Das 4-O-System: Was ist das?
Die Idee hinter dem 4-O-Ansatz besteht darin, die Ursache der festgestellten Nichtkonformität(en) zu ermitteln, eine vollständige Korrektur sicherzustellen und die Organisation so zu strukturieren, dass die Nichtkonformität(en) in Zukunft nicht mehr auftreten. Auf diese Weise wurde eine Verbesserung umgesetzt, die die Wahrscheinlichkeit eines erneuten Auftretens verringert. Dadurch wird die Korrekturmaßnahme strukturell und aus Sicht des Prüfers „ausreichend“, sodass die Zertifizierung schließlich doch erteilt werden kann.
Das 4-O-System besteht aus vier Schritten: Ursache, Umfang, Lösung und Umsetzbarkeit. Anhand eines separaten Auditformulars bewertet der Prüfer mithilfe dieses Systems, ob die Korrekturmaßnahme für jede Nichtkonformität ausreichend ist.
Schritt 1: Ursache
In diesem ersten Schritt erkundigt sich der Prüfer nach der Ursache der festgestellten Nichtkonformität. Erst wenn die Ursache der Nichtkonformität bekannt ist, können Sie gezielte Maßnahmen für die Zukunft ergreifen.
Um gezielte Maßnahmen zu ergreifen, damit der Fehler in Zukunft nicht mehr auftritt, ist es wichtig, dass Sie verstehen, wie die Nichtkonformität entstanden ist. Stellen Sie sich beispielsweise folgende Fragen:
- Liegt ein Fehler in der Software vor, der die Abweichung verursacht hat?
- Wurde die Abweichung durch eine falsche Softwareeinstellung verursacht?
- Ist die Abweichung auf eine fehlerhafte Dateneingabe (menschliches Versagen) zurückzuführen?
Schritt 2: Umfang
Im zweiten Schritt bestimmen Sie den Umfang: Wie schwerwiegend ist die Abweichung oder das Problem? Für den Prüfer kommt eine Abweichung oft erst bei einer Stichprobenprüfung ans Licht. Der Prüfer weiß zu diesem Zeitpunkt noch nicht, ob es sich um einen Einzelfall handelt oder ob die Nichtkonformität bereits häufiger aufgetreten ist. Dies muss das Unternehmen selbst nachweisen. Dem Prüfer muss mitgeteilt werden, welche weiteren Mitarbeiter an der Nichteinhaltung beteiligt waren und um welchen Betrag es sich handelt.
Schritt 3: Lösung
Da Sie nun die Ursache und den Umfang der festgestellten Nichteinhaltung kennen, können Sie diese effektiver angehen. Die Lösung muss sowohl vergangene als auch zukünftige Probleme berücksichtigen. Eine rückwirkende Lösung könnte beispielsweise darin bestehen, die korrekten Löhne nachträglich zu zahlen. Eine zukunftsorientierte Lösung umfasst die Umsetzung von Maßnahmen, um die Wahrscheinlichkeit eines erneuten Auftretens zu verringern.
Schritt 4: Umsetzung
In diesem letzten Schritt ist es wichtig zu überprüfen, ob die gewählte Lösung in Zukunft tatsächlich funktionieren wird. Tritt der Fehler beispielsweise danach erneut auf, hat die Lösung nicht funktioniert. In diesem Fall besteht das Ziel darin, das 4-O-Rahmenwerk erneut durchzugehen, bis die Lösung wirksam und nachhaltig ist. Auch hier kann der Inspektor Belege anfordern.
