Conditions renforcées d'affilée

Nouvelle norme SCN : renforcement de l'embauche et de la sous-traitance

A partir de la norme SCN révisée au 13-2-2023, il y a également un durcissement dans le domaine de l'embauche (et de la rétrocession) de personnel et de la sous-traitance. Dans cet article, nous énumérons les conditions renforcées.

Emprunteurs et prêteurs

Si vous empruntez ou prêtez du personnel, vous pouvez être confronté à la responsabilité du loueur. La responsabilité du loueur est la responsabilité des charges sociales et de la TVA qui n'ont pas été payées par le loueur. Si vous embauchez du personnel, l'administration fiscale peut vous en tenir responsable. La brochure de l'administration fiscale explique comment un loueur ou un locataire peut se soustraire à cette responsabilité sur la base du régime d'exonération.

Le loueur ou le locataire doit remplir les conditions suivantes :

• L'entreprise répond à la norme NEN 4400-1 ou NEN 4400-2 et est inscrite au registre de la Stichting Normering Arbeid (SNA) ;
• La facture mentionne le numéro ou la référence de l'accord auquel elle s'applique ;
• La facture mentionne la ou les périodes auxquelles elle s'applique ;
• La facture mentionne la description ou la référence de l'œuvre à laquelle la facture s'applique.

En outre, le locataire doit remplir les conditions suivantes :

• Le locataire verse 25 % du montant de la facture (TVA comprise) sur le compte g du locataire (en cas d'autoliquidation de la TVA, ce montant s'élève à 20 % du montant de la facture).
• Lors du paiement, le locataire fournit le numéro de la facture et tout autre détail permettant de l'identifier.
• Les registres du loueur permettent d'avoir un aperçu immédiat des détails de la location, des enregistrements des heures de travail et des paiements.
• Le loueur peut prouver l'identité du travailleur embauché.
• Il peut prouver, le cas échéant, que le travailleur embauché dispose d'un permis de séjour ou de travail valide.

Externalisation du travail

Si, en tant qu'entrepreneur (par exemple, dans la construction, la construction navale, la construction métallique ou la confiserie), vous sous-traitez une partie du travail à une autre partie, vous pouvez être confronté à la responsabilité en chaîne. Le régime de responsabilité en chaîne est une mesure contre les abus potentiels des entrepreneurs et des sous-traitants en matière de paiement des impôts sur les salaires. Ce régime rend chaque maillon de la chaîne responsable de tous les maillons suivants. Une brochure de l'administration fiscale est également disponible sur l'assujettissement aux charges sociales en cas de sous-traitance.

Une bonne administration permet d'atténuer le taux d'anonymat. C'est le cas si vous pouvez fournir des documents qui permettent à l'administration fiscale d'attribuer le salaire de l'employé à son travail et qui vous permettent de prouver l'identité de l'employé utilisé par votre sous-traitant. Vous pouvez prouver l'identité du salarié employé par votre sous-traitant en fournissant les informations suivantes sur ce salarié :

• Nom, adresse et lieu de résidence
• sa date de naissance
• Numéro de matricule du citoyen
• Spécification des heures travaillées
• nationalité
• Type de document d'identité, son numéro et sa durée de validité
• Présence d'un certificat A1, d'un permis de séjour, d'un permis de travail ou d'une notification (le cas échéant)
• Nom, adresse et lieu de résidence du sous-traitant et numéro d'enregistrement du sous-traitant auprès de la Chambre de commerce.

Pour bénéficier de l'exonération de la responsabilité en chaîne, l'entreprise doit remplir les conditions suivantes :

• Les détails de la facture doivent figurer immédiatement dans vos registres.
• La facture du sous-traitant doit satisfaire aux exigences de l'article 35a de la loi de 1968 relative à la taxe sur le chiffre d'affaires.
• En outre, cette facture doit contenir les informations suivantes :
  • Le numéro ou le numéro de référence éventuel du contrat pour lequel le sous-traitant ou l'entrepreneur de prêt-à-porter a effectué le(s) service(s) facturé(s).
  • La ou les périodes au cours desquelles cette ou ces prestations ont été effectuées.
  • la désignation ou la caractéristique du travail auquel le paiement se rapporte.

Vous devez tenir un registre des heures travaillées qui établit votre responsabilité pour le travail en question.

Établissement de l'identité

Pour la fourniture de main-d'œuvre et l'exécution de travaux, l'identité des personnes doit être établie dans certaines situations.

Fourniture de main-d'œuvre :

La location et le prêt de main-d'œuvre sont autorisés dans les conditions suivantes.

En cas de recours à de la main-d'œuvre ressortissante d'un État membre de l'Union européenne, de l'Espace économique européen ou de la Suisse, l'entreprise doit prouver que l'identité de ces personnes est établie. Au moins les éléments suivants sont établis :

• le nom ;
• le type de document d'identité ;
• le numéro du document d'identité
• la durée de validité du document d'identité.

Sous-traitance :

L'embauche de personnel et/ou la sous-traitance de travaux (à l'exception des travailleurs indépendants) sont autorisées dans les conditions suivantes.

Si des travailleurs ressortissants d'un État membre de l'Union européenne, de l'Espace économique européen ou de la Suisse sont mis à disposition, l'entreprise doit prouver que l'identité de ces personnes a été établie. Au moins les éléments suivants sont établis :

• le nom ;
• le type de document d'identité ;
• le numéro du document d'identité
• la durée de validité du document d'identité.

Protection des données

Par souci d'exhaustivité, veuillez noter qu'en vertu du règlement général sur la protection des données, vous ne pouvez pas demander une copie du document d'identité à cette fin. Il suffit de copier les données pertinentes du document d'identité original. Vous ne pouvez pas utiliser un permis de conduire pour établir l'identité, car il ne contient pas la nationalité de l'employé. Sur la base d'autres législations (par exemple, la loi sur les ressortissants étrangers (emploi) ou la loi sur l'impôt sur les salaires de 1964), il peut être obligatoire de demander et de conserver une copie de la preuve d'identité. Par exemple, pour les étrangers titulaires d'un "permis de séjour sans emploi".