WTTA in der Praxis: Was uns mehr als 100 zusätzliche Modul-WTTA-Inspektionen lehren

In Zusammenarbeit mit Flexnieuws haben wir den folgenden Artikel für Flexnieuws veröffentlicht.

WTTA in der Praxis: Was uns mehr als 100 zusätzliche Modul-WTTA-Prüfungen lehren

Mehr als 100 zusätzliche WTTA-Kontrollen durch Normec VRO zeigen, womit Zeitarbeitsunternehmen wirklich konfrontiert sind. Dabei zeigt sich vor allem, dass die größte Herausforderung selten in einer einzigen Normanforderung liegt. Die Komplexität des WTTA-Normenrahmens liegt im Zusammenspiel von bestehenden und verschärften Vorschriften.

Seit dem 1. Januar 2025 führen wir neben den regulären SNA-Inspektionen zusätzliche WTTA-Modulinspektionen durch. Im Jahr 2025 haben wir mehr als 100 zusätzliche Inspektionen durchgeführt, und im Jahr 2026 wird sich diese Zahl weiter erhöhen. So entsteht ein immer schärferes und repräsentativeres Bild davon, wie sich die Zeitarbeitsbranche auf das WTTA (Gesetz über die Entsendung von Arbeitnehmern) vorbereitet.

In einem früheren Artikel haben wir die ersten Ergebnisse vorgestellt. Anhand der aktuellen Zahlen lassen sich nun klare Strukturmuster benennen. Nicht zufällig und nicht organisationsspezifisch, sondern kettenübergreifend.

WTTA: keine Summe von Einzelanforderungen, sondern ein kohärentes System

Aus den Inspektionen geht vor allem hervor, dass die größte Herausforderung selten in einer einzelnen Normenanforderung liegt. Die Komplexität des WTTA-Standardrahmens liegt im Zusammenspiel bestehender und verschärfter Regelungen: Arbeitsrecht, Vergütungsregelungen, administrative Sicherheit, Kettenverantwortung und Nachweisbarkeit kommen in einem Zulassungssystem zusammen.

Viele Zeitarbeitsunternehmen erfüllen bereits Teile dieser Regelungen inhaltlich. Was oft fehlt, ist der ganzheitliche Aufbau und die strukturelle Absicherung. Prozesse existieren, sind aber nicht klar definiert. Kontrollen finden statt, sind aber nicht nachweisbar. Informationen sind zwar vorhanden, aber nicht vollständig und nachvollziehbar.

"Der WTTA fordert nicht nur mehr Regeln, sondern eine nachweisbare Kontrolle dessen, was bereits vorhanden ist", argumentiert Fereijra-Phelipa, "das ist eine andere Ebene der Professionalität."

Arbeitsverträge: Inhalt vorhanden, Nachweisbarkeit mangelhaft

Ein immer wiederkehrendes Problem betrifft die nachweisbare Bestimmung des Arbeitsvertrags. In vielen Fällen ist der Inhalt des Arbeitsvertrags zwar vorhanden, aber es fehlt der Nachweis, dass er dem Arbeitnehmer tatsächlich ausgehändigt wurde.

Im Rahmen der WTTA-Standards ist eine qualifizierte elektronische Signatur der nachweislichen Bereitstellung des Arbeitsvertrags gleichgestellt. Dies ist jedoch keine Verpflichtung. Unternehmen, die keine qualifizierte Signatur verwenden, müssen auf andere Weise nachweisen, dass der Vertrag dem Arbeitnehmer tatsächlich ausgehändigt wurde.

In der Praxis erweist sich genau dieser Nachweis oft als kompliziert. WTTA-Kontrollen werden als Verwaltungskontrollen durchgeführt, ohne physische Kontrollen. Das bedeutet, dass eine nachweisbare Bereitstellung nur auf der Grundlage der verfügbaren Verwaltungsunterlagen festgestellt werden kann.

Wenn Unternehmen nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur arbeiten, erfordert dies zusätzliche und eindeutige Nachweise innerhalb der Verwaltung. Wir sehen, dass dieser oft nicht ausreichend schlüssig aufgebaut ist, so dass im Nachhinein nicht immer schlüssig festgestellt werden kann, dass der Arbeitsvertrag dem Arbeitnehmer rechtzeitig zur Verfügung gestellt wurde.

