Was beinhaltet die Extraterritorialitätsregelung (ET-Regelung) und welche Vorteile bringt sie mit sich?

Was beinhaltet die Extraterritorialitätsregelung (ET-Regelung) und welche Vorteile bringt sie mit sich?

Das System der extraterritorialen Kosten, besser bekannt als ET-System, spielt eine wichtige Rolle in der Zeitarbeitsbranche. Diese Regelung ermöglicht es Personaldienstleistern, den steuerpflichtigen Lohn von Wanderarbeitnehmern gegen eine steuerfreie Erstattung zusätzlicher Kosten, wie z. B. doppelte Wohnungskosten und zusätzliche Reisekosten, einzutauschen. Dies kann sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer finanzielle Vorteile mit sich bringen, ist aber auch mit einer Reihe strenger Bedingungen und Regeln verbunden. Sowohl die Steuerbehörden als auch die Tarifvertragsparteien überwachen die Einhaltung der ET-Regelung streng. Besondere Bestimmungen sind auch in den Tarifverträgen des ABU und des NBBU enthalten. Im Folgenden erläutern wir die ET-Verordnung und die zu erfüllenden Bedingungen.

Was ist die ET-Verordnung?

Die ET-Verordnung ist eine Regelung, die im Tarifvertrag für Zeitarbeitnehmer enthalten ist und für in den Niederlanden arbeitende Wanderarbeitnehmer gilt. Es gibt sowohl arbeitsrechtliche als auch steuerliche Vorschriften, die erfüllt werden müssen. Die "Vereinbarung zwischen den Steuerbehörden und der Zeitarbeitsbranche" (die am 6. Juni 2024 verlängert wird) enthält eine praktische Auslegung der Regelung.

Die Regelung ermöglicht die steuerfreie Erstattung zusätzlicher Kosten, die durch den Aufenthalt des Arbeitnehmers in den Niederlanden entstehen, wie z. B. doppelte Unterbringung und Reisekosten in das und aus dem Herkunftsland (Heimreise). Das Prinzip besteht darin, dass ein Teil des steuerpflichtigen Gehalts in eine steuerfreie Erstattung oder Sachleistung umgewandelt wird, was zu einem Nettogewinn für den Arbeitnehmer führt. Auch die Ausgaben des Arbeitgebers können bei Anwendung der ET-Regelung sinken.

Welche Vorschriften müssen eingehalten werden?

Es ist wichtig zu wissen, dass Zeitarbeitsunternehmen zwei Kategorien von Vorschriften einhalten müssen: die steuerlichen Vorschriften des Abkommens zwischen der Steuerverwaltung und der Zeitarbeitsbranche und die zusätzlichen Vorschriften des Tarifvertrags für Zeitarbeiter. Die 2024 aktualisierte Vereinbarung, die sich auf das Lohnsteuergesetz stützt, ist die Leitlinie für die Anwendung der ET-Regelung.

Sie regelt unter anderem, unter welchen Voraussetzungen ein Zeitarbeitnehmer als ET-Arbeitnehmer gilt. Hierfür sieht die Vereinbarung zwei Möglichkeiten vor: Entweder erfüllt das Unternehmen die sechs Voraussetzungen oder es kann dies mit Hilfe der freien Beweisführung glaubhaft machen. Die sechs Bedingungen für die Anwendung der ET-Regelung sind:

1. Einstellungsliste: Diese enthält die Angaben zu den angeworbenen Zeitarbeitnehmern, die vorübergehend in den Niederlanden arbeiten. Wichtige Angaben wie der vollständige Name, das Geburtsdatum und die ausländische Wohnanschrift des Zeitarbeitnehmers müssen aufgeführt werden. Außerdem sind die Angaben zur Niederlassung sowohl des einstellenden Büros als auch des niederländischen Zeitarbeitsunternehmens enthalten. Dieses Dokument sollte sorgfältig in den (Lohn-)Unterlagen aufbewahrt werden.
2. Im Wohnsitzland eingestellter Zeitarbeitnehmer: Der Zeitarbeitnehmer muss in dem Land eingestellt worden sein, in dem er seinen Wohnsitz hat, oder in der umliegenden Region.
3. Anforderungen an den Arbeitsvertrag: Im Arbeitsvertrag muss die ausländische Wohnadresse angegeben sein, er muss niederländischem Recht unterliegen und eine Vermittlungsklausel enthalten oder für einen bestimmten Zeitraum abgeschlossen sein. Ein unbefristeter Arbeitsvertrag ist ebenfalls zulässig, sofern er sich unmittelbar an einen früheren Arbeitsvertrag mit einer Vermittlungsklausel oder für einen bestimmten Zeitraum anschließt und alle anderen Bedingungen erfüllt.
4. Austausch des Zusatzes: Es muss ein Zusatz vorhanden sein, in dem der Austausch des steuerpflichtigen Lohns gegen die unversteuerte Erstattung oder Bereitstellung festgelegt ist.
5. Verpflichtung zum Angebot einer Krankenversicherung: Das Zeitarbeitsunternehmen muss während des Zeitarbeitszeitraums eine niederländische Krankenversicherung anbieten.
6. Insassenliste oder Transportregistrierung: Das Zeitarbeitsunternehmen muss während des Zeitarbeitszeitraums eine Unterkunft (Bewohnerliste*) und/oder eine Beförderung vom und zum Herkunftsland des Zeitarbeitnehmers (Beförderungsanmeldung**) anbieten.

