Was bedeutet eine Zertifizierungsanforderung und wie können Sie Ihr Unternehmen richtig darauf vorbereiten?
Bei Normec stellen wir fest, dass Zertifizierungen bei Ausschreibungen eine immer wichtigere Rolle spielen. Auftraggeber können beispielsweise ein ISO 9001-Zertifikat, eine bestimmte Stufe auf der Sicherheitskultur-Leiter oder ein anderes Branchen- oder Managementsystem-Zertifikat verlangen. Für Unternehmen, die Angebote einreichen, kann eine solche Anforderung entscheidend sein: Ohne das richtige Zertifikat, den richtigen Geltungsbereich oder das richtige Ablaufdatum kann ein inhaltlich überzeugendes Angebot dennoch abgelehnt werden.
Wir raten daher, nicht erst bis zur Veröffentlichung einer Ausschreibung zu warten, um sich mit dem Thema Zertifizierung auseinanderzusetzen. Wer im Voraus weiß, welche Anforderungen in seinem eigenen Markt üblich sind und was eine Zertifizierung in der Praxis bedeutet, kann effektiver planen und Stress vermeiden, wenn sich eine vielversprechende Ausschreibung ergibt.
Mit der Forderung nach einer Zertifizierung möchte ein Auftraggeber im Vorfeld mehr Vertrauen in die Arbeitsweise einer Organisation gewinnen. Ein Zertifikat belegt, dass eine unabhängige Zertifizierungsstelle wie Normec geprüft hat, ob die Organisation die Anforderungen einer Norm oder eines Systems erfüllt.
Das bedeutet nicht, dass ein Zertifikat jedes Risiko ausschließt oder dass alle zertifizierten Organisationen auf die gleiche Weise arbeiten. Es bietet jedoch einen objektiven und erkennbaren Rahmen. Je nach Zertifikat kann dies beispielsweise das Qualitätsmanagement, die Sicherheit, das Umweltmanagement, die fachliche Kompetenz oder die Kontrolle bestimmter Prozesse betreffen.
Wir sind der Ansicht, dass eine Zertifizierung mehr bieten sollte als nur den Zugang zu einer Ausschreibung. Bei effektiver Nutzung hilft sie einer Organisation, Vereinbarungen zu präzisieren, Risiken bewusster zu steuern, Verbesserungen nachzuweisen und Vertrauen bei Kunden, Mitarbeitern und anderen Interessengruppen aufzubauen. Ein Zertifikat belegt somit, dass eine Organisation systematisch auf Verbesserungen hinarbeitet.
In unseren Gesprächen mit Organisationen haben wir festgestellt, dass der genaue Wortlaut in Ausschreibungsunterlagen manchmal unterschätzt wird. Es reicht nicht aus, lediglich den Namen einer Norm zu erkennen. Achten Sie unbedingt auf folgende Punkte:
Das geforderte Zertifikat: Welche Norm , Vorschrift oder welches Zertifizierungssystem ist angegeben? Wird eine bestimmte Version, Variante oder Stufe verlangt?
Der Geltungsbereich: Fallen die vom Vertrag abgedeckten Tätigkeiten, Standorte und Organisationseinheitentatsächlich in den Geltungsbereich des Zertifikats?
Zeitlicher Geltungsbereich des Zertifikats: Muss das Zertifikat bereits zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe, erst bei der Auftragsvergabe oder erst zu Vertragsbeginn gültig sein?
Gültigkeit: Bleibt das Zertifikat während des gesamten relevanten Zeitraumsgültig , und sind Rezertifizierungen oder Folgeaudits rechtzeitig geplant?
Zusätzliche Bedingungen: Ist eine Zertifizierung im Rahmen einer Akkreditierung erforderlich, sind gleichwertige Nachweise zulässig oder bestehen Anforderungen an eine Niederlassung, ein Konsortium oder einen Subunternehmer?
Ein weit verbreitetes Missverständnis, auf das wir immer noch stoßen, ist, dass eine Zertifizierung in erster Linie darin besteht, ein Handbuch und eine Reihe von Verfahren zu erstellen. Dokumente mögen zwar notwendig sein, doch bei unseren Audits konzentrieren wir uns ausdrücklich auf die tatsächlichen Praktiken. Eine Organisation muss nachweisen können, dass Richtlinien umgesetzt wurden, dass die Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird, und dass Prozesse befolgt, bewertet und bei Bedarf verbessert werden.
Im Mittelpunkt von ISO 9001 steht ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem. Die „Safety Culture Ladder“ legt den Schwerpunkt auf Sicherheitsbewusstsein, Einstellung und Verhalten. Andere Zertifizierungssysteme haben ihre eigenen spezifischen Anforderungen. In allen Fällen bewerten unsere Auditoren eine bestehende und nachweisbare Arbeitsweise. Das Zertifikat ist daher das Ergebnis von Vorbereitung und Umsetzung, nicht deren Ausgangspunkt. Beachten Sie außerdem, dass einige Systeme eine Umsetzungsfrist vorsehen. Bei VCA muss beispielsweise nachgewiesen werden, dass das System seit mindestens drei Monaten im Einsatz ist.
Betrachten Sie nicht nur derzeit offene Ausschreibungen, sondern auch zu erwartende Aufträge, Rahmenvereinbarungen und Anforderungen, die in Ihrer Branche üblicherweise gestellt werden. Machen Sie die Zertifizierung zu einem Bestandteil Ihrer Geschäftsplanung.
Nicht jede Zertifizierung bietet für jedes Unternehmen den gleichen Nutzen. Berücksichtigen Sie den Zielmarkt, die Art des Auftrags, Ihre eigenen Aktivitäten und die Anforderungen, die Kunden tatsächlich stellen. So können Sie verhindern, dass die Zertifizierung zum Selbstzweck wird.