Interessant ist in diesem Zusammenhang, dass die Finanzverwaltung kürzlich darauf hingewiesen hat, dass bei der Unterzeichnung z.B. der Lohnsteueranmeldung eine fortgeschrittene elektronische Signatur ausreicht, wo bisher eine qualifizierte Signatur erforderlich war. Dies wirft die Frage auf, ob auch im Rahmen des WTTA eine fortgeschrittene elektronische Signatur ausreichend sein kann, um die Standardanforderung der nachweisbaren Bereitstellung zu erfüllen.

Wir diskutieren dies mit der niederländischen Kreditmarktbehörde (NAU) mit dem Ziel, eine rechtlich haltbare und praktisch umsetzbare Standarderklärung zu finden.

Darüber hinaus stellen wir regelmäßig fest

• unklare oder fehlende Einstellungsdaten in Folgeverträgen;
• Unstimmigkeiten zwischen Arbeitsvertrag und Vermittlungsbestätigung
• falsche oder unzureichend angegebene Arbeitszeiten
• Unklarheiten über die Teilnahme an einem Rentensystem.

Innerhalb des WTTA-Moduls führt bereits ein Fehler in einer Stichprobe zu einer Nichtkonformität. Hier sind Präzision und Konsistenz gefragt.

Entgeltinformationen: der strukturelle Engpass zwischen Entleiher und Entleiher

Ein zweites strukturelles Muster betrifft die Entgeltangaben des Entleihers. Die Prüfungen zeigen, dass diese regelmäßig:

• nicht nachweislich bestätigt oder vorgelegt werden und daher nicht auf den Entleiher zurückgeführt werden können;
• unvollständig (nicht alle Vergütungsbestandteile);
• nicht hinreichend spezifisch (keine eindeutige Funktion oder Berufsgruppe) und daher nicht auf den Arbeitnehmer zurückführbar;
• veraltet;
• unvereinbar (im negativen Sinne) mit dem geltenden Tarifvertrag.

Wir sehen auch, dass die Bestätigung der Arbeitskraft nicht immer mit den Angaben des Entleihers übereinstimmt oder dass nicht nachgewiesen werden kann, dass alle Vergütungsbestandteile tatsächlich vergütet wurden. Genau an dieser Stelle setzt die WTTA auf die Zusammenarbeit in der Kette.

"Hier treffen sich Theorie und Praxis", sagt Fereijra-Phelipa, "ohne einen angemessenen Beitrag des Entleihers kann der Entleiher nicht nachkommen."

All-in-Lohn: weitere Klärung innerhalb des WTTA erforderlich

Ein spezifisches Praxisergebnis, das in diesem Zusammenhang Aufmerksamkeit verdient, betrifft die Verwendung des Pauschallohns. Im Rahmen des SNA-Gütezeichens ist die Anwendung des Pauschallohns nicht zulässig. Die WTTA hat hier einen anderen Ansatz. Da das WTTA im Gegensatz zum SNA ein öffentlich-rechtlicher Rechtsrahmen ist, ist der Pauschallohn unter bestimmten Bedingungen zulässig. Die Bedingung ist, dass der Pauschallohn auf der Lohnabrechnung transparent und detailliert ausgewiesen wird.

Wir sehen jedoch, dass diese Frage komplexer ist, als es auf den ersten Blick scheint. In der jüngsten Rechtsprechung wird nämlich betont, dass der Anspruch auf (gesetzlichen) Urlaub ein eigenständiger Rechtsanspruch ist. In diesen Urteilen wird die Pauschalvergütung nicht als Ersatz für diesen Anspruch angesehen, sondern als Vorschuss auf den Urlaub, der erst in der Zukunft tatsächlich genommen werden kann.

Dies bedeutet, dass die bloße Tatsache, dass der Urlaub finanziell in das Arbeitsentgelt einfließt, nicht automatisch bedeutet, dass der gesetzliche Anspruch auf Urlaub erfüllt ist. Genau dieser Aspekt, die tatsächliche Inanspruchnahme von Urlaubstagen, wird in der aktuellen WTTA-Standardanforderung derzeit nicht explizit und vollständig berücksichtigt.

