Veelgestelde vragen Qualiopi

Om u goed voor te bereiden op een audit, kunt u het volgende doen:

- Van tevoren uw bewijsstukken in kaart brengen, vaststellen waar deze zijn opgeslagen en wie ervoor verantwoordelijk is.

- Leren van de bevindingen van eerdere audits, op basis van de audit- of controleverslagen die u mogelijk hebt ontvangen.

- Voer zelf een audit uit voordat de auditor langskomt, volgens dezelfde werkwijze.

- Een actieplan opstellen.

Voor een organisatie die nog nooit een eerste audit heeft ondergaan, biedt Normec CertUp, voorheen CertUp-Maïeutika, een pre-audit aan. Door deze stappen te volgen, bereidt u zich proactief voor op de audit, waardoor de kwaliteit van uw processen en uw bewijsstukken wordt versterkt en tegelijkertijd een cultuur van voortdurende verbetering wordt bevorderd.

De verlengingsaudit moet ruim van tevoren worden gepland, zodat de audit vóór de vervaldatum van het certificaat kan worden uitgevoerd en er voldoende tijd is om eventuele ernstige afwijkingen vóór de vervaldatum van het certificaat op te lossen (ter herinnering: de verwerkingstermijn voor ernstige afwijkingen bedraagt drie maanden, waarna de certificeringsinstantie een maand de tijd heeft om dit te controleren en een besluit te nemen). Idealiter tussen 9 en 4 maanden vóór de vervaldatum van het certificaat.

Om deze vraag te beantwoorden, moet u zich drie vragen stellen: 

- Ontvouwt uw organisatie op deze locatie activiteiten, hetzij gedeeltelijk, hetzij volledig: engineering, administratie, verkoop, opleiding, met of zonder publieksontvangst…?

- Is er op dit adres permanent personeel met een tijdelijk of vast contract van de organisatie aanwezig?

- Zo ja, wordt dit adres dan in de arbeidsovereenkomsten vermeld als de plaats waar de overeenkomsten worden uitgevoerd, ook bij deeltijdwerk en ongeacht de aanwezigheidstijd?

- Als het antwoord op deze drie vragen „ja“ is, dan is deze locatie een vestiging in de zin van Qualiopi.

Als u een opleidingsinstituut bent en opdrachten toevertrouwt aan een opleider, dan is deze inderdaad uw onderaannemer.
In het kader van de Qualiopi-certificering speelt de externe opleider een cruciale rol. Als opleidingsspecialist heeft hij de taak om onderwijs te verzorgen dat voldoet aan de eisen van het Nationaal Kwaliteitsreferentiekader (RNQ). Dit vereist niet alleen expertise op zijn onderwijsgebied, maar ook een grondig begrip van de Qualiopi-criteria en het vermogen om deze effectief in zijn pedagogische methodiek te integreren.
Het is dan uw verantwoordelijkheid als opdrachtgever om hiervoor te zorgen.

Nee. Artikel L. 6316-1 van het arbeidswetboek bepaalt dat de in artikel L. 6351-1 genoemde dienstverleners, dat wil zeggen de bij de DREETS geregistreerde instellingen, gecertificeerd zijn in geval van overheidsfinanciering of gezamenlijke financiering. De Qualiopi-certificering is dus wel degelijk gekoppeld aan het registratienummer van de activiteitenverklaring. Het Qualiopi-certificaat dat aan een organisatie met meerdere vestigingen wordt afgegeven, bevat het registratienummer van de activiteitenverklaring van de organisatie, haar SIREN-nummer en de adressen van de vestigingen. Bijgevolg valt een netwerk van entiteiten die elk over een eigen registratienummer beschikken, niet onder dit scenario en kan het in het kader van de Qualiopi-certificering niet als een organisatie met meerdere vestigingen worden aangemerkt.

U kunt voor de uitoefening van uw activiteiten over meerdere vestigingen beschikken. In dat geval is, om als organisatie met meerdere vestigingen te worden aangemerkt, de permanente aanwezigheid van personeel op elk van de vestigingen vereist en dient u een organisatie op te zetten waarmee u kunt voldoen aan de eisen die zijn vastgelegd inartikel 6 van het gewijzigde besluit van 6 juni 2019 betreffende de auditvoorwaarden in verband met het nationale referentiekader zoals vermeld in artikel D. 6316-1-1 van het arbeidswetboek. 
Het is aan u om aan de certificerende instantie aan te tonen dat u aan deze verschillende criteria voldoet.

