Wichtigste Änderungen der überarbeiteten Norm

Neue SNA-Norm (NEN 4400-1) ab dem 13. Februar 2023

Am 9. Januar haben wir das neue Jahr gleich mit einer technischen Konsultation begonnen, um die Weichen für die bevorstehende überarbeitete Norm NEN 4400-1 zu stellen. Zuvor hatten wir Sie über die wichtigsten Änderungen dieser überarbeiteten Norm informiert. Die neue Norm ist nun veröffentlicht worden, und ab dem 13. Februar 2023 werden unsere Inspektoren tatsächlich damit beginnen, nach dieser neuen Norm zu prüfen.

In diesem Artikel möchte ich Ihnen die wichtigsten Änderungen dieser überarbeiteten Norm näher erläutern und Sie darauf vorbereiten, was Sie bei den kommenden Inspektionen erwarten können. Auf diese Weise sind nicht nur wir, sondern auch Sie vorbereitet!

Von: Julisa Fereijra - Phelipa, Geschäftsbereichsleiterin Normec VRO

Zielsetzung der überarbeiteten Norm

Die Norm NEN4400-1:2023 bildet zusammen mit dem SNA-Normenhandbuch das SNA-System. Das Hauptziel dieser Überarbeitung ist es, einen stärker risikoorientierten Ansatz zu erreichen. Das bedeutet unter anderem, dass wir nicht mehr standardmäßig jedes Jahr eine vollständige Inspektion durchführen, gefolgt von einer verkürzten Inspektion nach sechs Monaten. Bei der Revision dient die Vollinspektion als Basismessung. Diese Basismessung bestimmt immer, wie die Nachkontrolle aussehen wird. Der Inhalt einer Folgeinspektion hängt davon ab, inwieweit ein Unternehmen seine Unterlagen in Ordnung hat und welche Risikobereiche genauer untersucht werden müssen. Auf diese Weise können sich die Inspektoren bei einer Nachkontrolle auf die für Ihr Unternehmen relevanten Aspekte konzentrieren.

Follow-up-Inspektion

Bei der Nachkontrolle gibt es vier Varianten. Sie qualifizieren sich für die leichteste Variante (nur Prüfung des Moduls Allgemein), wenn keine Nichtkonformitäten festgestellt wurden. Darüber hinaus sind alle relevanten schriftlichen und/oder automatisierten Verfahren vorhanden und funktionieren.

Der Betrieb wird durch das Fehlen von Nichtkonformitäten nachgewiesen. Die Tabelle zeigt, welche Teile der Norm das allgemeine Modul enthält und worauf Sie deshalb geprüft werden.

Anforderungen der Norm

Die Norm ist derzeit in die Module Allgemein, Zeitarbeit (TBA) und Arbeitsaufnahme (AvW) unterteilt, mit den entsprechenden Normanforderungen in jedem Modul. Auch die Überlassung und Weitergabe von Personal und Selbstständigen wird weiterhin in den entsprechenden Modulen behandelt. Inhaltlich ändert sich wenig. Organisationen, die derzeit die Anforderungen der aktuellen Norm erfüllen, werden dies auch in der überarbeiteten Norm tun. Unternehmen, die sowohl TBA als auch die Vergabe von Aufträgen durchführen, werden in der überarbeiteten Norm als "Mischunternehmen" bezeichnet und müssen in beiden Modulen geprüft werden. Die nachstehenden Tabellen zeigen, auf welche Standardkomponenten Sie für jedes Modul geprüft werden.

Verfahren

Die überarbeitete Norm ist stärker risikoorientiert. Das Vorhandensein von Verfahren und deren Anwendung sind nun Teil der Norm. Daher beziehen wir diese Verfahren in unsere Inspektionen ein. Die Verfahren müssen in schriftlicher Form oder in elektronischer Form vorliegen.

Wenn ein Unternehmen nachweisen kann, dass alle relevanten Verfahren vorhanden sind, müssen die Inspektionen und Stichproben zeigen, dass sie funktionieren. Werden Nichtkonformitäten festgestellt, muss der Inspektor zu dem Schluss kommen, dass das Verfahren nicht (vollständig) funktioniert und daher nicht (vollständig) vorhanden ist. In diesem Fall kommt das Unternehmen nicht mehr für eine Nachprüfung der leichtesten Variante in Frage.

Risikoanalyse

Wie bereits erwähnt, ist die überarbeitete Norm risikoorientiert. Dazu gehört natürlich auch eine neue Risikoanalyse. Diese neue Risikoanalyse zeigt lediglich, ob das Unternehmen in eine hohe oder niedrige Risikokategorie fällt. Das Unternehmen fällt in ein hohes Risikoprofil, wenn 6 oder mehr der folgenden Fragen mit "ja" beantwortet werden.

