Les amendements suivent la structure et l'approche de la NEN 4400-1:2023 et comprennent :
- une structure modulaire de la norme ;
- un nouveau système d'inspection avec une mesure de référence annuelle et des inspections de suivi ultérieures ;
- une approche axée sur le risque, les entreprises performantes faisant l'objet d'inspections moins intensives.
La norme révisée est disponible via le NEN : NEN 4400-2:2025 nl. Dans cet article, nous énumérons les changements les plus importants et donnons un aperçu de ce à quoi vous pouvez vous attendre lors des inspections. Ainsi, nous veillerons ensemble à ce que vous soyez bien préparés.
Objectif de la révision
La norme NEN4400-2:2025 et le manuel des normes SNA constituent le système SNA. L'objectif principal de la révision est une approche des inspections davantage axée sur les risques. Il n'y a plus d'inspection complète standard avec une inspection abrégée après six mois. Désormais, l'inspection complète sert de mesure de référence. C'est sur la base de cette mesure de référence que l'inspection de suivi est déterminée. Le contenu de l'inspection de suivi est déterminé en fonction du degré de régularité des dossiers de l'entreprise et des zones à risque. Cela permet aux inspecteurs d'axer l'inspection de suivi sur des questions pertinentes pour votre entreprise.
Inspection de suivi
En fonction des résultats de la mesure de référence, il existe quatre variantes d'inspection de suivi. La variante la plus légère, l'inspection du seul module "Général", est possible si :
- aucune non-conformité n'a été identifiée
- toutes les procédures pertinentes sont présentes sous forme écrite ou automatisée ;
- l'inspection montre que ces procédures fonctionnent effectivement. Le fonctionnement est démontré par l'absence de non-conformités.
Le tableau indique les composants standard du module général et les éléments qui sont donc testés.
Qu'est-ce qui change ?
Exigences de la norme
La norme est divisée en trois modules :
- Généralités
- Placement des travaux (TBA)
- Prise en charge du travail (AvW)
La location et la rétrocession de personnel et de travailleurs indépendants font toujours partie des modules concernés. Les entreprises qui louent du personnel (TBA) et prennent du travail sont considérées comme des entreprises mixtes. Elles sont soumises à des tests pour les deux modules. Les exigences de fond restent en grande partie les mêmes, de sorte que les organisations qui se conforment aujourd'hui à la norme sont également censées se conformer à la norme révisée. Les tableaux ci-dessous indiquent les éléments de la norme qui seront testés pour chaque module.
Procédures
La présence et le fonctionnement des procédures font explicitement partie de la norme. Nous les incluons donc dans nos inspections. Les procédures doivent être présentes de manière démontrable - par écrit ou de manière automatisée - et être effectivement démontrées par des inspections et des contrôles ponctuels. Si des non-conformités sont constatées, l'inspecteur doit conclure que la procédure ne fonctionne pas (pleinement) et qu'elle n'est donc pas (pleinement) présente. Dans ce cas, l'entreprise ne peut plus bénéficier d'une inspection de suivi de la catégorie la plus légère.
Analyse des risques
La norme révisée introduit une nouvelle analyse de risque. Cette nouvelle analyse des risques indique uniquement si l'entreprise relève d'un profil de risque élevé ou faible. Une entreprise est classée dans la catégorie des entreprises à haut risque si elle répond par l'affirmative à au moins six des questions ci-dessous :
- Existe-t-il à la fois des activités TBA et AvW (activités mixtes) ?
> Si cette réponse n'est pas transparente, l'inspecteur considérera qu'il s'agit d'une entreprise mixte. - Y a-t-il une rotation du personnel de 20 % ou plus ? (solde des entrées et sorties de service sur la base de la feuille de paie collective)
- Le salaire brut est-il supérieur d'au moins 15 % à la LMM ?
- Existe-t-il des déductions salariales pour le logement ?
- Existe-t-il des déductions salariales pour l'assurance maladie ?
- Le régime ET est-il appliqué ?
- Les salariés sont-ils employés en dehors de l'UE/EEE/Suisse ?
- Les clients travaillent-ils dans l'un des secteurs suivants ? Agriculture et horticulture, Métallurgie et industrie, Hôtellerie, Commerce de détail, Nettoyage, Construction, Rail, Viande, Transport ?
- L'entreprise fait-elle l'objet d'une inspection initiale ?
- L'entreprise a-t-elle été créée au cours des six derniers mois ou n'est-elle devenue active en tant qu'entreprise de travail intérimaire et/ou de travail temporaire qu'au cours des six derniers mois ?
- Les déclarations de détachement A1 sont-elles appliquées ?
Le résultat de cette analyse de risque détermine la taille de l'échantillon des dossiers du personnel et des contrôles hiérarchiques.
Échantillon
Pour un profil à faible risque, la taille de l'échantillon est de 10. Pour un profil à risque élevé, elle est de 15. La répartition de ces nombres est la suivante :
Nombre d'échantillons 10 :
- 2 fiches de paie avec paiement de réserves lors de la cessation d'activité
- 2 fiches de paie avec paiement du pécule de vacances
- 2 fiches de paie avec paiement des congés
- 4 fiches de paie régulières (réparties uniformément sur la période de contrôle).
Nombre d'échantillons 15 :
- 3 fiches de paie avec paiement des réserves au moment de la cessation d'activité
- 3 fiches de paie avec paiement du pécule de vacances
- 3 fiches de paie avec paiement des jours fériés
- 6 fiches de paie régulières (réparties uniformément sur la période de contrôle).
Non-conformités et recouvrement
La pondération des non-conformités a été adaptée. Alors qu'auparavant, une extension de l'échantillon était obligatoire lorsqu'une ou plusieurs erreurs étaient constatées dans l'échantillon, cette obligation a été abandonnée dans la norme révisée. Les nouveaux nombres d'échantillons sont basés sur des statistiques et représentatifs de la population totale. Ainsi, une erreur dans l'échantillon peut déjà être suffisante pour tirer des conclusions sur l'exhaustivité et la fiabilité des enregistrements.
L'hypothèse de base est que la répétition d'une même erreur dans l'échantillon indique un problème structurel. Dans ce cas, l'erreur est considérée comme structurelle et enregistrée comme une non-conformité, qui doit être réparée dans les trois mois selon le système des 4-O. Deux erreurs ou plus sur le même élément de la norme, identifiées comme des non-conformités majeures dans l'"ancienne" norme, conduisent à une non-conformité majeure.
Pour en savoir plus sur la systématique des 4-O , consultez notre livre blanc gratuit.
Qu'est-ce que cela signifie pour votre inspection ?
À partir du 1er janvier 2026, toutes les inspections complètes seront effectuées conformément à la norme révisée. Ces inspections complètes donneront lieu à une inspection de suivi et non à une inspection abrégée.
Les inspections abrégées effectuées à partir du 1er janvier bénéficient d'une période de transition : elles sont toujours testées par rapport à l'ancienne norme (NEN 4400-2:2017), mais elles sont rapportées et traitées conformément à la nouvelle norme. L'analyse de risque de la norme révisée est déjà appliquée lors de la détermination de l'échantillon.
Prêt pour la nouvelle norme ?
Vous avez des questions ou souhaitez parler de l'impact de la nouvelle norme sur votre organisation ? Prenez contact avec nous. Nous serons heureux de réfléchir avec vous.