Die Änderungen folgen der Struktur und dem Ansatz der NEN 4400-1:2023 und beinhalten:
- einen modularen Aufbau der Norm;
- ein neues Inspektionssystem mit einer jährlichen Basismessung und anschließenden Folgeinspektionen;
- einen risikoorientierten Ansatz, bei dem gut arbeitende Unternehmen weniger intensiv inspiziert werden.
Die überarbeitete Norm ist über die NEN erhältlich: NEN 4400-2:2025 nl. In diesem Artikel führen wir die wichtigsten Änderungen auf und geben einen Einblick in das, was Sie bei Inspektionen erwarten können. Auf diese Weise stellen wir gemeinsam sicher, dass Sie gut vorbereitet sind.
Zweck der Überarbeitung
Die Norm NEN4400-2:2025 bildet zusammen mit dem SNA-Normenhandbuch das SNA-Schema. Der Hauptzweck der Überarbeitung ist ein stärker risikoorientierter Ansatz für Inspektionen. Es gibt keine standardmäßige vollständige Inspektion mit einer verkürzten Inspektion nach sechs Monaten mehr. Von nun an dient die vollständige Inspektion als Basismessung. Auf der Grundlage dieser Basismessung wird die Folgeinspektion festgelegt. Das Ausmaß, in dem ein Unternehmen seine Aufzeichnungen in Ordnung hat, und etwaige Risikobereiche bestimmen den Inhalt der Nachkontrolle. So können sich die Inspektoren bei einer Folgeinspektion auf die für Ihr Unternehmen relevanten Punkte konzentrieren.
Follow-up-Inspektion
Je nach den Ergebnissen der Basismessung gibt es vier Varianten von Nachkontrollen. Die einfachste Variante, die Inspektion nur des Moduls "Allgemein", ist möglich, wenn:
- keine Nichtkonformitäten festgestellt wurden;
- alle relevanten Verfahren in schriftlicher oder automatisierter Form vorhanden sind;
- die Inspektion zeigt, dass diese Verfahren tatsächlich funktionieren. Die Funktionsfähigkeit wird durch das Nichtvorhandensein von Nichtkonformitäten nachgewiesen.
Die Tabelle zeigt, welche Standardkomponenten das Modul "Allgemein" enthält und worauf Sie deshalb geprüft werden.
Was ändert sich?
Anforderungen an die Norm
Die Norm ist in drei Module unterteilt:
- Allgemeines
- Vermittlung von Arbeit (TBA)
- Arbeitsaufnahme (AvW)
Die Überlassung und Weitergabe von Personal und Selbstständigen bleibt Teil der entsprechenden Module. Unternehmen, die sowohl Personal verleihen (TBA) als auch Arbeit annehmen, gelten als gemischte Unternehmen. Sie unterliegen der Prüfung in beiden Modulen. Die inhaltlichen Anforderungen bleiben weitgehend gleich, so dass von Unternehmen, die jetzt die Anforderungen erfüllen, auch erwartet wird, dass sie den überarbeiteten Standard einhalten. In den nachstehenden Tabellen können Sie sehen, auf welche Standardkomponenten Sie für jedes Modul geprüft werden.
Verfahren
Das Vorhandensein und die Anwendung von Verfahren sind ausdrücklich Teil der Norm. Wir beziehen diese daher in unsere Prüfungen ein. Die Verfahren müssen nachweislich vorhanden sein - in schriftlicher Form oder automatisiert - und durch Inspektionen und Stichproben wirksam nachgewiesen werden. Werden Nichtkonformitäten festgestellt, muss der Inspektor zu dem Schluss kommen, dass das Verfahren nicht (vollständig) funktioniert und daher nicht (vollständig) vorhanden ist. In diesem Fall hat das Unternehmen keinen Anspruch mehr auf eine Nachkontrolle der leichtesten Sorte.
Risikoanalyse
Mit der überarbeiteten Norm wird eine neue Risikoanalyse eingeführt. Diese neue Risikoanalyse zeigt lediglich, ob das Unternehmen in ein hohes oder niedriges Risikoprofil fällt. Ein Unternehmen fällt in das hohe Risikoprofil, wenn 6 oder mehr der folgenden Fragen mit "ja" beantwortet werden:
- Gibt es sowohl TBA als auch AvW (gemischtes Geschäft)
> Wenn dies nicht transparent ist, geht der Inspektor von einem gemischten Betrieb aus. - Gibt es eine Personalfluktuation von 20% oder mehr? (Saldo der Zu- und Abgänge auf der Grundlage des Tarifvertrags)
- Liegt der Bruttolohn bei oder höchstens 15% über dem WML?
