Das ist die eindringliche Warnung von Marcel Reijmers (FlexKnowledge), Julisa Fereijra-Phelipa (Normec VRO), Hendarin Mouselli (De Voort Advocaten || Mediators) und artra. Aus ihren jeweiligen Fachgebieten heraus sehen sie tagtäglich, wie sich Organisationen auf das Wtta vorbereiten, wo die größten Engpässe entstehen und welche Entscheidungen jetzt die Marktposition der Unternehmen bestimmen werden. Ihre Botschaft ist einstimmig und dringlich: Das Wtta ist keine administrative Formalität, die später erledigt werden kann, sondern ein strategischer Wendepunkt, der jetzt Aufmerksamkeit erfordert. Nicht nur, um die künftige Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten, sondern vor allem, um die Kontrolle über die Compliance, die Geschäftskontinuität und einen zukunftssicheren Betrieb zu behalten.

Das Wtta soll einen faireren Arbeitsmarkt schaffen

Das Wtta wurde mit dem Ziel eingeführt, den Markt für die Bereitstellung von Arbeitskräften transparenter, gerechter und leichter überwachbar zu machen. Das Gesetz soll betrügerische Konstruktionen eindämmen und zu faireren Wettbewerbsbedingungen beitragen, bei denen Organisationen, die in die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften investieren, gegenüber Parteien, die dies nicht tun, nicht länger benachteiligt sind. Der Kern des Gesetzes ist klar: Unternehmen, die Arbeitskräfte bereitstellen oder die Lohnabrechnung übernehmen, dürfen dies künftig nur noch tun, wenn sie dazu autorisiert sind. Gleichzeitig dürfen Auftraggeber ausschließlich mit Unternehmen zusammenarbeiten, die diese Autorisierung erhalten haben. Nach Ansicht der drei Experten ist dies ein wichtiger Schritt hin zu einem professionelleren Arbeitsmarkt.

„Das oberste Ziel des Wtta ist nicht nur die Einhaltung von Vorschriften, sondern die Schaffung fairerer, transparenterer und professionellerer Rahmenbedingungen. Unternehmen, die Arbeitskräfte bereitstellen, müssen nachweisen können, dass ihre Prozesse, ihre Verwaltung und die Einhaltung von Vorschriften in Ordnung sind. Gleichzeitig stellt dies auch Anforderungen an die Auftraggeber: Sie müssen bewusst entscheiden, mit wem sie zusammenarbeiten, und Verantwortung für die Qualität und Zuverlässigkeit ihrer Lieferkette übernehmen“, sagte Julisa Fereijra-Phelipa. In der Praxis stellen sie jedoch fest, dass viele Unternehmen die Auswirkungen dieser Veränderung nach wie vor unterschätzen.“

„Das betrifft uns doch nicht, oder?“

Das größte Missverständnis, auf das Experten in der Praxis stoßen, ist, dass sich Unternehmen allzu schnell außerhalb des Geltungsbereichs des Wtta einordnen. Wer keine traditionelle Personalvermittlungsagentur ist, geht oft zunächst davon aus, dass das Gesetz für ihn nicht gilt. Laut Marcel Reijmers geht genau hier regelmäßig etwas schief: „Beispielsweise stellen viele Beratungsunternehmen erst bei einem ersten Gespräch fest, dass ein Teil ihrer Dienstleistungen rechtlich unter die Kategorie der Zeitarbeit fällt. Dann sieht man sich plötzlich mit grundlegenden Fragen zur eigenen Geschäftstätigkeit konfrontiert.“

Das liegt daran, dass das Gesetz nicht darauf achtet, wie sich ein Unternehmen selbst bezeichnet, sondern auf die tatsächlich ausgeführte Arbeit. Folglich unterliegen Personalvermittlungsagenturen, Beratungsunternehmen, Lohnabrechnungsunternehmen und andere Dienstleister der Genehmigungspflicht.

