Une approche plus axée sur les risques

Premières expériences de la norme SNA révisée

Depuis le 13 février 2023, nos inspecteurs ont commencé à tester la norme SNA révisée. L'objectif principal de cette révision est de parvenir à une approche davantage axée sur le risque. Par conséquent, les entreprises qui ne relèvent pas du régime transitoire et qui doivent être testées par rapport à la nouvelle norme en termes de dates de naissance à partir du 13 février ont été inspectées par nos soins au cours des six derniers mois. Quel regard les entreprises portent-elles sur les "nouvelles" inspections et quelle est l'expérience de nos inspecteurs ? J'en discute avec Arjan Boer, directeur technique chez Normec VRO, Bas Witvoet, fondateur et propriétaire et Yermo Lans, avocat fiscaliste chez Oranjegroep et Martijn Remmelzwaal, partenaire chez Experts in Flex et responsable de l'implémentation du logiciel GRC chez Oranjegroep.

Par : Julisa Fereijra-Phelipa, Business Unit Director Normec VRO

Changements par rapport à l'ancienne norme SNA

La fréquence des inspections et donc le schéma des inspections ont changé. Nous n'effectuons plus une inspection complète annuelle standard suivie d'une inspection raccourcie après six mois. Dans la révision, l'inspection complète sert de référence et la référence détermine toujours ce que sera l'inspection de suivi. Le contenu d'une inspection de suivi dépend de la mesure dans laquelle l'entreprise a mis en ordre ses dossiers, mis en place des procédures écrites ou informatisées, et des zones de risque qui doivent être examinées plus en détail. Cela permet aux inspecteurs d'axer l'inspection de suivi sur des questions pertinentes pour votre entreprise. Au cours des six derniers mois, les procédures d'une entreprise ont donc été massivement couvertes. La norme révisée étant davantage axée sur les risques, la présence de procédures et leur fonctionnement font désormais partie intégrante de la norme. Nous avons déjà écrit un article à ce sujet.

Mettre de l'ordre dans les procédures

"Il ne va pas de soi qu'une entreprise de recrutement moyenne dispose de procédures (de travail) en ordre. Nous constatons régulièrement que les entreprises n'ont pas encore de procédures détaillées par écrit et qu'elles ne savent pas par où commencer", déclare Arjan Boer. "En outre, il se peut qu'une procédure soit en place, mais que les risques présents ne soient pas encore suffisamment pris en compte. Il s'agit, par exemple, des risques liés à la loi sur l'emploi des ressortissants étrangers et/ou à l'application des conventions collectives de travail en matière de rémunération. Une entreprise cherche encore souvent comment parvenir à un bon résultat".

Vous pouvez toujours poser des questions

C'est pourquoi l'orientation vers le service et le fait de décharger les clients sont essentiels pour nous. Normec VRO dispose d'une organisation interne flexible qui facilite le déroulement du processus. Grâce à notre service d'assistance, les clients peuvent nous contacter à tout moment pour des questions de contenu, mais aussi pour d'autres conditions préalables liées aux inspections. Actuellement, les questions reçues concernent principalement les procédures, leur mise en place et leur application. Nous aidons ces entreprises en expliquant et en clarifiant autant que possible.

Conseil d'Arjan : "Demandez conseil à l'avance à des acteurs du marché qui ont de l'expérience dans la définition de vos processus actuels, des mesures nécessaires à la couverture des risques et de leur mise en œuvre dans une procédure."

La sécurité avant tout

Le groupe Orange est l'une des entreprises inspectées par Normec VRO au cours de l'année écoulée. "Au cours des six derniers mois, nous avons subi, entre autres, les inspections relatives aux marques de qualité SNA et PayOK (révisées) et les avons réussies avec brio", déclare Bas Witvoet, fondateur d'Oranjegroep. "La sécurité d'abord est l'adage d'Oranjegroep depuis des années. Nous fournissons nos spécialistes en la matière aux clients pour lesquels des aspects de sécurité particuliers s'appliquent. En outre, le personnel affecté aux différents projets est en grande partie composé de travailleurs migrants. Il va de soi que nos activités internes doivent être renforcées. En termes d'accueil, d'administration, de logement, etc., les procédures complexes font toujours l'objet d'une attention particulière.

Aperçu des procédures, de la normalisation et de la législation par le logiciel GRC

Bas poursuit : "Pour garder une vue d'ensemble de ces procédures complexes, de la normalisation et de la législation, Oranjegroep a créé un environnement de gestion à l'aide d'un logiciel GRC, implémenté par FlexChecker.com. Arjan Boer : "Comme nous avons reçu au début de l'inspection des descriptions de procédures provenant de l'outil logiciel GRC, nous avons pu constater qu'Oranjegroep avait fait un travail sérieux pour rendre les risques gérables. Les chances que nous rencontrions une non-conformité dans l'échantillon sont alors relativement faibles. Un autre avantage d'une bonne description des procédures, écrite ou informatisée, est que l'inspection de suivi ne doit pas tester les zones dites à risque. L'inspection de suivi est donc moins étendue et coûte donc moins de temps et d'argent".

Martijn Remmelzwaal, partenaire chez Experts in Flex, a ajouté : "Avec la mise en œuvre du logiciel GRC, nous avons examiné et mis à jour toutes les mises à jour des procédures et des manuels pour Oranjegroep à un rythme rapide. Après la mise en œuvre de l'ensemble du paysage applicatif en 2021, plusieurs méthodes de travail ont été modifiées. La documentation sous-jacente a maintenant été publiée de manière ordonnée. Nous sommes heureux d'avoir contribué au résultat de l'inspection d'Oranjegroep.

Oranjegroep sur Normec VRO

Yermo Lans, avocat chez Oranjegroep : "Normec VRO et Oranjegroep connaissent parfaitement leurs méthodes de travail respectives. Les besoins d'information sont clairs à l'avance. Nos opérations en bénéficient : les préparations et inspections périodiques ne prennent pas plus de temps que nécessaire. En outre, Normec VRO comprend notre modèle d'entreprise et donc nos motivations. Il y a un contact à bas seuil et une marge de manœuvre pour la consultation. Il est également agréable que Normec VRO nous informe et nous guide de manière proactive en cas de révision et de modification du cadre normatif.