbeitgeber die Identität eines Arbeitnehmers nicht ordnungsgemäß festhält, gilt dieser als anonymer Arbeitnehmer und der anonyme Steuersatz kommt zur Anwendung. Auf diese Weise verhindert das Finanzamt, dass der anonyme Arbeitnehmer zu wenig Steuern zahlt.

Die Anwendung des anonymen Steuersatzes bedeutet Folgendes:

• Für die einzubehaltende Lohnsteuer/Volksversicherungsbeiträge gilt ein Satz von 52 %.
• Die Lohnsteuergutschrift findet keine Anwendung.
• Der Arbeitgeber berücksichtigt nicht den Höchstbeitragslohn für die Arbeitnehmerbeiträge zur Versicherung.
• Der Arbeitgeber berücksichtigt nicht den Höchstbeitragslohn für die Arbeitgeberbeiträge zur Krankenversicherung.
• Der Arbeitgeber berücksichtigt nicht den beitragspflichtigen Höchstlohn für den einkommensbezogenen Krankenversicherungsbeitrag.

Wann gilt der anonyme Satz?

In den folgenden Fällen muss der Arbeitgeber den anonymen Beitragssatz anwenden:

• Der Arbeitnehmer hat seinen Namen, seine Anschrift, seinen Wohnort oder seine Bürgerdienstnummer (BSN) vor dem ersten Arbeitstag nicht angegeben. Oder am ersten Arbeitstag, wenn der Zeitpunkt der Einstellung und der erste Arbeitstag zusammenfallen.
• Die Identität des Arbeitnehmers, der das Arbeitsentgelt aus der derzeitigen Beschäftigung erhält, wurde nicht festgestellt.
• Die Daten wurden nicht (ordnungsgemäß) in der Lohnbuchhaltung aufbewahrt. Dies gilt nur für Arbeitnehmer mit Lohn aus einer bestehenden Beschäftigung.
• Der Arbeitgeber weiß oder hätte wissen können, dass der Arbeitnehmer falsche Daten angibt.
• Der Arbeitnehmer verfügt nicht über eine gültige Aufenthalts- oder Arbeitserlaubnis.

Löhne aus früheren Beschäftigungsverhältnissen

Wenn ein Arbeitgeber Löhne aus einer früheren Beschäftigung zahlt, muss in den folgenden Fällen der Anonymitätssatz angewendet werden:

• Der Arbeitnehmer hat vor der ersten Zahlung seinen Namen, seine Anschrift, seinen Wohnsitz oder seine Bürgerdienstnummer (BSN) nicht angegeben.
• Der Arbeitgeber weiß oder hätte wissen können, dass der Arbeitnehmer falsche Daten angibt.

Verarbeitung in der Lohnsteueranmeldung

Anschrift
Ist die Wohnanschrift des Arbeitnehmers nicht bekannt? Dann können Sie eine Postanschrift verwenden. Der Anonymitätssatz gilt jedoch weiterhin.

Arbeitnehmer-Nummer
Wenn die BSN nicht bekannt ist, dürfen Sie keine fiktive BSN verwenden. Verwenden Sie in diesem Fall eine Personalnummer und geben Sie diese im Abschnitt Personalnummer an. Die Personalnummer darf nicht als BSN verwendet werden. Es gilt weiterhin der anonyme Satz.

Code der Tabelle
Für anonyme Arbeitnehmer gilt die Lohnsteuertabelle 940.

Endabgabe
Verwenden Sie eine separate Tabelle für die Endabgabe. Sie finden diese am Ende der Tabellen 5, 6a und 6b im Lohnsteuerhandbuch.

BSN
Ist die BSN bereits bekannt? Dann geben Sie die BSN und die Arbeitnehmernummer einmalig im nächsten Zeitraum ein. Sie dürfen die Nummer in den Vorperioden nicht korrigieren. Eine Ausnahme besteht, wenn die BSN erst bekannt wird, wenn der Mitarbeiter nicht mehr beschäftigt ist. Dann können Sie die Daten nur durch eine Periodenkorrektur ergänzen.

Berichtigung einer falschen BSN
Haben Sie bisher eine falsche BSN verwendet und möchten diese korrigieren? Dies ist nur möglich, indem Sie die Meldezeile mit der falschen BSN zurückziehen und eine neue Meldezeile mit der richtigen BSN einreichen.

Nicht korrigieren

Wenn es keinen anonymen Arbeitnehmer mehr gibt, können Sie frühere Meldezeiträume, in denen der anonyme Satz angewendet wurde, nicht mehr korrigieren. Ab diesem Zeitpunkt berücksichtigen Sie wieder den Höchstbeitragslohn für die Arbeitnehmerversicherung und den Höchstbeitragslohn für den einkommensabhängigen Krankenversicherungsbeitrag.

Fällt dies noch in das Kalenderjahr? Dann wenden Sie die Höchstbeträge für die Arbeitnehmerversicherung und den Zvw auf den Gesamtlohn des Kalenderjahres an. Dies kann dazu führen, dass der Betrag des einkommensabhängigen Zvw-Beitrags und der Arbeitnehmerbeiträge zur Versicherung niedriger oder negativ ist. Dies ist auf die Anwendung der rollierenden kumulativen Berechnung zurückzuführen.

Für Arbeitnehmer
Der Arbeitnehmer kann sich die zu viel einbehaltene Lohnsteuer über die Einkommensteuererklärung ausgleichen oder zurückholen.

Korrigieren Sie

Wurde der anonyme Steuersatz aufgrund eines Fehlers in der Verwaltung falsch angewandt, dürfen Sie ihn korrigieren. Dies ist z.B. möglich, wenn der Arbeitnehmer seine BSN zwar rechtzeitig abgegeben hat, diese aber in der Verwaltung noch nicht verarbeitet wurde.