Laut Julisa Fereijra-Phelipa zeigen Kontrollen regelmäßig, dass sich Unternehmen außerhalb des Geltungsbereichs des Wtta positionieren, während die zugrunde liegenden Dienstleistungsverträge etwas anderes besagen: „In der Praxis beobachten wir oft, dass Unternehmen glauben, sie unterlägen nicht dem Wtta, doch die vertraglichen Vereinbarungen lassen eindeutig Elemente der Zeitarbeit erkennen.“ Genau deshalb ist es wichtig, dass Unternehmen nicht nur darauf achten, wie sie ihre Dienstleistungen beschreiben, sondern auch darauf, was sie schriftlich vereinbaren. Bei behördlichen Prüfungen folgen wir der Spur der dokumentierten Vereinbarungen. Wenn diese nicht mit der tatsächlichen Absicht oder Struktur der Zusammenarbeit übereinstimmen, kann dies zu grundlegenden Diskussionen darüber führen, ob eine Organisation der Genehmigungspflicht unterliegt oder nicht.“ Daher ist die Sensibilisierung der Unternehmen der notwendige erste Schritt im Vorbereitungsprozess.

Die Vorbereitung beginnt mit Einsicht, nicht mit Papierkram

Wenn Organisationen erkennen, dass die Wtta auch Auswirkungen auf sie haben könnte, setzt oft derselbe Reflex ein: Abläufe anpassen, Dokumente sammeln und Richtlinien entwerfen. Laut Marcel Reijmers ist dies zwar verständlich, aber nicht der effektivste Ansatz. Er erklärt: „Viele Organisationen glauben, ihr gesamtes Geschäft müsse grundlegend überarbeitet werden. Es ist jedoch viel klüger, sich zunächst einen Überblick zu verschaffen. Wenn Sie bereits nach NEN 4400 zertifiziert sind, lassen Sie ein Wtta-Voraudit durchführen, und Sie werden genau wissen, wo die Verbesserungsmöglichkeiten liegen. Dann können Sie gezielte Verbesserungen vornehmen, anstatt alles auf einmal anzugehen. Wenn Sie noch gar nicht zertifiziert sind, gehen Sie genauso vor, allerdings zunächst für die bestehende SNA-Zertifizierung und anschließend für das Voraudit für die Wtta.“

Laut Reijmers verhindert eine gründliche Bestandsaufnahme, dass Unternehmen wertvolle Zeit mit Maßnahmen verschwenden, die letztlich kaum einen Mehrwert bringen.

Die Wtta erfordert einen anderen Ansatz in der Organisation

Viele Organisationen betrachten Compliance nach wie vor als eine Ansammlung isolierter Verpflichtungen: hier ein Vertrag, dort ein Verfahren, ein Audit zum richtigen Zeitpunkt. Die Wtta schreibt einen anderen Ansatz vor. Das Gesetz fasst bestehende und neue Verpflichtungen in einem einzigen System zusammen, in dem es nicht nur darauf ankommt, ob einzelne Anforderungen erfüllt sind, sondern vor allem darauf, ob die Organisation als Ganzes nachweislich die Kontrolle hat.

Laut Julisa Fereijra-Phelipa erfordert dies mehr als nur die Ordnung der Unterlagen: „Beim Wtta geht es nicht darum, einzelne Standards abzuhaken. Organisationen müssen nachweisen können, dass ihre Prozesse, Aufzeichnungen und Zuständigkeiten logisch aufeinander abgestimmt sind. Genau diese Kohärenz entscheidet letztendlich darüber, ob Sie nachweislich die Kontrolle über Ihre Geschäftsabläufe und Ihre Position in der Lieferkette haben.“

Dadurch verlagert sich der Fokus von einzelnen Belegen auf die Struktur und das Management der Organisation als Ganzes.

Für Unternehmen, die bereits mit Inspektionen, Zertifizierungszeichen und Normenrahmen vertraut sind, wird dieser Übergang weniger herausfordernd sein. Für Organisationen, die sich zum ersten Mal damit befassen, erfordert dies eine rechtzeitige Vorbereitung: Sie müssen nicht nur Dokumente sammeln, sondern zunächst die Grundlage für eine nachprüfbare und zukunftssichere Arbeitsweise schaffen. Auch die Kunden werden eine viel größere Verantwortung übernehmen.