Wanneer een organisatie met één vestiging uitbreidt en een organisatie met meerdere vestigingen wordt, is een nieuwe initiële audit vereist. 
De organisatie moet namelijk worden geauditeerd om te controleren of zij voldoet aan de criteria voor een organisatie met meerdere vestigingen, met name wat betreft de rol van de centrale functie. De audit moet voldoen aan de auditvoorwaarden voor een organisatie met meerdere vestigingen (audit van de centrale functie en steekproeven bij de vestigingen). Na deze nieuwe initiële audit wordt een nieuw certificaat afgegeven, met een nieuwe geldigheidsdatum en vermelding van de vestigingen.

Het begrip „vast personeel” houdt in dat er continu personeel op een locatie aanwezig is. Deze aanwezigheid kan worden gerealiseerd door middel van arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd (CDD) of voor onbepaalde tijd (CDI), voltijds of deeltijds, zonder beperkingen. Dit kan betrekking hebben op alle of een deel van de activiteiten van de organisatie.

Ja, als het personeel een arbeidsovereenkomst heeft die op deze locatie wordt uitgevoerd, hetzij in deeltijd, hetzij op parttime basis. Zij worden dan beschouwd als vast personeel van de organisatie die op deze locatie een certificering aanvraagt.

Ja, voor de follow-upaudit van organisaties met meerdere vestigingen gelden dezelfde regels als voor organisaties met één vestiging. De follow-upaudit moet ter plaatse worden uitgevoerd als de eerste audit op afstand is uitgevoerd, overeenkomstig de besluiten van 24 juli 2020, 7 december 2020 en 30 december 2021.

De duur van de audit wordt berekend op basis van de omzet die voortvloeit uit de activiteiten als aanbieder van diensten die bijdragen aan de ontwikkeling van competenties. 
Als u een nieuw opgerichte organisatie bent en nog geen pedagogisch en financieel verslag (BPF) bij de overheid hebt ingediend, moet u een document overleggen waarin het bedrag aan ontvangen inkomsten per categorie van financier wordt vermeld met betrekking tot de activiteiten als aanbieder van maatregelen die bijdragen aan de ontwikkeling van vaardigheden, zodat uw omzet kan worden vastgesteld. 
U stelt dit document op aan de hand van uw boekhoudkundige gegevens, die op de dag van de audit ter plaatse kunnen worden gecontroleerd (vergelijking tussen het bedrag aan inkomsten dat bij de certificerende instantie is opgegeven en de inkomsten die in de boekhouding zijn opgenomen).

Overeenkomstig artikel 9 van het gewijzigde besluit van 6 juni 2019 betreffende de auditvoorwaarden kan de uitbreidingsaudit van de certificering naar een nieuwe categorie van acties op elk moment van de cyclus plaatsvinden. U kunt de uitbreidingsaudit dus parallel aan de toezichtsaudit laten uitvoeren. De in het besluit vastgestelde termijnen voor elke audit moeten echter worden nageleefd. 

💡 De twee audits hebben een verschillend doel en vallen onder twee van elkaar onafhankelijke besluiten (het is dus mogelijk dat uw certificering na de toezichtaudit wordt gehandhaafd, terwijl de uitbreiding van uw certificering naar een nieuwe categorie aandelen wordt afgewezen).

Artikel 4 van het besluit van 6 juni 2019 bepaalt de totale auditduur zonder een specifieke verdeling tussen de centrale afdeling en de verschillende vestigingen voor te schrijven. 
Bijgevolg staat het de certificerende instantie vrij om deze duur te verdelen op basis van de doelstellingen van de audit, waarbij eventueel meer dan een halve dag per vestiging kan worden toegewezen.

Tijdens de follow-upaudit controleert de certificeringsinstantie ten minste de volgende indicatoren: 

- de indicatoren waarvoor bij de eerste audit afwijkingen zijn geconstateerd

- de indicatoren die alleen aanleiding kunnen geven tot ernstige afwijkingen, die van toepassing zijn op de geauditeerde organisatie (indicatoren 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 en 32); 

- de indicatoren 1, 17, 19 en, voor de betrokken organisaties, indicator 3; 

- Indien u bij de eerste audit in aanmerking kwam voor aangepaste looptijdvoorwaarden, zijn de indicatoren die bij de eerste audit niet zijn gecontroleerd, van toepassing. 