- Gibt es Lohnabzüge für Unterkunft?
- Gibt es Lohnabzüge für die Krankenkasse?
- Wird das ET-System angewendet?
- Werden Arbeitnehmer von außerhalb der EU/EWR/Schweiz beschäftigt?
- Sind die Kunden in einem der folgenden Sektoren tätig: Landwirtschaft & Gartenbau, Metall & Industrie, Gastgewerbe, Einzelhandel, Reinigung, Baugewerbe, Bahn, Fleisch, Transport?
- Gibt es eine Erstinspektion?
- Wurde das Unternehmen in den letzten sechs Monaten gegründet oder ist das Unternehmen erst in den letzten sechs Monaten als Zeit- und/oder Werkvertragsnehmer tätig geworden?
- Werden A1-Entsendeerklärungen verwendet?
Das Ergebnis dieser Risikoanalyse bestimmt den Stichprobenumfang der Personalakten und Linienkontrollen.
Stichprobe
Für ein niedriges Risikoprofil gilt ein Stichprobenumfang von 10, für ein hohes Risikoprofil von 15. Die Verteilung dieser Zahlen ist wie folgt:
Anzahl der Stichproben 10:
- 2 Gehaltsabrechnungen mit Auszahlung von Rücklagen beim Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis
- 2 Gehaltsabrechnungen mit Auszahlung des Urlaubsgeldes
- 2 Gehaltsabrechnungen mit Auszahlung von Urlaub
- 4 regelmäßige Gehaltsabrechnungen (gleichmäßig über den Kontrollzeitraum verteilt).
Anzahl der Stichproben 15:
- 3 Gehaltsabrechnungen mit Auszahlung von Rücklagen bei Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis
- 3 Gehaltsabrechnungen mit Auszahlung des Urlaubsgeldes
- 3 Gehaltsabrechnungen mit Auszahlung von Feiertagen
- 6 regelmäßige Gehaltsabrechnungen (gleichmäßig über den Kontrollzeitraum verteilt).
Nichtkonformitäten und Wiedereinziehung
Die Gewichtung der Nichtkonformitäten wurde angepasst. Während früher eine Ausweitung der Stichprobe obligatorisch war, wenn ein oder mehrere Fehler in der Stichprobe festgestellt wurden, wurde dies in der überarbeiteten Norm aufgegeben. Die neuen Stichprobenzahlen sind statistisch fundiert und repräsentativ für die Gesamtpopulation. So kann bereits ein Fehler in der Stichprobe ausreichen, um Rückschlüsse auf die Vollständigkeit und Zuverlässigkeit der Aufzeichnungen zu ziehen.
Die Grundannahme ist, dass die Wiederholung desselben Fehlers innerhalb der Stichprobe auf ein strukturelles Problem hinweist. In diesem Fall wird der Fehler als strukturell bewertet und als Nichtkonformität erfasst, die nach dem 4-O-System innerhalb von drei Monaten behoben werden muss. Zwei oder mehr Fehler am gleichen Standardelement, die in der "alten" Norm als schwerwiegende Nichtkonformitäten identifiziert wurden, führen zu einer schwerwiegenden Nichtkonformität.
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Was bedeutet dies für Ihre Inspektion?
Ab dem 1. Januar 2026 werden alle vollständigen Inspektionen nach der überarbeiteten Norm durchgeführt. Im Anschluss an diese vollständigen Inspektionen wird eine Folgeinspektion und keine verkürzte Inspektion durchgeführt.
Für verkürzte Inspektionen, die ab dem 1. Januar stattfinden, gilt eine Übergangsfrist: Sie werden noch nach der alten Norm (NEN 4400-2:2017) geprüft, aber nach der neuen Norm gemeldet und bearbeitet. Die Risikoanalyse der überarbeiteten Norm wird bereits bei der Bestimmung der Stichprobe angewendet.
Sind Sie bereit für die neue Norm?
Haben Sie Fragen oder möchten Sie sich über die Auswirkungen der neuen Norm auf Ihr Unternehmen informieren? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir denken gerne mit Ihnen mit.