Die Wtta verändert nicht nur die Position von Organisationen, die Personal bereitstellen. Auch Auftraggeber werden mit neuen Verpflichtungen konfrontiert. Sie dürfen künftig ausschließlich mit autorisierten Parteien zusammenarbeiten und müssen zudem nachweisen, dass ihre Verwaltungssysteme entsprechend eingerichtet sind. Damit wird die Einhaltung der Vorschriften zu einer gemeinsamen Verantwortung.

Laut Hendarin Mouselli könnte dies durchaus eine der größten Veränderungen sein, die das Wtta mit sich bringt. Mouselli erklärt: „Die Einhaltung der Vorschriften liegt nicht mehr allein in der Verantwortung der Personalvermittlungsagentur. Auch Auftraggeber müssen ihre Einstellungsrichtlinien neu ausrichten. Dies erfordert andere Entscheidungen, als sie viele Unternehmen derzeit treffen.“ Darüber hinaus unterliegt die Zeitarbeitsbranche auch in anderen Bereichen Veränderungen, da kürzlich das Gesetz zur Stärkung der Sicherheit flexibler Arbeitnehmer verabschiedet wurde. Dieses Gesetz soll am 1. Januar 2028 in Kraft treten, doch eine Reihe von Änderungen, die den Zeitarbeitssektor betreffen, werden bereits früher wirksam. Genau diese Vorschriften müssen sowohl Entleihunternehmen als auch Personalvermittlungsagenturen in Verbindung mit dem Wtta in ihre Compliance-Verfahren integrieren. Diese Änderungen werden die Haftungsrisiken sowohl für Entleihunternehmen als auch für Personalvermittlungsagenturen erheblich erhöhen.“

Laut Mouselli bedeutet dies, dass Management, Personalwesen, Beschaffung und Compliance viel enger zusammenarbeiten müssen, als dies heute oft der Fall ist. Auch Julisa Fereijra-Phelipa sieht die Zusammenarbeit innerhalb der Lieferkette als entscheidenden Erfolgsfaktor: „Die Wtta macht deutlich, dass Compliance nicht bei der eigenen Organisation endet. Ein Personaldienstleister kann Compliance nur nachweisen, wenn auch die Kunden ihre Rolle erfüllen: indem sie Vereinbarungen klar dokumentieren, Informationen zeitnah und vollständig weitergeben und ihre Verantwortung innerhalb der Lieferkette ernst nehmen. Ohne diese Zusammenarbeit wird die Compliance gefährdet, ganz gleich, wie gut ein Personaldienstleister intern organisiert ist.“ Warum jetzt damit beginnen ?

Obwohl die Wtta erst 2027 in Kraft tritt, beginnen die Vorbereitungen tatsächlich schon viel früher. Unternehmen müssen ihre Prozesse bewerten, Mängel beheben und sich rechtzeitig auf die Übergangsregelung vorbereiten. Nach Ansicht der drei Experten wird insbesondere die erforderliche Vorlaufzeit noch oft unterschätzt. „Wer heute erst anfängt, ist eigentlich schon zu spät“, sagt Julisa Fereijra-Phelipa. „In der Praxis sehen wir, dass es oft viel mehr Zeit in Anspruch nimmt, die Grundlagen in Ordnung zu bringen, Mängel zu beheben und Prozesse nachweislich sicherzustellen, als Unternehmen zunächst einschätzen. Das ist kein Prozess, den man einfach in letzter Minute vor Ablauf der Frist organisieren kann.“ Genau deshalb raten die drei Experten den Unternehmen, nicht bis zum offiziellen Inkrafttreten des Gesetzes zu warten.

Wichtige Meilensteine bis 2027

Wer diesen Plan nicht rechtzeitig aufstellt, läuft Gefahr, ins Hintertreffen zu geraten. Die drei Experten raten daher, die wichtigsten Meilensteine bereits jetzt zu berücksichtigen.

