De vijf meestgestelde vragen aan onze NEN 4400-1 inspecteurs
Een inspectie kan voor een onderneming een spannend moment zijn. Zeker als het een eerste inspectie is. Door duidelijk en transparant te zijn, kunnen we als inspectie-instelling hopelijk wat van die spanning wegnemen. Daarom leest u in dit artikel het antwoord op de vijf meestgestelde vragen aan onze NEN 4400-1 inspecteurs.
Vraag 1: “Het was altijd goed en nu krijg ik een afwijking, hoe kan dit?”
Een afwijking opnemen doen wij niet zomaar, maar met als doel ervoor te zorgen dat de kwaliteit van uw administratie nog beter wordt en om diverse risico’s te beperken. Wij als inspecteurs zijn dagelijks bezig met de materie en dan met name met de normen en interpretaties daarvan. Voor ons is het dus gesneden koek, maar de wet- en regelgeving wijzigt voortdurend. Daarbij wordt er door ondernemers wel eens iets over het hoofd gezien. Normen wijzigen namelijk regelmatig. Zo kan het zijn dat een normartikel verdwijnt, maar ook dat er een nieuw normartikel voor in de plaats komt waar in het verleden geen toetsing op heeft plaatsgevonden. Het nieuwe of gewijzigde artikel zou tot een afwijking kunnen leiden.
Ook komt het voor dat een normartikel niet is gewijzigd, maar dat er, door aangepaste wet- en regelgeving of uitspraken op juridisch of belastingtechnisch vlak, een interpretatieverschil is geweest. Zodra het interpretatieverschil bij een harmonisatieoverleg* is besproken en er een eenduidige uitleg over het normartikel is, kan het voorkomen dat de manier van toetsing wijzigt en u een afwijking krijgt op een normartikel dat in het verleden is goedgekeurd.
*Een harmonisatieoverleg is een overleg om mogelijke knelpunten / interpretatievraagstukken die vanuit de inspecties op basis van de NEN 4400-1, NEN 4400-2 en/of het vigerende Handboek Normen zijn ontstaan, te bespreken om vervolgens te komen tot een eenduidig standpunt.
Vraag 2: “Hoe zit het met zzp’ers en de NEN-normering?”
We merken dat hier veel onduidelijkheid over is bij ondernemingen. De normartikelen rondom zzp’ers zijn de afgelopen jaren veelvuldig gewijzigd, terwijl de wetgeving rondom zzp’ers (Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties) vrijwel gelijk is gebleven.
In het verlengde hiervan horen we vaak: ‘Waarom is de norm strenger dan de wet?’ De wet is in dit geval de ondergrens waaraan je moet voldoen om het keurmerk te mogen dragen. Daarnaast wil de Stichting Normering Arbeid (SNA) zich onderscheiden van de wet en meer zekerheid inbouwen omtrent de keten- en inlenersaansprakelijkheid. Om die reden zijn enkele normartikelen ingevoerd die strenger zijn dan (de uitvoering en/of handhaving van) de wet. Om de administratie rondom de zzp’ers goed in te regelen voor de NEN-normering, kan het voorkomen dat u dus aan strengere eisen moet voldoen.
Vraag 3: “Heb ik het gehaald?”
Na afloop van de inspectie komt vaak de vraag: Heb ik het gehaald? Als het een eerste inspectie betreft voor de onderneming, dan kan de inspecteur op dat moment inderdaad zeggen of de onderneming is geslaagd en op korte termijn in het register opgenomen zal worden. De inspecteur zal daarbij wel een voorbehoud maken in het kader van het vier-ogen principe. Iedere inspectie wordt gereviewd door een collega.
Wanneer het een onderneming betreft die al gecertificeerd is, dan ligt het iets anders. Deze is namelijk gecertificeerd, totdat wij melden bij de SNA dat een onderneming niet meer aan de gestelde eisen voldoet. Daar gaat een heel traject aan vooraf. Eerst vindt er een reguliere inspectie plaats en als daar bepaalde afwijkingen uit voortkomen, krijgt de onderneming de mogelijkheid om deze binnen het vastgestelde termijn te herstellen. Indien dit herstel niet of niet correct gebeurt, dan kan dit leiden tot een schorsing in het register. Als daaropvolgend wederom geen correct herstel wordt doorgevoerd, dan zal dit uiteindelijk kunnen leiden tot een doorhaling uit het register.
Vraag 4: “Hoelang duurt de inspectie?”
Aan de hand van de omvang en complexiteit van de inspectie en de snelheid en volledigheid van de oplevering van gevraagde stukken, wordt de tijdsspanne bepaald. Dit is bij aanvang van de inspectie niet altijd eenduidig te bepalen. Gedurende de dag zal blijken of er wel of geen bijzonderheden aanwezig zijn waar extra tijd en aandacht aan besteed dient te worden. We zijn in principe pas klaar met een inspectie als we alle onderliggende stukken hebben ontvangen die nodig zijn om een goed oordeel te kunnen vellen, deze stukken hebben beoordeeld en hebben verwerkt in ons dossier. De ene keer gaat het sneller en de andere keer duurt het iets langer. Bijvoorbeeld bij het constateren van een ‘fout’ dient de steekproef uitgebreid te worden met als doel of de betreffende fout een incident is (en dus geen afwijking) of dat het vaker voorkomt en daarmee wel een afwijking is.
Vraag 5: “Hoe weet ik zeker dat mijn gegevens niet in verkeerde handen vallen, nu er (vanwege corona) op afstand wordt geïnspecteerd en ik alles moet opsturen?”
Voorafgaand aan de inspectie stuurt de inspecteur u een link naar een beveiligde en afgeschermde SharePoint omgeving. Dit is een omgeving waar alleen u en de inspecteur toegang tot hebben. Verder beschikt deze omgeving over een erkend beveiligingscertificaat en voldoet daarmee aan strikte beveiligingsvoorwaarden. Door het gebruik van SharePoint voorkomen wij tevens dat er Persoonsgegevens gedeeld worden via e-mails. Verder mag de inspecteur geen bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN-nummers, opslaan in uw dossier. Dit wordt nogmaals getoetst door een reviewer na afloop van een inspectie en is onderdeel van onze interne audits. Hiermee hanteren wij te allen tijde het vierogen-principe waarmee we voldoen aan de AVG wetgeving en geheimhouding.
Zodra de inspectie is afgerond en het inspectierapport naar de SNA is verstuurd, zal de inspecteur de SharePoint omgeving leegmaken. Het kan daardoor overkomen alsof we bij iedere inspectie opnieuw om uw gegevens vragen, maar dat heeft mede te maken met de AVG wetgeving en de vereisten vanuit de norm.