Als u bij de eerste audit als nieuwkomer bent geauditeerd, worden alle indicatoren gecontroleerd.

Een nieuwkomer wordt gedefinieerd als een organisatie die in haar eerste activiteitsjaar een categorie activiteiten aanbiedt, ongeacht de omvang van de activiteiten. Het kan ook gaan om een organisatie die gedurende ten minste één jaar inactief was. Het referentiedocument voor deze definitie is het BPF (pedagogisch en financieel overzicht).

Als u een nieuwe organisatie bent die zich wil aanmelden voor de Qualiopi-audit zonder dat u tot nu toe nog opleidingen heeft gegeven, is het verplicht om een 'proefproject' uit te voeren. 
Deze actie moet een praktijksituatie zijn met een fysiek publiek, dat verschilt van de doelgroep indien deze niet beschikbaar is. Het doel is om de processen te testen, met name de criteria 2 en 3, evenals indicator 30. Een actie van beperkte duur is mogelijk, met aangepaste verwachtingen, waarbij bepaalde indicatoren gedeeltelijk worden gecontroleerd tijdens de eerste audit of worden uitgesteld tot de follow-upaudit. Voor langdurige opleidingen is het absoluut noodzakelijk dat de opleiding al is begonnen.

De gegevens die voorafgaand aan de uitvoering van een audit moeten worden overgelegd of ingediend, omvatten: 

- De contactgegevens van de organisatie (adres, Siren-nummer, vestigingen, enz.). 

- Het meest recente pedagogisch-financiële verslag (BPF), of de boekhoudkundige gegevens indien er geen BPF is.

- Het organigram met namen en functies, dat voor alle organisaties geldt. 

Als u bij de eerste audit een nieuwkomer was, is er tijdens de vervolgcontrole een extra audit van een halve dag voorzien. Deze bepaling geldt uitsluitend voor nieuwkomers bij de eerste audit en niet voor uitbreidingen van de categorie.

Volgens artikel 4 van het besluit van 6 juni 2019, zoals gewijzigd, betreffende de auditvoorwaarden, wordt de duur van de audit berekend op basis van de omzet die verband houdt met uw activiteiten als aanbieder van maatregelen die bijdragen aan de ontwikkeling van vaardigheden, het aantal betrokken vestigingen en het aantal categorieën maatregelen waarvoor u gecertificeerd wilt worden. 
De omzet die in aanmerking wordt genomen, komt overeen met het totale bedrag aan inkomsten uit de beroepsopleidingsactiviteit, zoals vermeld in het laatst ingediende pedagogisch en financieel verslag (BPF). 
Om de duur van de audit zo goed mogelijk af te stemmen op uw situatie, wordt het meest recente beschikbare pedagogisch-financiële verslag (BPF) verzameld vóór de eerste audit, vóór de toezicht- en verlengingsaudits, en vóór de audits voor uitbreiding naar een nieuwe categorie activiteiten.

De verlengingsaudit wordt uitgevoerd volgens dezelfde procedure als een eerste audit.
Deze is als volgt opgebouwd: 
- een openingsbijeenkomst;
- de controle van de indicatoren;
- het opstellen van de bevindingen;
- de afsluitende vergadering.
 Het omvat de controle van de corrigerende maatregelen die in het actieplan zijn vastgelegd om de tijdens de vorige toezichtsaudit geconstateerde afwijkingen aan te pakken, indien van toepassing. 

De certificering kan worden afgegeven zodra u binnen drie maanden corrigerende maatregelen hebt genomen, waardoor u onder de drempel van vijf kleine afwijkingen komt. 
Voor de resterende kleine afwijkingen stelt u een actieplan op dat u binnen de door de certificeringsinstantie vastgestelde termijn naar deze instantie stuurt en dat binnen zes maanden moet worden uitgevoerd. 
Tijdens de volgende audit wordt gecontroleerd of de corrigerende maatregelen zijn uitgevoerd. Als de kleine afwijking bij de volgende audit nog niet is verholpen, wordt deze geherclassificeerd als een grote afwijking waarvoor corrigerende maatregelen moeten worden genomen.

