Foire aux questions Qualiopi

Pour bien vous préparer à un audit, vous pouvez : 

- Identifier vos éléments de preuves en amont, déterminer où ils sont stockés et qui en est responsable. 

- Capitaliser sur les constats d’audits précédents, sur la base des rapports d’audits ou de contrôle que vous avez pu avoir. 

- Réaliser un audit avant la venue de l’auditeur, sur la base des mêmes pratiques. 

- Définir un plan d’action. 

Pour un organisme qui ne s’est jamais présenté à un audit initial, Normec CertUp, anciennement CertUp-Maïeutika propose un pré-audit. En suivant ces étapes, vous vous préparez de manière proactive à l'audit, renforçant la qualité de vos processus et de vos preuves tout en favorisant une culture d'amélioration continue.

L’audit de renouvellement doit être programmé suffisamment en amont pour permettre la réalisation de l’audit avant la date d’échéance du certificat et dans des délais compatibles avec la levée, avant échéance du certificat, des non-conformités majeures éventuelles (pour rappel, le délai de traitement des non-conformités majeures est de trois mois, puis l’organisme certificateur dispose d’un délai d’un mois pour le vérifier et prendre sa décision). Idéalement entre 9 et 4 mois avant la date de fin du certificat. 

Pour y répondre, 3 questions sont à se poser :  

- Sur ce lieu, votre organisme a-t-il une activité, qu’elle soit partielle ou totale : ingénierie, administratif, commercial, formation, avec ou sans accueil de public… ? 

- A cette adresse, y a-t-il, de façon permanente, du personnel CDD/CDI de l’organisme ? 

- Si oui, les contrats de travail mentionnent-il cette adresse comme lieu d’exécution des contrats, même à temps partiel et quel que soit le temps de présence ? 

- Si la réponse est « oui » à ces trois questions, alors ce lieu est un site au regard de Qualiopi. 

Si vous êtes un organisme de formation et que vous confiez des missions à un formateur, Oui, ce dernier est votre sous-traitant. 
Dans le contexte de la certification Qualiopi, le formateur externalisé occupe une position cruciale. En sa qualité de spécialiste de la formation, il a pour mission de fournir un enseignement dans le respect des exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Cela requiert non seulement une expertise dans son domaine d'enseignement, mais également une compréhension approfondie des critères de Qualiopi et la capacité à les intégrer de manière effective dans sa méthodologie pédagogique. 
Il est alors de votre responsabilité du donneur d’ordre de vous en assurer. 

Non. L’article L. 6316-1 du code du travail dispose que les prestataires mentionnés à l’article L. 6351-1, c’est-à-dire les organismes enregistrés auprès de la DREETS, sont certifiés en cas de financement public ou mutualisés. La certification Qualiopi est donc bien rattachée au numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité. Le certificat Qualiopi délivré à un organisme multi-sites comporte le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité de l’organisme, son numéro SIREN et les adresses des sites. Par conséquent, un réseau d’entités disposant chacune d’un numéro d’enregistrement ne correspond pas à ce cas de figure et ne peut être qualifié d’organisme multi-sites dans le cadre de la certification Qualiopi. 

Vous pouvez disposer, pour mettre en œuvre votre activité, de plusieurs sites. Dans ce cas, pour être qualifié d’organisme multi-sites, la présence permanente de personnel est requise sur chacun des sites et vous devrez mettre en place une organisation vous permettant de répondre aux exigences fixées par l’article 6 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail.  
Il vous appartient de faire la démonstration, auprès de l’organisme certificateur, que vous remplissez ces différents critères. 

Dans le cas d’un organisme monosite qui s’étend et devient multi-sites, il sera nécessaire de procéder à un nouvel audit initial.  
En effet, l’organisme doit être audité pour vérifier qu’il répond aux critères d’un organisme multi-sites, notamment concernant le rôle de la fonction centrale. L’audit devra respecter les modalités d’audit d’un organisme multi-sites (audit de la fonction centrale et échantillonnage des sites). Après ce nouvel audit initial, un nouveau certificat sera émis, avec une nouvelle date de validité et la mention des sites. 

La notion de « personnel permanent » implique la présence continue de personnel sur un site. Cette présence peut se matérialiser par des contrats à durée déterminée (CDD) ou indéterminée (CDI), à temps plein ou à temps partiel, sans limitation. Elle peut concerner tout ou partie des activités de l'organisme.

Oui, si le personnel fait l’objet d’un contrat de travail dont l’exécution se fait sur ce site, à mi-temps ou à temps partiel. Il est alors considéré comme personnel permanent de l’organisme candidat à la certification sur ce site. 

Oui, l’audit de surveillance des organismes multi-sites obéit aux mêmes règles que celui des organismes mono-sites. L’audit de surveillance doit être réalisé sur site si l’audit initial a été réalisé à distance, conformément aux arrêtés du 24 juillet 2020, du 7 décembre 2020 et du 30 décembre 2021. 