Zeitraum	Was passiert?
1. November bis 31. Dezember 2026	Anmeldung zum Übergangsprogramm
1. Januar 2027	Das Wtta tritt offiziell in Kraft
1. Mai bis 30. Juni 2027	Antragsfrist für die endgültige Genehmigung
Ab 2028	Vollständige Durchsetzung der Lizenzpflicht

Laut Hendarin Mouselli herrscht in dieser Frage nach wie vor große Unsicherheit: „Viele Organisationen glauben, dass die Teilnahme an der Übergangsregelung ausreicht. Das ist nicht der Fall. Die Übergangsregelung unterscheidet sich vom Antrag auf endgültige Zulassung. Sie müssen beide Schritte rechtzeitig durchführen.“

Genau aus diesem Grund betont Mouselli, dass Organisationen in den kommenden Monaten nicht nur klären müssen, ob sie unter das Wtta fallen, sondern auch, welche Schritte sie wann unternehmen müssen. Eine sorgfältige Planung beugt unnötigem Zeitdruck vor und erhöht die Wahrscheinlichkeit eines reibungslosen Zulassungsprozesses.

Nichteinhaltung ist mehr als nur ein finanzielles Risiko

Das Wtta bringt mehr als nur organisatorische Veränderungen mit sich. Auch die finanziellen Folgen einer Nichteinhaltung können erheblich sein. Obwohl die endgültigen Durchführungsbestimmungen noch ausgearbeitet werden, gehen Experten davon aus, dass sie sich an das bestehende Bußgeldsystem im Rahmen der Arbeitsmarktregelungen anlehnen werden. Die derzeit geltenden Standardbußgeldbeträge für das Fehlen einer Waadi-Registrierung betragen pro Mitarbeiter: 8.000,00 €, wenn weniger als 10 Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt wurden, 16.000,00 € bei 10, aber weniger als 30 Arbeitnehmern und 32.000,00 € bei 30 oder mehr Arbeitnehmern. Rechnen Sie selbst nach – oder besser gesagt: Berechnen Sie Ihren Verlust. Das bedeutet, dass die finanziellen Folgen sowohl für den Entleiher als auch für die Personalvermittlungsagentur erheblich sein können . „Wenn das erwartete System eingeführt wird, könnten Bußgelder pro bereitgestelltem Arbeitnehmer verhängt werden. In diesem Fall können die finanziellen Folgen sehr schnell eskalieren“, sagt Hendarin Mouselli.

Laut Mouselli ist damit jedoch noch nicht Schluss. Unternehmen, die ihre Lizenz verlieren oder die gesetzlichen Anforderungen wiederholt nicht erfüllen, erleiden zudem einen Reputationsschaden. Schließlich werden sich Kunden zunehmend für Partner entscheiden, die nachweisen können, dass ihre Angelegenheiten in Ordnung sind. Marcel Reijmers weist zudem darauf hin, dass die Verantwortung nicht mehr allein bei der Zeitarbeitsfirma liegen wird: „Das Schöne am neuen System ist, dass sich Kunden und Zeitarbeitsfirmen die Verantwortung teilen. Letztendlich geht es darum, zu verhindern, dass skrupellose Akteure auf dem Markt Fuß fassen.“

Laut Reijmers trägt das Wtta somit zum ursprünglichen Ziel des Gesetzes bei: einem fairen Arbeitsmarkt, auf dem Qualität zum Standard wird.

Das Wtta bietet auch Chancen

Während sich viele Unternehmen in erster Linie auf die zusätzlichen Verpflichtungen konzentrieren, die das Wtta mit sich bringt, sehen die drei Experten auch Chancen. Unternehmen, die ihre Prozesse gut im Griff haben, werden sich bald deutlich von denen abheben können, bei denen dies nicht der Fall ist. Dies bietet Vorteile für Auftraggeber, Arbeitnehmer und Aufsichtsbehörden gleichermaßen.