Als de documenten die bij het opstellen van het certificeringscontract zijn verstrekt en die zijn gebruikt om de verwachte duur van de audit vast te stellen, zijn gewijzigd, kan dit gevolgen hebben voor de duur van uw audit.
Het kan voorkomen dat de auditor op de dag van de audit zaken constateert die van invloed kunnen zijn op de aanvankelijk in het contract vastgelegde duur, met name:

- Een aantal vestigingen dat u zou hebben opgegeven en dat niet overeenkomt met de werkelijke situatie;

- Sinds de ondertekening van het contract hebt u een nieuw pedagogisch en financieel overzicht (BPF) ingediend, en de daarin vermelde omzet leidt tot een wijziging van de referentietranche (omzet < 150.000 €, 150.000 € ≤ omzet < 750.000 € en omzet ≥ 750.000 €); 

- U vraagt de certificering aan voor een andere categorie van activiteiten die bijdragen aan de ontwikkeling van vaardigheden. 

Deze factoren kunnen de duur van de audit positief of negatief beïnvloeden. Daarom moet de certificerende instantie rekening houden met deze bevindingen om de duur van de audit opnieuw te berekenen en, indien nodig, de duur van de audit aan te passen of een aanvullende audit te plannen om alle noodzakelijke aspecten te behandelen.

Ja. De verplichting om het certificaat op te hangen geldt voor alle vestigingen waarvan het adres op uw certificaat staat vermeld. Het certificaat moet ook op uw website worden vermeld. 

Als er geen website is, wordt een kopie verstrekt aan iedereen die daarom vraagt.

Voor alle vragen over het gebruik van het Qualiopi-logo kunt u de volgende drie referentiedocumenten raadplegen:

de huisstijlrichtlijnen van Qualiopi, 

de gebruiksrichtlijnen voor het Qualiopi-keurmerk, 

en het gebruiksreglement van Qualiopi. 

Deze documenten zijn u door uw certificeringsinstantie toegezonden en zijn beschikbaar op de website van het Ministerie van Arbeid. U vindt ze hier.

Nu ik Qualiopi heb, komt mijn aanbod dan in aanmerking voor het CPF?

Een certificering volgens het Nationaal Kwaliteitsreferentiekader is niet voldoende om uw aanbod in aanmerking te laten komen voor het CPF. Hiervoor moet het zijn opgenomen in het Nationaal Register van Beroepscertificeringen (RNCP) of in het Specifiek Register (RS). Vervolgens moet u zich registreren op EDOF.

Versie 8 van de leesgids bevat een aantal nieuwigheden: 

Het kader waarbinnen de certificering en de uitvoering van de audit plaatsvinden, beschreven in de inleiding;

De verwachtingen ten aanzien van de indicatoren van het referentiekader worden nader toegelicht (bijvoorbeeld indicator 2);

De eisen met betrekking tot certificerende opleidingen zijn aangescherpt (bijvoorbeeld indicatoren 1 en 5);

De voorbeelden van bewijsstukken die bij de indicatoren horen, zijn aangevuld en aangepast (bijvoorbeeld indicatoren 12, 18 en 30).

Indicator 12 met betrekking tot het beheer van uitvallers is voortaan uitsluitend van toepassing op opleidingen met een duur van meer dan 2 dagen.

Versie 9 van de leesgids, die van toepassing is vanaf 8 maart 2024, omvat versie 8 en aanvullende eisen met betrekking tot uitbesteding. Hier te raadplegen.

Als u een organisatie bent die niet over eigen bedrijfsruimten beschikt, bent u niet verplicht om het certificaat in de bedrijfsruimten op te hangen, aangezien u die per definitie niet heeft. De wetgever heeft deze eis echter ingesteld om ervoor te zorgen dat uw begunstigden snel en gemakkelijk kunnen achterhalen wie uw Qualiopi-certificeringsinstantie is.  U moet deze informatie dus voor hen beschikbaar houden.

Bij Normec CertUp, voorheen CertUp-Maïeutika, geven we waar mogelijk de voorkeur aan dezelfde auditor gedurende een certificeringscyclus. Mocht dit echter vanwege agendaredenen of andere omstandigheden niet mogelijk zijn, dan krijgt de ingezette auditor alle informatie over uw dossier ter beschikking, waaronder het vorige auditrapport en de vastgestelde afwijkingen en het bijbehorende actieplan, indien van toepassing.

Als u een bepaald type activiteit aan uw certificeringsgebied wilt toevoegen, moet u hiervoor een aanvraag bij ons indienen. Wij zullen dan een audit voor de uitbreiding van de activiteitscategorie inplannen. Hiervoor is het noodzakelijk dat er ten minste één actie heeft plaatsgevonden binnen dit nieuwe toepassingsgebied, met begunstigden, of door middel van de uitvoering van een ‘proefproject’.