Qu'implique le régime d'extraterritorialité et quels en sont les avantages ?

En quoi consiste le régime de l'indemnité extraterritoriale et quels en sont les avantages ?

Le régime des coûts extraterritoriaux, mieux connu sous le nom de régime des ET, joue un rôle important dans le secteur du travail temporaire. Il permet aux entreprises de travail temporaire d'échanger les salaires imposables des travailleurs migrants contre un remboursement non imposable des frais supplémentaires, tels que les doubles frais de logement et les frais de déplacement supplémentaires. Ce système peut apporter des avantages financiers à la fois à l'employeur et à l'employé, mais il implique également un ensemble complexe de conditions et de règles strictes. Les autorités fiscales et les parties à la convention collective contrôlent rigoureusement le respect du régime de l'ET. Des dispositions spécifiques sont également incluses dans les conventions collectives de l'ABU et de la NBBU. Nous décrivons ci-dessous le règlement relatif à la FE et les conditions à remplir.

Qu'est-ce que le règlement ET ?

Le règlement ET est un règlement contenu dans la convention collective des travailleurs temporaires et s'applique aux travailleurs migrants travaillant aux Pays-Bas. Elle s'applique aux travailleurs migrants qui travaillent aux Pays-Bas. Il faut respecter à la fois le droit du travail et les règles fiscales. La "Convention conclue entre les autorités fiscales et le secteur du travail temporaire" (renouvelée le 6 juin 2024) donne une interprétation pratique du régime.

Le régime permet le remboursement en franchise d'impôt des frais supplémentaires liés au séjour du salarié aux Pays-Bas, tels que les frais de double hébergement et les frais de voyage vers et depuis le pays d'origine (heimreise ou congé dans le pays d'origine). Le principe est qu'une partie du salaire imposable est convertie en un remboursement exonéré d'impôt ou en une prestation en nature, ce qui se traduit par un gain net pour le salarié. En outre, les dépenses de l'employeur peuvent diminuer en cas d'application du régime de l'ET.

Quelles sont les règles à respecter ?

Il est important de savoir que les agences de travail temporaire doivent respecter deux catégories de règles : les règles fiscales de la convention entre l'administration fiscale et le secteur du travail temporaire, et les règles supplémentaires de la convention collective des travailleurs temporaires. La convention, mise à jour en 2024 et basée sur la loi sur l'impôt sur les salaires, est la ligne directrice pour l'application du régime de l'ET.

Elle réglemente notamment les conditions permettant de déterminer si un travailleur temporaire peut être considéré comme un travailleur ET. Pour ce faire, la convention offre deux options : soit l'entreprise remplit les six conditions, soit elle peut rendre cela plausible en utilisant la doctrine de la preuve libre. Les six conditions d'utilisation du régime ET sont les suivantes :

1. Liste de recrutement : Elle contient les détails des travailleurs temporaires recrutés qui viennent travailler temporairement aux Pays-Bas. Des données importantes telles que le nom complet, la date de naissance et l'adresse de résidence à l'étranger du travailleur temporaire doivent y figurer. Les coordonnées de l'établissement du bureau de recrutement et de l'agence de travail intérimaire néerlandaise sont également mentionnées. Ce document doit être soigneusement conservé dans les registres (de paie).
2. Travailleur intérimaire recruté dans le pays de résidence : le travailleur intérimaire doit avoir été recruté dans le même pays que son adresse de résidence ou dans la région environnante.
3. Conditions du contrat de travail : le contrat de travail doit mentionner l'adresse de résidence à l'étranger, être régi par le droit néerlandais et contenir une clause d'intérim ou être conclu pour une durée déterminée. Un contrat de travail à durée indéterminée est également autorisé, à condition qu'il fasse directement suite à un contrat de travail antérieur comportant une clause d'agence ou une durée déterminée et qu'il remplisse toutes les autres conditions.
4. Échange d'avenant : un avenant doit prévoir l'échange du salaire imposable contre l'indemnité ou la mise à disposition non imposée.
5. Obligation de proposer une assurance maladie : L'agence de travail intérimaire doit proposer une assurance maladie néerlandaise pendant la période de travail intérimaire.
6. Liste des occupants ou enregistrement des transports : Pendant la période de travail temporaire, l'agence de travail temporaire doit fournir un logement (liste des résidents*) et/ou un transport depuis et vers le pays d'origine du travailleur temporaire (enregistrement du transport**).

