Wichtiges Update: elektronische Unterschriften
Das Finanzamt ist auf die jüngste Änderung im Lohnsteuerhandbuch 2024 (Oktoberfassung) zur elektronischen Unterschrift zurückgekommen. Im Gegensatz zu früheren Berichten wird die fortgeschrittene elektronische Signatur (AES) bei der Unterzeichnung von Lohnsteueranmeldungen weiterhin zulässig sein.
Das bedeutet, dass die gängigen E-Signatur-Tools, die eine AES-Signatur erzeugen, einfach rechtsgültig bleiben. Eine Umstellung auf die schwerere qualifizierte elektronische Signatur (QAES) ist daher nicht zwingend erforderlich. Dies hat das Finanzamt in einem Update bestätigt.
Was bedeutet das für die Praxis?
- Die AES-Signatur ist weiterhin zulässig.
- Unternehmen müssen daher ihre derzeitigen Verfahren zur elektronischen Unterzeichnung von Lohnsteuerbescheinigungen nicht sofort umstellen.
- Die bisher angekündigte strikte Unterscheidung zwischen den Signaturtypen wird entfallen.
Auswirkungen auf Kontrollen und den SNA-Standard
Normec VRO führt Inspektionen im Rahmen des SNA-Gütesiegels durch und wird diese Änderung in der kommenden Harmonisierungssitzung der Stichting Normering Arbeid (SNA) am 26. Juni diskutieren . Wir werden Sie selbstverständlich über die Ergebnisse und eventuelle Folgen für die Inspektionen und die Bewertung von Aussagen im Rahmen der SNA-Norm auf dem Laufenden halten.
Die drei Arten von elektronischen Signaturen erklärt
- Gewöhnliche elektronische Signatur (ES)
Eine einfache digitale Signatur, z. B. eine eingescannte Unterschrift oder ein angekreuztes Kästchen. Sie ist leicht zu fälschen und rechtlich am wenigsten stark. - Fortgeschrittene elektronische Signatur (AES)
Diese Signatur hat höhere Anforderungen als die gewöhnliche Variante. Der Unterzeichner muss identifizierbar sein und es muss klar sein, dass die Unterschrift tatsächlich von dieser Person stammt. Auch die Integrität des Dokuments muss gewährleistet sein. Dies geschieht oft über einen Benutzernamen, ein Passwort, einen eindeutigen Code oder ein Zertifikat. - Qualifizierte elektronische Signatur (QAES)
Diese Variante wird mit einem qualifizierten Gerät und Zertifikat eingesetzt, erfüllt die Anforderungen der eIDAS-Verordnung und ist in allen EU-Mitgliedstaaten einer handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt.
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