Patricia Roefs ist seit 2021 bei Normec VRO im Bereich des SNF tätig. Neben ihrer koordinierenden Funktion führt sie auch selbst administrative Inspektionen und Inspektionen vor Ort für das SNF-Gütesiegel durch. Dank ihrer Erfahrung in beiden Bereichen weiß Patricia besser als jeder andere, worauf Organisationen in der Praxis stoßen und wo besondere Aufmerksamkeit erforderlich ist. In diesem Artikel gehen wir näher auf die Administrativkontrolle ein: wie Sie sich vorbereiten, wie Sie Informis auf dem Laufenden halten, was (trotz guter Bemühungen) zu einem negativen Bericht führen kann, was die Konsequenzen sind und wie wir Sie dabei unterstützen.
Welche Vorbereitung ist für den Kunden am besten?
Die behördliche Prüfung wird aus der Ferne durchgeführt. Der Prüfer setzt sich etwa eine Woche vor der Prüfung mit Ihnen in Verbindung und teilt Ihnen einen Ordner mit, in dem alle Unterlagen sicher abgelegt werden können.
In einer Begleit-E-Mail wird mitgeteilt, welche Unterlagen vorzulegen sind und welcher Zeitraum für die Prüfung vorgesehen ist:
- Der Prüfungszeitraum beträgt normalerweise 12 Monate.
- Bei der Anforderung der Unterlagen wird die Tätigkeit des Unternehmens berücksichtigt. Ein Dokument, das von jedem Unternehmen verlangt wird, ist eine Bilanz in Spaltenform. Weitere Informationen hierzu finden Sie in Anhang 2 des Standards für die Unterbringung von Wanderarbeitnehmern.
- Halten Sie Informis auf dem neuesten Stand
Was können Sie am besten tun, um sicherzustellen, dass Informis auf dem neuesten Stand ist?
Der Standard für die Unterbringung von Wanderarbeitnehmern besagt, dass Informis eine Woche vor der Verwaltungskontrolle und mindestens an jedem ersten Tag des Monats aktualisiert werden sollte.
Die monatliche Überprüfung der Aktualität des Standortregisters und die Bearbeitung von Mutationen halten das Standortregister auf dem neuesten Stand. In Anhang 5 der Norm wird beschrieben, wie die verschiedenen Standorte erfasst werden sollen.
Was kann trotz gutem Kundenengagement zu einer negativen Meldung führen?
Falsche Erfassung von Standorten (vor allem in Bezug auf das Wohnungsformular) führt leider zu Unstimmigkeiten.
Ein Beispiel ist das Wohnformular E: Wohnen auf einem Erholungsgrundstück. Die Norm besagt eindeutig, dass alle Bungalows als separate Adresse in Informis erfasst werden sollten (es sei denn, es handelt sich um einen Campus). Wenn ein Unternehmen vier Bungalows mietet und nur die Hauptadresse des Freizeitgeländes (oft die Rezeption) angibt, wird dies nicht korrekt erfasst.
Wartungsbuch: Wir stellen häufig fest, dass Teile fehlen.
Im Logbuch sollten die regelmäßigen Inspektionen der Anlagen festgehalten werden, von wem die Inspektion durchgeführt wurde, wann sie stattfand und was die Ergebnisse waren. Seit Januar 2025 wurde dieser Standardpunkt erweitert und es muss auch festgehalten werden, wie und von wem die Feststellungen behoben wurden. Diese beiden letzten Punkte werden leider immer noch regelmäßig vergessen, was zu einem Mangel führt.
Was sind die Folgen eines negativen Berichts?
Wenn eine periodische (12-monatige) Inspektion in Bezug auf den Standardpunkt 1.1 negativ ausfällt, folgt immer eine zusätzliche Inspektion nach sechs Monaten. Wenn aktive Standorte fehlen, müssen diese Standorte innerhalb von drei Wochen in Informis eingegeben werden. Dies wird in einem dreiwöchigen Test überprüft. Fehlen nur inaktive Standorte, entfällt die dreiwöchige Prüfung.
Wie unterstützen wir die Kunden bei diesem Prozess?
Wenn Standardänderungen eintreffen, wie z.B. die Erweiterung des Fahrtenbuchs, informieren wir die Unternehmen schon vor den zukünftigen Prüfungen. Darüber hinaus helfen wir bei Fragen zur Registrierung von Standorten in Informis. Da wir die registrierten Standorte in Informis sehen, können wir nachvollziehen, wie und ab wann ein Standort registriert wurde. Wenn ein Standort zu einem bestimmten Datum nicht registriert werden kann, können wir den Grund dafür angeben und wie er registriert werden kann. Dies hilft Ihnen, Ihre Verwaltung im Gleichgewicht zu halten. Schlägt die Anmeldung dennoch fehl, setzen wir uns mit dem SNF in Verbindung, damit die Adressen korrekt bearbeitet werden. Dies betrifft Meldungen, die vor der administrativen Prüfung eingereicht werden; während der administrativen Prüfung kann die sofortige Wiederherstellung nicht nachgewiesen werden.
Bei einer Erstprüfung leiten wir die Unternehmen an, indem wir die gesamte Prüfung besprechen und deutlich machen, was erwartet wird, damit Sie sich gut auf die Erstprüfung vorbereiten können. Unsere Inspektoren und unser Backoffice sind telefonisch erreichbar und helfen Ihnen bei Fragen gerne weiter.
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