„Compliance wird nicht mehr nur ein eigenständiges Alleinstellungsmerkmal sein, sondern eine Voraussetzung für die Differenzierung. Das Wtta macht deutlich, welche Organisationen nachweislich Kontrolle über ihre Prozesse, ihre Verwaltung und ihre Lieferkettenvereinbarungen haben. Wer diese Aspekte gut im Griff hat, zeigt, dass er zuverlässig, transparent und professionell organisiert ist. Das gibt Kunden mehr Sicherheit und macht Qualität in einem Markt sichtbar, in dem Vertrauen immer wichtiger wird“, erklärt Julisa Fereijra-Phelipa. Laut Hendarin Mouselli könnte dies durchaus der größte Vorteil des neuen Gesetzes sein. Sie erklärt: „Unternehmen, die seit Jahren in Qualität investieren, haben endlich die Möglichkeit, sich wirklich von Organisationen abzuheben, die die Vorschriften weniger ernst nehmen. Letztendlich trägt dies zu den gleichberechtigteren Wettbewerbsbedingungen bei, die das Wtta schaffen soll.“ Das Wtta sollte daher nicht nur als gesetzliche Verpflichtung betrachtet werden, sondern als Chance, Prozesse weiter zu professionalisieren, Qualität unter Beweis zu stellen und das Vertrauen in die Branche strukturell zu stärken.

Vier Fachgebiete, eine ganzheitliche Sichtweise

Das Wtta berührt rechtliche Fragen, Geschäftsprozesse und den täglichen Betrieb. Genau aus diesem Grund bündeln FlexKnowledge, Normec VRO, De Voort Advocaten || Mediators und artra ihr Fachwissen in einer gemeinsamen Seminarreihe. Während der Veranstaltungen erhalten die Teilnehmer Einblicke in die zugrunde liegenden Rechtsvorschriften, lernen aber vor allem, was das Wtta künftig für ihre eigene Organisation bedeutet.

Unter anderem werden folgende Themen behandelt:

Wann gilt die Regelung zur Bereitstellung von Arbeitskräften?
Welche Organisationen fallen unter das Wtta?
Was beinhaltet das Genehmigungsverfahren?
Welche zusätzlichen Anforderungen stellt das Wtta-Normenwerk?
Welche wesentlichen Prüfungsfeststellungen lassen sich in der Praxis beobachten? Wie richtet man Prozesse ein, um eine nachweisbare Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten?

Nach Ansicht der vier Organisationen macht die Kombination aus Rechtskenntnissen, Prüfpraxis und praktischer Umsetzung diese Seminarreihe einzigartig. Wie Hendarin Mouselli während der Podiumsdiskussion treffend zusammenfasste: „Das ist kein Thema, das man einfach von einer Checkliste abhaken kann. Es erfordert Substanz, Einblicke und Vorbereitung.“

Die gemeinsame Seminarreihe von FlexKnowledge, Normec VRO, De Voort Advocaten || Mediators und artra unterstützt Unternehmen mit rechtlicher Auslegung, Erkenntnissen aus der Inspektionspraxis und praktischen Werkzeugen, die sie sofort einsetzen können.

Über diesen Artikel

Dieser Artikel basiert auf einer von artra organisierten Podiumsdiskussion mit Marcel Reijmers (FlexKnowledge), Julisa Fereijra-Phelipa (Normec VRO) und Hendarin Mouselli (De Voort Advocaten || Mediators). Ausgehend von ihren jeweiligen Fachgebieten teilen die Experten ihre Sichtweisen zu den Auswirkungen des Wtta und den Vorbereitungen auf die ab 2027 geltende Zulassungspflicht.

Bereiten Sie Ihr Unternehmen schon heute auf das Wtta vor

Bis 2027 zu warten, ist keine Option. Erhalten Sie Einblicke, was das Wtta für Ihre Organisation bedeutet, und erfahren Sie, welche Schritte Sie jetzt unternehmen können, um die Einhaltung der Vorschriften sicherzustellen und Ihren Betrieb zukunftssicher zu machen.