Fünf Fragen an die Inspektoren der NEN 4400-1

Die fünf am häufigsten gestellten Fragen an unsere NEN 4400-1-Inspektoren

Eine Inspektion kann für ein Unternehmen eine aufregende Zeit sein. Vor allem, wenn es sich um eine erste Inspektion handelt. Indem wir klar und transparent sind, können wir als Inspektionsstelle hoffentlich etwas von dieser Anspannung nehmen. In diesem Artikel finden Sie daher die Antworten auf die fünf am häufigsten gestellten Fragen an unsere NEN 4400-1-Inspektoren.

Frage 1: "Es war immer gut und jetzt bekomme ich eine Abweichung, wie ist das möglich?"

Die Aufzeichnung einer Abweichung erfolgt nicht ohne Grund, sondern mit dem Ziel, die Qualität Ihrer Verwaltung weiter zu verbessern und verschiedene Risiken zu verringern. Als Inspektoren haben wir täglich mit der Materie zu tun, insbesondere mit den Normen und deren Auslegung. Für uns ist es also eine Selbstverständlichkeit, aber die Gesetze und Vorschriften ändern sich ständig. Dabei werden von den Unternehmern manchmal Dinge übersehen. Schließlich ändern sich die Normen regelmäßig. Ein Normartikel kann verschwinden, er kann aber auch durch einen neuen Normartikel ersetzt werden, der in der Vergangenheit nicht bewertet worden ist. Der neue oder geänderte Artikel kann zu einer Abweichung führen.

Es kommt auch vor, dass ein Standardartikel nicht geändert wurde, es aber aufgrund von geänderten Gesetzen und Verordnungen oder Rechts- oder Steuerurteilen zu einer unterschiedlichen Auslegung gekommen ist. Sobald die unterschiedliche Auslegung auf einer Harmonisierungssitzung* erörtert wurde und eine einheitliche Erläuterung des Standardartikels vorliegt, kann sich die Art und Weise der Bewertung ändern und Sie können eine Abweichung von einem in der Vergangenheit genehmigten Standardartikel erhalten.

*Eine Harmonisierungsberatung ist eine Beratung, um mögliche Engpässe/Auslegungsfragen zu erörtern, die sich aus den Inspektionen auf der Grundlage von NEN 4400-1, NEN 4400-2 und/oder dem geltenden Normenhandbuch ergeben haben, um dann zu einer eindeutigen Position zu gelangen.

Frage 2: "Was ist mit zzp'ers und den NEN-Normen?"

Wir stellen fest, dass es diesbezüglich viel Verwirrung unter den Unternehmen gibt. Die Standardartikel zum Thema Selbstständige haben sich in den letzten Jahren häufig geändert, während die Gesetzgebung zum Thema Selbstständige (Gesetz zur Deregulierung der Beurteilung von Arbeitsverhältnissen) nahezu unverändert geblieben ist.

Dementsprechend hören wir oft: "Warum ist die Norm strenger als das Gesetz?" In diesem Fall ist das Gesetz die Untergrenze, die man einhalten muss, um das Gütesiegel tragen zu können. Außerdem möchte sich die Stichting Normering Arbeid (SNA) vom Gesetz abheben und mehr Sicherheit in Bezug auf die Haftung von Ketten und Vermietern schaffen. Aus diesem Grund wurden einige Standardartikel eingeführt, die strenger sind als (die Umsetzung und/oder Durchsetzung) des Gesetzes. Um die Verwaltung rund um die Selbstständigen für die NEN-Standards richtig zu organisieren, müssen Sie daher möglicherweise strengere Anforderungen erfüllen.

Frage 3: "Habe ich bestanden?"

Nach der Inspektion stellt sich oft die Frage: Habe ich sie bestanden? Wenn es sich um eine erste Inspektion für das Unternehmen handelt, kann der Inspektor zu diesem Zeitpunkt tatsächlich sagen, ob das Unternehmen bestanden hat und in naher Zukunft in das Register aufgenommen werden wird. Allerdings hat der Inspektor dabei einen Vorbehalt nach dem Vier-Augen-Prinzip. Jede Inspektion wird von einem Kollegen überprüft.

Wenn es sich um ein Unternehmen handelt, das bereits zertifiziert ist, ist die Situation etwas anders. Es ist so lange zertifiziert, bis wir der SNA melden, dass ein Unternehmen die Anforderungen nicht mehr erfüllt. Dem geht ein ganzer Prozess voraus. Zunächst findet eine reguläre Inspektion statt, und wenn dabei bestimmte Abweichungen festgestellt werden, erhält das Unternehmen die Möglichkeit, diese innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens zu beheben. Wird dies nicht oder nicht korrekt behoben, kann dies zur Streichung aus dem Register führen. Werden die anschließenden Abhilfemaßnahmen wiederum nicht korrekt durchgeführt, kann dies schließlich zur Streichung aus dem Register führen.

Frage 4: "Wie lange wird die Inspektion dauern?"

Die Zeitspanne richtet sich nach dem Umfang und der Komplexität der Prüfung sowie nach der Schnelligkeit und Vollständigkeit der Lieferung der angeforderten Dokumente. Dies lässt sich zu Beginn der Prüfung nicht immer eindeutig feststellen. Im Laufe des Tages wird sich zeigen, ob es Besonderheiten gibt, die zusätzliche Zeit und Aufmerksamkeit erfordern. Grundsätzlich beenden wir eine Inspektion erst dann, wenn wir alle Unterlagen erhalten haben, die für eine sachgerechte Beurteilung erforderlich sind, diese Unterlagen bewertet und in unsere Akte aufgenommen haben. Manchmal geht es schneller, manchmal dauert es etwas länger. Wenn beispielsweise ein "Fehler" gefunden wird, sollte die Stichprobe ausgeweitet werden, um festzustellen, ob es sich bei dem betreffenden Fehler um einen Einzelfall handelt (und somit keine Auffälligkeit) oder ob er häufiger auftritt und somit eine Auffälligkeit darstellt.

Frage 5: "Wie kann ich sicher sein, dass meine Daten nicht in die falschen Hände geraten, jetzt, wo die Inspektionen aus der Ferne durchgeführt werden (wegen der Korona) und ich alles übermitteln muss?"

Vor der Inspektion wird Ihnen der Inspektor einen Link zu einer sicheren und geschützten SharePoint-Umgebung schicken. Zu dieser Umgebung haben nur Sie und der Inspektor Zugang. Außerdem verfügt diese Umgebung über ein anerkanntes Sicherheitszertifikat und erfüllt somit strenge Sicherheitsanforderungen. Durch die Verwendung von SharePoint verhindern wir auch, dass personenbezogene Daten per E-Mail weitergegeben werden. Darüber hinaus darf der Prüfer keine besonderen persönlichen Daten, wie z. B. BSN-Nummern, in Ihrer Akte speichern. Dies wird nach einer Inspektion erneut von einem Prüfer getestet und ist Teil unserer internen Audits. Damit wenden wir jederzeit das Vier-Augen-Prinzip an und halten uns an die AVG-Gesetzgebung und die Schweigepflicht.

Nach Abschluss der Inspektion und Übermittlung des Inspektionsberichts an die SNA wird der Inspektor die SharePoint-Umgebung leeren. Das mag den Anschein erwecken, als würden wir bei jeder Inspektion erneut nach Ihren Daten fragen, aber das ist zum Teil auf die AVG-Gesetzgebung und die Anforderungen der Norm zurückzuführen.