Cinq questions aux inspecteurs NEN 4400-1

Les cinq questions les plus fréquemment posées à nos inspecteurs NEN 4400-1

Une inspection peut être un moment passionnant pour une entreprise. Surtout s'il s'agit d'une première inspection. En faisant preuve de clarté et de transparence, nous, en tant qu'organisme d'inspection, pouvons espérer réduire cette tension. C'est pourquoi vous trouverez dans cet article la réponse aux cinq questions les plus fréquemment posées à nos inspecteurs NEN 4400-1.

Question 1 : "C'était toujours bon et maintenant j'ai un écart, comment est-ce possible ?"

L'enregistrement d'un écart n'est pas quelque chose que nous faisons sans raison, mais dans le but de garantir que la qualité de votre administration est encore meilleure et de réduire les différents risques. En tant qu'inspecteurs, nous sommes confrontés quotidiennement à cette question, en particulier aux normes et à leurs interprétations. Pour nous, c'est donc une évidence, mais les lois et les règlements évoluent constamment. Dans ce processus, les entrepreneurs oublient parfois des choses. En effet, les normes changent régulièrement. Un article de norme peut disparaître, mais il peut aussi être remplacé par un nouvel article de norme qui n'a pas été évalué dans le passé. Le nouvel article ou l'article modifié peut donner lieu à une dérogation.

Il arrive également qu'un article normatif n'ait pas été modifié, mais qu'il y ait eu une différence d'interprétation en raison de lois et de règlements modifiés ou de décisions juridiques ou fiscales. Une fois que la différence d'interprétation a été discutée lors d'une réunion d'harmonisation* et qu'il existe une explication unifiée de l'article standard, la méthode d'évaluation peut changer et vous pouvez obtenir un écart par rapport à un article standard approuvé dans le passé.

*Une consultation d'harmonisation est une consultation visant à discuter des éventuels goulets d'étranglement/problèmes d'interprétation résultant des inspections basées sur la NEN 4400-1, la NEN 4400-2 et/ou le manuel des normes en vigueur, afin de parvenir à une position sans ambiguïté.

Question 2 : "Qu'en est-il des zzp'ers et des normes NEN ?"

Nous constatons qu'il y a beaucoup de confusion à ce sujet parmi les entreprises. Les articles normatifs relatifs aux travailleurs indépendants ont souvent changé ces dernières années, alors que la législation relative aux travailleurs indépendants (loi sur la déréglementation de l'évaluation des relations de travail) est restée pratiquement inchangée.

C'est pourquoi nous entendons souvent dire : "Pourquoi la norme est-elle plus stricte que la loi ?" Dans ce cas, la loi est la limite inférieure à laquelle vous devez vous conformer pour porter le poinçon. En outre, la Stichting Normering Arbeid (SNA) souhaite se démarquer de la loi et apporter plus de certitude en ce qui concerne la responsabilité de la chaîne et du loueur. C'est pourquoi certains articles standard ont été introduits, qui sont plus stricts que (la mise en œuvre et/ou l'application de) la loi. Par conséquent, afin d'organiser correctement l'administration des indépendants pour les normes NEN, il se peut que vous deviez répondre à des exigences plus strictes.

Question 3 : "Ai-je réussi ?"

Après l'inspection, la question qui revient souvent est la suivante : ai-je réussi ? S'il s'agit d'une première inspection pour l'entreprise, l'inspecteur peut effectivement dire à ce moment-là si l'entreprise a réussi et si elle sera inscrite au registre dans un avenir proche. Toutefois, l'inspecteur devra faire une mise en garde en vertu du principe des quatre yeux. Chaque inspection est examinée par un collègue.

S'il s'agit d'une entreprise déjà certifiée, la situation est légèrement différente. Elle est certifiée jusqu'à ce que nous signalions au SCN qu'une entreprise ne répond plus aux exigences. Tout un processus précède cette démarche. Tout d'abord, une inspection régulière a lieu et si elle révèle certains écarts, l'entreprise a la possibilité d'y remédier dans le délai imparti. Si l'entreprise n'y remédie pas ou pas correctement, elle peut être suspendue du registre. Si l'action corrective ultérieure n'est à nouveau pas exécutée correctement, elle peut conduire à la radiation du registre.

Question 4 : "Combien de temps durera l'inspection ?"

La durée de l'inspection est déterminée en fonction de sa portée et de sa complexité, ainsi que de la rapidité et de l'exhaustivité de la fourniture des documents demandés. Celle-ci ne peut pas toujours être déterminée sans équivoque au début de l'inspection. Au cours de la journée, il apparaîtra clairement s'il existe ou non des particularités qui nécessitent plus de temps et d'attention. En principe, nous ne terminons pas une inspection tant que nous n'avons pas reçu tous les documents sous-jacents nécessaires à un jugement correct, que nous n'avons pas évalué ces documents et que nous ne les avons pas intégrés dans notre dossier. Parfois, les choses vont plus vite, parfois elles prennent un peu plus de temps. Par exemple, lorsqu'une "erreur" est constatée, l'échantillon doit être élargi afin de déterminer si l'erreur en question est un incident (et donc pas une anomalie) ou si elle se produit plus souvent et constitue donc une anomalie.

Question 5 : "Comment puis-je être sûr que mes données ne tomberont pas entre de mauvaises mains, maintenant que les inspections sont effectuées à distance (à cause de Corona) et que je dois tout envoyer ?"

Avant l'inspection, l'inspecteur vous enverra un lien vers un environnement SharePoint sécurisé et protégé. Il s'agit d'un environnement auquel seuls l'inspecteur et vous-même avez accès. En outre, cet environnement dispose d'un certificat de sécurité reconnu et répond donc à des exigences strictes en matière de sécurité. L'utilisation de SharePoint permet également d'éviter que des données à caractère personnel ne soient communiquées par courrier électronique. En outre, l'inspecteur ne peut pas stocker dans votre dossier des données personnelles particulières, telles que les numéros BSN. Ce point est à nouveau vérifié par un réviseur après une inspection et fait partie de nos audits internes. Nous appliquons ainsi en permanence le principe des quatre yeux, ce qui nous permet de respecter la législation AVG et la confidentialité.

Une fois l'inspection terminée et le rapport d'inspection envoyé au SNA, l'inspecteur vide l'environnement SharePoint. Cela peut donner l'impression que nous vous redemandons vos données à chaque inspection, mais c'est en partie dû à la législation AVG et aux exigences de la norme.