*In der Bewohnerliste werden die Zeitarbeitnehmer registriert, für die während der Zeit der Leiharbeit eine Unterkunft zur Verfügung gestellt wurde. Sie enthält mindestens den vollständigen Namen des Zeitarbeitnehmers, sein Geburtsdatum, seine BSN und seine ausländische Wohnanschrift. Diese Liste muss in den (Lohn-)Aufzeichnungen sorgfältig aufbewahrt werden.

**Die Beförderungsnachweise dokumentieren, welche Zeitarbeitnehmer während des Zeitraums der Leiharbeit befördert wurden (mit Bus, Bahn oder Flugzeug). Diese Liste enthält mindestens den vollständigen Namen des Zeitarbeitnehmers, sein Geburtsdatum, seine BSN und seine ausländische Wohnanschrift. Die Beförderungsnachweise müssen in der (Lohn-)Verwaltung sorgfältig aufbewahrt werden.

Wenn diese sechs Bedingungen nicht erfüllt werden können, bietet die Vereinbarung die Möglichkeit, die "freie Beweislehre" anzuwenden, d. h. das Zeitarbeitsunternehmen muss mit anderen Beweisen glaubhaft machen, dass der Arbeitnehmer die Kriterien für die ET-Regelung erfüllt. So kann das Zeitarbeitsunternehmen beispielsweise andere Dokumente oder Informationen vorlegen, die belegen, dass der Zeitarbeitnehmer die festgelegten Kriterien erfüllt. Dies bietet mehr Freiheit und Raum für die Anwendung der ET-Regelung

Die Regeln des Tarifvertrags für Leiharbeitnehmer

Der Tarifvertrag für Leiharbeitnehmer konkretisiert die Vereinbarungen über den Austausch von Beschäftigungsbedingungen. Artikel 20 enthält die spezifischen Regeln für den Austausch eines Teils des Arbeitsentgelts gegen unversteuerte Erstattungen oder Sachleistungen.

Austausch der Vergütung

Zunächst muss aus der Vereinbarung klar hervorgehen, welcher Teil des Arbeitsentgelts ausgetauscht wird und für welchen Zeitraum. Das ausgetauschte Arbeitsentgelt muss immer über dem gesetzlichen Mindestlohn (Stundenlohn) liegen und alle gesetzlichen Bestimmungen erfüllen.

Gegenwärtig können gemäß Artikel 20 des GAV maximal 30 % des Lohns (einschließlich unregelmäßiger Arbeitszeiten und Überstunden, Ausgleichsstunden und Urlaubstage, die über den gesetzlichen Anspruch hinausgehen) ausgetauscht werden. Es gibt eine Obergrenze von 81 % der steuerfrei erstatteten extraterritorialen Kosten. Dieser Prozentsatz gilt nicht für bestimmte Zulagen und Ausgleichsstunden, die in Artikel 19 des GAV festgelegt sind. Ab dem 1. Januar 2025 läuft diese 81%-Grenze aus und es gilt der volle Umrechnungskurs (100/100 Kurs).

Administrative Anforderungen

Es gelten auch strenge Verwaltungsvorschriften: Der umgetauschte Betrag muss auf der Lohnabrechnung deutlich sichtbar sein, und der Wert der umgetauschten, nicht gesetzlichen Ferien muss nachgewiesen werden. Bis Ende 2024 werden Urlaubstage und andere Rücklagen nicht auf das umgetauschte Gehalt angerechnet (mit Ausnahme der Pensionsrückstellungen), aber ab dem 1. Januar 2025 müssen auch auf diesen Betrag Rücklagen gebildet werden.

Wichtig ist, dass das umgetauschte Gehalt keinen Einfluss auf die Berechnung von Überstunden- und Unregelmäßigkeitsvergütungen hat. Die Berechnung dieser Zulagen erfolgt auf der Grundlage des Gehalts vor dem Austausch.

Maximale Laufzeit von fünf Jahren

In der neuen Fassung der Vereinbarung heißt es, dass der Freibetrag für extraterritoriale Ausgaben maximal fünf Jahre lang gelten darf. Diese Regelung stammt aus dem Steuerplan 2019 und wurde seither jedes Jahr in das Lohnsteuerhandbuch aufgenommen.

Für Arbeitnehmer, die nur eine Saison lang in den Niederlanden arbeiten (Saisonarbeiter), wurde jedoch eine Ausnahme gemacht. Für diese Arbeitnehmer kann ein längerer Zeitraum als fünf Jahre verwendet werden. Es ist Sache des Zeitarbeitsunternehmens zu beurteilen, ob ein zusammenhängender Aufenthaltszeitraum oder separate, getrennte Aufenthaltszeiträume vorliegen.

Schlussfolgerung

Die ET-Regelung bietet Zeitarbeitsunternehmen und Wanderarbeitnehmern Vorteile, da sie eine steuerfreie Erstattung von Ausgaben im Ausland ermöglicht. Gleichzeitig müssen für diese Regelung strenge Bedingungen erfüllt werden. Wenn man die Regeln und die Vereinbarung genau kennt, kann man die Vorteile der Regelung optimal nutzen.