Von Seiten der NAU wird diese Problematik anerkannt. Wir sind mit der NAU in dieser Frage im Gespräch, um eben zu einer Standardauslegung zu kommen, die nicht nur rechtlich korrekt, sondern auch für die Praxis umsetzbar und eindeutig ist. Diese Entwicklung zeigt, dass das WTTA kein statischer Rahmen ist, sondern ein System, das sich unter anderem auf der Grundlage praktischer Erfahrungen und der Rechtsprechung weiterentwickelt.

Nichteinhaltung der Vorschriften: Was sagen die Zahlen?

Einen zusätzlichen Einblick in das Ausmaß dieser Herausforderungen gibt die Zahl der im Rahmen des WTTA-Zusatzmoduls festgestellten Nichtkonformitäten. Bei den 37 Inspektionen, die derzeit formell abgeschlossen und dem SNA gemeldet wurden, wurden insgesamt 655 Nichtkonformitäten festgestellt. Dies entspricht einem Durchschnitt von etwa 18 Nichtkonformitäten pro Inspektion. Diese Zahlen vermitteln ein repräsentatives Bild von Art und Umfang der Feststellungen, die wir bei den Inspektionen machen, wobei die restlichen Inspektionen noch nicht abgeschlossen sind. 31 Nichtkonformitäten beziehen sich speziell auf die Einstellung und Weitergabe von Arbeitskräften.

Dies bestätigt, dass sich die WTTA-Vorbereitung selten um ein einzelnes Problem dreht. In fast allen Fällen handelt es sich um mehrere, miteinander verbundene Feststellungen, die die Dokumentation, die Nachweisbarkeit und die Sicherheit innerhalb der Organisation betreffen. Gleichzeitig wird deutlich, dass WTTA nicht ausschließlich eine Frage der Ausstrahlung ist, sondern direkt die Zusammenarbeit und die Verantwortlichkeiten innerhalb der Kette berührt.

Zusammenarbeit innerhalb der Kette: notwendige Bedingung und Engpass

Ein wiederkehrendes Spannungsfeld, das sich bei den Inspektionen herauskristallisiert, ist die Abhängigkeit der Zeitarbeitsunternehmen von ihren Entleihern. In wichtigen Teilen des WTTA-Standardrahmens sind die Entleiher auf rechtzeitige und korrekte Informationen vom Entleiher angewiesen, wie z. B.:

• Bestätigung der Entgeltangaben;
• die korrekte Erfassung der Anfangs- und Endzeiten in den Stundenzetteln;
• aktuelle Daten für die Anwendung der Lohnverhältnisregel.

Diese Abhängigkeit ist auch im Falle von Ein- und Weiterverleihkonstruktionen erkennbar. Bei einer beträchtlichen Anzahl von Inspektionen stellen wir fest, dass wesentliche Informationen zur Kette fehlen. So fehlt beispielsweise regelmäßig eine Erklärung des formellen Arbeitgebers des entliehenen Arbeitnehmers, und wir stellen fest, dass die Übermittlung der Beschäftigungsbedingungen an den Entleiher fehlt oder unvollständig ist. Ohne diese Informationen kann der Entleiher nicht feststellen, ob die korrekten Beschäftigungsbedingungen angewandt werden, und die Kettenverantwortung kann nicht nachweislich erfüllt werden.

Gleichzeitig erhalten wir regelmäßig die Rückmeldung, dass Entleiher diesem Informationsbedürfnis nicht oder nur eingeschränkt nachkommen. Dies bringt die Zeitarbeitsunternehmen in eine missliche Lage: Sie sind für die Einhaltung der Vorschriften verantwortlich, verfügen aber nicht über alle erforderlichen Informationen.

"Der WTTA macht schmerzlich deutlich, dass die Einhaltung der Vorschriften nicht im Alleingang zu bewerkstelligen ist", so Fereijra-Phelipa, "ohne die aktive Mitwirkung des Entleihers kommt die Kette zum Stillstand."

