Heeft u na een inspectie/audit te horen gekregen dat uw onderneming niet voldoet aan de norm, dan krijgt u de gelegenheid om deze tekortkoming te herstellen. Bijvoorbeeld een 3-maands minor moet binnen drie maanden in voldoende mate hersteld zijn. Als dat niet het geval is, dan wordt de 3-maands minor omgezet in een major.
Het idee achter de 4-O-systematiek is dat wordt nagegaan wat de oorzaak is van de geconstateerde afwijking(en), dat er een volledig herstel wordt uitgevoerd en dat de organisatie op een dusdanige wijze wordt ingericht dat de afwijking(en) in de toekomst niet meer zullen voorkomen. Er is dus een verbetering doorgevoerd waarbij de kans op herhaling wordt verkleind. Daarmee is het herstel structureel en voor de inspecteur ‘in voldoende mate’ zodat het keurmerk alsnog kan worden afgegeven.
De 4-O-systematiek kent 4 stappen: Oorzaak, Omvang, Oplossing en Operationaliteit. In een apart audit-formulier zal de inspecteur per afwijking via deze systematiek nagaan of het herstel voldoende is.
Bij deze eerste stap zal de inspecteur navragen wat de oorzaak is geweest van de geconstateerde afwijking. Want alleen als de oorzaak van de afwijking bekend is, kunt u gericht maatregelen treffen voor de toekomst.
Om gericht maatregelen te treffen zodat de fout in de toekomst wordt voorkomen, is het belangrijk dat u weet hoe de afwijking is ontstaan. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan de volgende vragen:
Bij de tweede stap bepaalt u wat de omvang is: hoe groot is de afwijking/het probleem? Voor de inspecteur komt een afwijking vaak tevoorschijn vanuit een steekproef. De inspecteur weet dan niet of het een incident betreft of dat de afwijking vaker heeft plaatsgevonden. Dit moet de onderneming zelf aantonen. Aan de inspecteur moet aangegeven worden bij welke werknemers de afwijking nog meer is voorgevallen en om welk bedrag het gaat.
Nu u weet wat de Oorzaak en de Omvang van de geconstateerde afwijking is, kunt u dit ook gerichter oplossen. De oplossing is enerzijds met terugwerkende kracht en anderzijds naar de toekomst toe. Een oplossing met terugwerkende kracht kan bijvoorbeeld zijn: alsnog het juiste loon betalen. En een oplossing naar de toekomst toe zijn de maatregelen die genomen worden om de kans op herhaling te verkleinen.
In deze laatste stap is het belangrijk dat u nagaat of de gekozen oplossing naar de toekomst toe echt werkt. Als de fout hierna bijvoorbeeld nog een keer voorkomt, dan heeft de oplossing dus niet gewerkt. Op dat moment is het de bedoeling de 4-O-systematiek nogmaals langs te gaan net zo lang tot dat de oplossing wel effectief en structureel is. Ook hier kan de inspecteur vragen om een onderbouwing.
Neem contact op met onze specialist
Een inspectie kan voor een onderneming een spannend moment zijn. Zeker als het een eerste inspectie is. Door duidelijk en transparant te zijn, kunnen we als inspectie-instelling hopelijk wat van die spanning wegnemen. Daarom leest u in dit artikel het antwoord op de vijf meestgestelde vragen aan onze NEN 4400-1 inspecteurs.
Per 13 februari 2023 zijn onze inspecteurs gestart met het toetsen op de herziene SNA norm. Het belangrijkste doel van deze herziening is om te komen tot een meer risicogerichte aanpak. Ondernemingen die niet onder de overgangsregeling vallen en qua geboortedata vanaf 13 februari op de nieuwe norm getoetst moeten worden, zijn in het afgelopen half jaar dan ook door ons geïnspecteerd.
Met ingang van de herziene SNA norm per 13-2-2023 is er ook sprake van een aanscherping op het gebied van het inlenen (en doorlenen) van personeel en het uitbesteden van werk. In dit artikel zetten we de aangescherpte voorwaarden op een rij.
Per 1 juli 2022 zijn een aantal normwijzigingen voor het SNA-keurmerk doorgevoerd voor zowel NEN4400-1 als NEN4400-2. Het gaat om drie aanpassingsrapporten en het intrekken van een interpretatierapport. Hieronder gaan we dieper in op de wijzigingen en wat deze voor u betekenen.
De Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA) heeft tijdens controles in 2023 veel fouten aangetroffen op het gebied van het vaststellen van de identiteit van werknemers aan de hand van geldige identiteitsdocumenten. In een groot aantal gevallen waren de documenten verlopen, vervalst, niet geldig of werd de identiteit überhaupt niet vastgelegd. Dit blijkt uit een rapport van de NLA.
Blijf op de hoogte van het laatste nieuws, exclusieve updates en waardevolle inzichten.