La durée de l’audit se calcule en fonction du chiffre d’affaires relatif à l’activité de prestataire d’actions concourant au développement des compétences.  
Si vous êtes nouvellement créé, n’ayant pas encore transmis de bilan pédagogique et financier (BPF) à l’administration, vous devrez fournir un document indiquant le montant des produits perçus par catégorie de financeur relatifs à l’activité de prestataire d’actions concourant au développement des compétences, pour permettre d’établir votre chiffre d’affaires.  
Vous établirez ce document à partir de vos données comptables, qui pourront faire l’objet d’une vérification sur place le jour de l’audit (comparaison entre le montant des produits déclarés à l’organisme certificateur et les produits inscrits en comptabilité). 

Conformément à l’article 9 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit, l’audit d’extension de la certification sur une nouvelle catégorie d’actions peut intervenir à tout moment du cycle. Il vous est donc possible de réaliser l’audit d’extension en parallèle de l’audit de surveillance. Cependant, les durées prévues par l’arrêté pour chaque audit doivent être respectées.  

💡 Les deux audits ont un objet différent et relèvent de deux décisions indépendantes l’une de l’autre (vous pouvez peut ainsi voir votre certification maintenue à la suite de l’audit de surveillance tout en vous voyant refuser l’extension de votre certification à une nouvelle catégorie d’actions). 

L'article 4 de l'arrêté du 6 juin 2019 stipule des durées d'audit globales sans imposer une répartition spécifique entre la fonction centrale et les différents sites.  
Par conséquent, l'organisme certificateur a la liberté de répartir cette durée en fonction des objectifs de l'audit, éventuellement en allouant plus d'une demi-journée par site.

Lors de l’audit de surveillance, l’organisme certificateur procède au moins à la revue des indicateurs suivants :  

- les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial 

- les indicateurs ne pouvant donner lieu qu’à des non-conformités majeures, applicables à l’organisme audité (indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32) ;  

- les indicateurs 1, 17, 19, et, pour les organismes concernés, l’indicateur 3 ;  

- Si vous avez bénéficié de conditions de durée aménagées à l’audit initial, les indicateurs n’ayant pas été vérifiés à l’audit initial, sont applicables.  

Si vous avez été audité en tant que nouvel entrant à l’audit initial, l’ensemble des indicateurs sont vérifiés. 

Un nouvel entrant est défini comme un organisme proposant une catégorie d'action dans sa première année d'activité, indépendamment du volume d'activité. Il peut également s'agir d'un organisme qui était inactif pendant au moins un an. Le document de référence pour cette définition est le BPF (Bilan Pédagogique et Financier). 

Si vous êtes un organisme nouvel entrant souhaitant vous présenter à l'audit Qualiopi sans avoir encore effectué de prestation, il est requis de réaliser une 'action pilote'.  
Cette action doit être une mise en situation réelle impliquant un public physique, différent du public cible si celui-ci n'est pas mobilisable. Elle vise à tester les processus, notamment les critères 2 et 3, ainsi que l'indicateur 30. Une action de durée réduite est envisageable, avec des attentes adaptées, comprenant une vérification partielle de certains indicateurs à l'audit initial ou reportée à l'audit de surveillance. Pour les formations longues, il est impératif que la formation ait déjà débuté. 

Les éléments à présenter ou déposer en amont de la réalisation d'un audit comprennent:  

- Les coordonnées de l'organisme (adresse, Siren, sites, etc.).  

- Le dernier Bilan Pédagogique et Financier (BPF), ou les éléments comptables en l'absence de BPF. 

- L’organigramme nominatif et fonctionnel, applicable à tous les organismes.  

Si vous étiez nouvel entrant à l'audit initial, une demi-journée d'audit supplémentaire est prévue lors de l'audit de surveillance. Cette disposition s'applique uniquement aux nouveaux entrants à l'audit initial et non aux extensions de catégorie. 

Selon l'article 4 de l'arrêté du 6 juin 2019, amendé et relatif aux modalités d'audit, la durée de l'audit est calculée en fonction du chiffre d'affaires lié à votre activité de prestataire d'actions contribuant au développement des compétences, du nombre de sites concernés, et du nombre de catégories d'actions pour lesquelles vous souhaitez être certifié.  
Le chiffre d'affaires pris en compte correspond au montant total des produits générés par l'activité de formation professionnelle, tel qu'indiqué dans le dernier bilan pédagogique et financier (BPF) transmis.  
Afin d'ajuster au mieux la durée de l'audit à votre situation, le dernier bilan pédagogique et financier (BPF) disponible est collecté avant l'audit initial, avant les audits de surveillance et de renouvellement, ainsi qu'avant les audits d'extension à une nouvelle catégorie d'actions. 

L'audit de renouvellement est réalisé conformément au déroulement d'un audit initial. 
Il se décompose de la manière suivante :  
- une réunion d’ouverture ; 
- la vérification des indicateurs ; 
- la finalisation des constats ; 
- la réunion de clôture. 
 Il intègre la vérification des actions correctives définies au plan d'action pour traiter les non-conformités détectées lors de l'audit de surveillance précédent, le cas échéant.  