*La liste des occupants recense les travailleurs intérimaires pour lesquels un logement a été prévu pendant la période de travail intérimaire. Elle comprend au moins le nom complet du travailleur intérimaire, sa date de naissance, son BSN et son adresse de résidence à l'étranger. Cette liste doit être soigneusement conservée dans les registres (de paie).

**Les registres de transport indiquent quels travailleurs temporaires ont été transportés (en bus, en train ou en avion) au cours de la période de travail intérimaire. Cette liste comprend au moins le nom complet du travailleur intérimaire, sa date de naissance, son BSN et son adresse résidentielle à l'étranger. Les documents relatifs au transport doivent être soigneusement conservés par l'administration (des salaires).

Si ces six conditions ne peuvent être remplies, la convention offre la possibilité d'utiliser la "doctrine de la preuve libre", ce qui signifie que l'agence de travail temporaire doit utiliser d'autres preuves pour prouver de manière plausible que l'employé répond aux critères du régime d'ET. Par exemple, l'agence de travail temporaire peut présenter d'autres documents ou informations prouvant que le travailleur temporaire remplit les critères fixés. Cela donne plus de liberté et d'espace pour appliquer le régime de l'ET

Les règles de la convention collective des travailleurs intérimaires

La convention collective de travail pour les travailleurs intérimaires précise les accords sur l'échange des conditions de travail. L'article 20 contient les règles spécifiques relatives à l'échange d'une partie de la rémunération contre des remboursements non imposés ou des avantages en nature.

Échange de la rémunération

Tout d'abord, l'accord doit indiquer clairement quelle partie de la rémunération sera échangée et pour quelle période. La rémunération échangée doit toujours rester supérieure au salaire minimum légal (horaire) et respecter toutes les dispositions légales.

Actuellement, comme le stipule l'article 20 de la CCT, un maximum de 30 % du salaire (y compris pour les heures de travail irrégulières et les heures supplémentaires, les heures compensatoires et les jours fériés dépassant les droits légaux) peut être échangé. Les dépenses extraterritoriales remboursées en franchise d'impôt sont plafonnées à 81 %. Ce pourcentage ne s'applique pas à certaines indemnités et heures de compensation prévues à l'article 19 de la CCT. À partir du 1er janvier 2025, cette limite de 81 % expirera et un taux de change complet (taux de change 100/100) s'appliquera.

Exigences administratives

Des exigences administratives strictes s'appliquent également : le montant échangé doit être clairement visible sur la fiche de paie et la valeur des jours fériés échangés doit être établie. Jusqu'à la fin de l'année 2024, les jours de vacances et autres réserves ne s'appliquent pas au salaire échangé (à l'exception de l'accumulation des pensions), mais à partir du 1er janvier 2025, des réserves doivent également être constituées sur ce montant.

Il est important de noter que le salaire échangé n'a pas d'incidence sur le calcul des indemnités pour heures supplémentaires et irrégularités. Le calcul de ces indemnités sera basé sur le salaire avant l'échange.

Durée maximale de cinq ans

La nouvelle version du pacte stipule que l'allocation non imposable pour frais extraterritoriaux peut durer au maximum cinq ans. Cette règle est issue du Plan fiscal 2019 et figure depuis lors chaque année dans le Guide de l'impôt sur les salaires.

Toutefois, une exception a été faite pour les employés qui travaillent aux Pays-Bas pour une seule saison (travailleurs saisonniers). Pour ces employés, une période plus longue que cinq ans peut être utilisée. Il appartient à l'agence de travail intérimaire de déterminer s'il s'agit d'une période de résidence cohérente ou de périodes de résidence distinctes et séparées.

Conclusion

Le régime de la FE offre des avantages aux agences de travail temporaire et aux travailleurs migrants en leur permettant de bénéficier d'un remboursement non imposable des dépenses extraterritoriales. En même temps, ce régime exige que des conditions strictes soient remplies. Une bonne connaissance des règles et de la convention permet de tirer le meilleur parti de ce régime.