1. Sind die Arbeitnehmer auf TBA- UND auf Vertragsbasis beschäftigt (gemischte Unternehmen)?
   HINWEIS Wenn dies nicht transparent ist, geht der Inspektor von einem gemischten Unternehmen aus.
2. Gibt es eine Fluktuation von 20% oder mehr in der Belegschaft? (Saldo der Zu- und Abgänge auf der Grundlage der Lohnsummenabrechnung).
3. Liegt der Bruttolohn bei oder höchstens 15 % über dem WML?
4. Werden Lohnabzüge im Zusammenhang mit der Unterbringung vorgenommen?
5. Werden Lohnabzüge im Zusammenhang mit der Krankenversicherung vorgenommen?
6. Wird das ET-System auf mindestens einen Arbeitnehmer angewandt?
7. Werden Arbeitnehmer beschäftigt, die Staatsangehörige eines Mitgliedstaats außerhalb der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraums oder der Schweiz sind?
8. Sind die Auftraggeber in einem oder mehreren der folgenden Sektoren beschäftigt: Landwirtschaft & Gartenbau, Metall & Industrie, Gastgewerbe, Einzelhandel, Reinigung, Baugewerbe, Eisenbahn, Fleisch, Transport?
9. Gibt es eine Erstinspektion?
10. Wurde das Unternehmen in den letzten sechs Monaten gegründet oder ist das Unternehmen erst in den letzten sechs Monaten als Zeit- und/oder Werkvertragsnehmer tätig geworden?
11. Werden Zeitaufzeichnungen und Lohnabrechnungen über unverbundene Systeme geführt? (Dann ist eine Intervention/Anpassung möglich).

Die Ergebnisse dieser Risikoanalyse bestimmen den Stichprobenumfang der Personalakten- und Linienkontrollen.

Stichprobe

Liegt ein niedriges Risikoprofil vor, wird eine Stichprobe von 10 Personen gezogen. Bei einem hohen Risikoprofil sind es 15. Die Verteilung dieser Zahlen ist wie folgt:

Anzahl der Stichproben 10:

• 2 Gehaltsabrechnungen mit Auszahlung von Rücklagen beim Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis
• 2 Gehaltsabrechnungen mit Zahlung von Urlaubsgeld
• 2 Gehaltsabrechnungen mit Auszahlung von Feiertagen
• 4 regelmäßige Gehaltsabrechnungen (gleichmäßig über den Kontrollzeitraum verteilt).

Anzahl der Stichproben 15:

• 3 Gehaltsabrechnungen mit Auszahlung von Rücklagen bei Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis
• 3 Gehaltsabrechnungen mit Auszahlung des Urlaubsgeldes
• 3 Gehaltsabrechnungen mit Auszahlung von Feiertagen
• 6 regelmäßige Gehaltsabrechnungen (gleichmäßig über den Kontrollzeitraum verteilt).

Gewichtung der Nichtkonformitäten und Nachweis der Behebung

Die Gewichtung der Nichtkonformitäten hat sich geändert. Während früher bei Feststellung eines oder mehrerer Fehler in der Stichprobe eine Erweiterung der ursprünglichen Stichprobe vorgenommen werden musste, wird dies in der überarbeiteten Norm aufgegeben. Die Stichprobenzahlen in der überarbeiteten Norm sind statistisch so begründet, dass ein Fehler in der Stichprobe etwas über die Gesamtpopulation aussagt. Dabei wird davon ausgegangen, dass die Wiederholung eines bestimmten Fehlers in der Stichprobe dazu führt, dass dieser spezifische Fehler als strukturell bewertet wird.

Dies bedeutet, dass ein einzelner Fehler in der Stichprobe zur Erfassung einer Nichtkonformität führt, die innerhalb von 3 Monaten nach dem 4-O-System behoben werden muss. Mehr über die Wiederherstellung auf der Grundlage des 4-O-Systems können Sie in unserem kostenlosen Whitepaper nachlesen.

Gibt es in der Stichprobe zwei oder mehr Fehler bei demselben Normelement, die in der alten" Norm als schwerwiegende Nichtkonformitäten identifiziert wurden, führt dies in der überarbeiteten Norm zu einer schwerwiegenden Nichtkonformität.

Was bedeutet das für meine Inspektion?

Alle ab dem 13. Februar angesetzten vollständigen Inspektionen werden anhand der überarbeiteten Norm bewertet. Im Anschluss an diese vollständigen Inspektionen wird daher eine Folgeinspektion stattfinden und nicht mehr eine verkürzte Inspektion.

Für alle abgekürzten Inspektionen, die ab dem 13. Februar stattfinden, gilt eine Übergangsfrist. Diese Inspektionen werden noch nach der "alten" Norm NEN 4400-1:2017 geprüft, werden aber bereits nach der überarbeiteten Norm NEN 4400-1:2023 gemeldet und bearbeitet. Zur Bestimmung der Stichprobe wird die Risikoanalyse der überarbeiteten Norm NEN 4400-1:2023 verwendet. Anschließend werden eine vollständige Inspektion und eine Folgeinspektion durchgeführt.