La certification pourra être délivrée dès lors que vous aurez mis en œuvre des actions correctives dans un délai de trois mois, vous permettant de passer sous le seuil des cinq non-conformités mineures.  
Pour les non-conformités mineures restantes, vous établissez un plan d’action que vous adressez à l’organisme certificateur dans le délai fixé par ce dernier et qui doit être mis en œuvre dans un délai de six mois.  
La vérification de la mise en œuvre des actions correctives est faite à l’audit suivant. Si la non-conformité mineure n’est pas levée à l’audit suivant, elle est requalifiée en non-conformité majeure nécessitant la mise en œuvre d’actions correctives. 

Si les documents fournis lors de l'établissement du contrat de certification et qui ont servi à établir la durée prévue de l'audit ont été modifié, alors la durée de votre audit peut être impactée. 
Il peut arriver que le jour de l'audit, l’auditeur identifie des éléments susceptibles d'affecter la durée initialement prévue au contrat, notamment : 

- Un nombre de sites que vous auriez déclaré et qui ne serait pas conforme à la situation réelle ; 

- Depuis la signature du contrat, vous avez transmis un nouveau bilan pédagogique et financier (BPF), et le chiffre d'affaires indiqué sur ce bilan entraîne une modification de la tranche de référence (CA < 150 000 €, 150 000 € ≤ CA < 750 000 € et CA ≥ 750 000 €) ;  

- Vous demandez la certification pour une catégorie d'actions concourant au développement des compétences différente.  

Ces éléments peuvent influencer positivement ou négativement la durée de l'audit. Par conséquent, l'organisme certificateur doit prendre en compte ces constatations pour recalculer la durée de l'audit et, au besoin, ajuster la durée de l'audit ou planifier un audit complémentaire afin de couvrir la totalité des aspects nécessaires. 

Oui. L’obligation d’affichage du certificat vaut pour l’ensemble des sites dont l’adresse figure sur votre certificat.  Le certificat doit également figurer sur votre site internet.  

En cas d’absence de site internet, une copie est communiquée à toute personne qui en fait la demande. 

Pour toute question relative à l'utilisation du logo Qualiopi, les trois documents de référence à consulter sont : 

la charte graphique Qualiopi,  

la charte d'usage de la marque de garantie Qualiopi,  

et le règlement d'usage Qualiopi.  

Ces éléments vous ont été adressés par votre certificateur, et sont accessibles sur le site du Ministère du Travail. À retrouver ici.  

Maintenant que j’ai Qualiopi, mon offre est-elle éligible au CPF ? 

Être certifié au Référentiel National Qualité ne suffit pas pour rendre votre offre éligible au CPF. Pour cela, elle doit être inscrite au Répertoire National des Certifications Professionnelles (RNCP) ou au Répertoire Spécifique (RS). Vous devrez ensuite vous inscrire sur EDOF.  

La version 8 du guide de lecture apporte avec elle des nouveautés :  

Le cadre dans lequel s’inscrit la certification et la conduite de l’audit, décrits dans le préambule ; 

Les attendus des indicateurs du référentiel sont explicités (exemple indicateur 2) ; 

Les exigences en matière de formations certifiantes sont renforcées (exemple indicateurs 1 et 5) ; 

Les exemples de preuves associés aux indicateurs sont complétés et ajustés (exemple indicateurs 12, 18 et 30). 

L’indicateur 12 relatif à la gestion des abandons s’applique dorénavant uniquement aux formations d’une durée supérieure à 2 jours. 

La V9 du guide de lecture applicable au 8 mars 2024 intègre la V8 et des exigences supplémentaires au regard de la sous-traitance. À consulter ici. 

Si vous êtes un organisme ne disposant pas de locaux en propre, vous n’êtes pas tenus à l’obligation d’affichage du certificat dans les locaux puisque par définition vous n’en avez pas. Cependant, la démarche du législateur dans cette exigence est que vos bénéficiaires, puissent savoir rapidement et facilement qui est votre certificateur Qualiopi.  Vous devez donc tenir cette information à sa disposition. 

Dans la mesure du possible, chez Normec CertUp, anciennement CertUp-Maïeutika, nous privilégions le même auditeur sur un cycle de certification. Si toutefois, pour des raisons d’agenda ou autre impératif, cela n’est pas possible, alors l’auditeur qui sera mobilisé aura à sa disposition l’ensemble des éléments concernant votre dossier, dont le précédent rapport d’audit et les non-conformités identifiées et leur plan d’action, le cas échéant. 

Si vous souhaitez ajouter une typologie d’activité à votre périmètre de certification, vous devez nous en faire la demande, et nous programmerons alors un audit d’extension de catégorie d’activité. Il faudra pour cela qu’au moins une action ait eu lieu, sur ce nouveau périmètre, avec des bénéficiaires, ou par le biais de la réalisation d’une « action-pilote ».