Sensibilisierung der Entleiher: notwendig und wirksam

Deshalb schenken wir bei Normec VRO der Rolle der Entleiher innerhalb der WTTA besondere Aufmerksamkeit. Wir tun dies unter anderem durch

• gezielte Veröffentlichungen über die Verantwortung von Vermietern.
• Beiträge zu Lieferanten- und Branchenveranstaltungen, bei denen die Entleiher direkt angesprochen werden;
• die Durchführung von WTTA-orientierten Ketteninspektionen bei entleihenden Unternehmen.

Lesen Sie auch: Leiharbeitnehmer und die WTTA: Was bedeutet das für Sie als Entleiher?

Wir stellen fest, dass das Bewusstsein der Entleiher schnell zunimmt, sobald klar wird, dass die Nichtübernahme dieser Aufgabe unmittelbare Kontinuitätsrisiken birgt. Denn wenn ein Entleiher nicht zugelassen wird, kann er diese Arbeitnehmer nicht mehr einsetzen.

"In dem Moment, in dem die Entleiher diesen Effekt spüren, ändert sich das Gespräch", sagt Fereijra-Phelipa, "dann wird WTTA nicht mehr zu einer Frage der Einhaltung von Vorschriften, sondern zu einer Frage der Geschäftskontinuität."

WTTA ist machbar, wenn man rechtzeitig damit beginnt

Das ergänzende WTTA-Modul zeigt, dass der Normenrahmen praktikabel ist. Gleichzeitig zeigt die Praxis, dass das Unterschätzen von Kohärenz, Nachweisbarkeit und Dauer die größten Fallstricke sind.

Die Erfahrung zeigt, dass Organisationen, die sich zum ersten Mal mit SNA befassen, möglicherweise in Kombination mit dem zusätzlichen WTTA-Modul, in den meisten Fällen die Anforderungen nicht in einem Zug vollständig erfüllen. Die Umsetzung und Sicherung von Wiederherstellungs- und Verwaltungsmaßnahmen braucht Zeit, im Durchschnitt ein bis eineinhalb Jahre.

"Wer jetzt erst anfängt, setzt darauf, dass alles auf Anhieb klappt", sagt Fereijra-Phelipa, "unsere praktische Erfahrung zeigt, dass das selten realistisch ist."

Die WTTA-Vorbereitung ist also keine administrative Übung, sondern ein Prozess, in dem Governance, Prozesse und Kettenzusammenarbeit strukturell hinterfragt werden. Organisationen, die jetzt kontrolliert damit beginnen, behalten die Kontrolle. Organisationen, die abwarten, laufen Gefahr, von der Gesetzgebung, den Kettenpartnern und den Geldgebern überholt zu werden. Auch im Finanzsektor ist zu erkennen, dass sich die Finanziers aktiv auf die Folgen des WTTA vorbereiten und ihre Risikorahmen entsprechend anpassen.

Die WTTA ist nicht unerwartet. Die Praxis zeigt, dass es einen großen Unterschied macht, wenn man jetzt damit beginnt.

Webinar über WTTA-Prüfungen von Normec VRO

Möchten Sie mehr über zusätzliche WTTA-Inspektionen in der Praxis erfahren? Während der Webinarwoche teilt Normec VRO in einem Webinar am 12. März die wichtigsten strukturellen Muster, die sich aus diesen Inspektionen ergeben. Darüber hinaus spricht Flexpedia offen über seine praktischen Erfahrungen mit der WTTA-Inspektion durch Normec VRO. Was ist dabei herausgekommen und welche Lehren sind für andere Organisationen direkt anwendbar?

Klicken Sie hier für weitere Informationen und um sich anzumelden.

Webinarwoche: jeden Tag ein anderes Thema

Während der Webinarwoche vom 9. bis 12. März wird sich jeder Tag auf ein anderes Thema konzentrieren:

• Montag, 9. März: Ansteckende Arbeitgeberschaft || HRMorgen
• Dienstag, 10. März: Personalbeschaffung und Arbeitsmarktkommunikation || Werf&
• Mittwoch, 11. März: Professionelle Personalbeschaffung || ZiPconomy
• Donnerstag, 12. März: Flexbureau 4.0 || FlexNieuws

Das vollständige Programm finden Sie hier.