Führen Sie rechtzeitig eine Lückenanalyse durch. Was ist bereits gut organisiert, was geschieht in der Praxis, lässt sich aber noch nicht ausreichend nachweisen, und welche Bereiche müssen noch etabliert oder verbessert werden?
Stellen Sie sicher, dass die Prozesse nicht nur auf dem Papier existieren. Klären Sie die Zuständigkeiten, beziehen Sie die Mitarbeiter ein und sammeln Sie ausreichende Nachweise dafür, dass das Verfahren in der Praxis funktioniert. Wenn Sie dabei Unterstützung benötigen, können Sie ein spezialisiertes Beratungsunternehmen beauftragen.
Planen Sie die mit dem jeweiligen Verfahren verbundenen internen Kontrollen. Im Rahmen einer Zertifizierung des Managementsystems können dies beispielsweise interne Audits und eine Managementbewertung sein. Beheben Sie etwaige Feststellungen nachweislich, bevor das Zertifizierungsaudit stattfindet.
Um einen Antrag sorgfältig prüfen zu können, benötigen wir im Vorfeld Informationen unter anderem über die Organisation, ihre Tätigkeiten, Standorte und den gewünschten Geltungsbereich. Auf der Grundlage dieser Informationen legen wir die Dauer des Audits fest und setzen Auditoren mit der entsprechenden Fachkompetenz ein. Planen Sie außerdem Zeit für die Berichterstellung, die Behebung etwaiger Nichtkonformitäten und die unabhängige Zertifizierungsentscheidung ein.
Eine Zertifizierung ist unter Umständen kurzfristig möglich, jedoch nur, wenn die Organisation tatsächlich bereits für die Zertifizierung bereit ist. Die erforderlichen Verfahren müssen festgelegt und umgesetzt sein, die notwendigen Nachweise müssen vorliegen und die richtigen Personen müssen während des Audits anwesend sein. Zudem müssen wir über ausreichende Kapazitäten verfügen, und es muss genügend Zeit vorhanden sein, um etwaige Nichtkonformitäten sorgfältig zu beheben. Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen, was unter diesen Rahmenbedingungen realistisch erreichbar ist.
Wer daher erst wenige Wochen vor Ablauf der Bewerbungsfrist mit dem Aufbau der Organisation beginnt, geht ein erhebliches Risiko ein. Ein beschleunigtes Verfahren ändert nichts am Inhalt oder an der Unabhängigkeit des Zertifizierungsprozesses. Daher können wir niemals im Voraus garantieren, dass ein Zertifikat erteilt wird oder dass dies bis zu einem bestimmten Termin erreicht wird.
Als Zertifizierungsstelle müssen und wollen wir unabhängig bleiben. Deshalb entwerfen wir weder das Managementsystem noch die erforderlichen Verfahren für die Organisation. Was wir jedoch tun, ist, klar zu erklären, wie unser Zertifizierungsprozess abläuft, welche Informationen wir für den Antrag benötigen, welche Schritte damit verbunden sind und welcher Zeitrahmen realistisch ist. Unsere Auditoren setzen die Norm in verständliche Fragen um und bewerten die tatsächlichen Praktiken fachkundig und sorgfältig, ohne die Verantwortung der Organisation zu übernehmen. Auf diese Weise zeigen wir unabhängig auf, was nachweislich in Ordnung ist und wo die Organisation wachsam bleiben muss.
Genau deshalb lohnt es sich, sich frühzeitig an Normec zu wenden. Nicht, um sich ein Zertifikat im Voraus zu sichern – denn das ist nicht möglich –, sondern um rechtzeitig zu erfahren, wo Sie stehen. Wir gestalten den Prozess gerne so transparent und praxisnah wie möglich, damit Umfang, Zeitplanung und Kapazitäten nicht erst ganz am Ende zu Problemen werden.
Behandeln Sie die Zertifizierung nicht als Eilauftrag oder als obligatorische Formalität am Ende einer Ausschreibung. Ermitteln Sie relevante Ausschreibungsanforderungen rechtzeitig, halten Sie Umfang und Gültigkeit bestehender Zertifikate auf dem neuesten Stand und planen Sie ausreichend Zeit für die Vorbereitung und Begutachtung ein. Dann unterstützt die Zertifizierung nicht nur Ihr Angebot, sondern auch die Entwicklung Ihrer Organisation.
Wenn ja, wenden Sie sich so früh wie möglich an Normec. Wir erklären Ihnen gerne unseren Zertifizierungsprozess, welche Informationen erforderlich sind und ob Ihr gewünschter Zeitplan realistisch ist.
Zertifizierung, für die einen eine Pflichtnummer, für die anderen eine strategische Entscheidung. Aber was genau ist eine Zertifizierung? Warum gibt es sie, welche Formen gibt es und was bringt sie Ihrer Organisation konkret?
Die Änderungen in ViA 2026 haben unmittelbare Auswirkungen auf Auftragnehmer, Lieferanten, Beratungsunternehmen und Kunden im Bausektor. In diesem Artikel lesen Sie, was die wichtigsten Änderungen sind und was sie für Ihr Unternehmen bedeuten.
Ab dem 1. Juli 2026 ändert sich etwas Wichtiges für viele KMU-Unternehmen, die in den Bereichen Bauwesen, Infrastruktur, Technik und Industrie tätig sind. VCA-MAX wird ab diesem Zeitpunkt als ergänzender Nachweis für die Sicherheitskultur im Rahmen des überarbeiteten Leitfadens „Sicherheit bei Ausschreibungen“ (ViA) anerkannt. Für Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern bietet dies neue Möglichkeiten, die Anforderungen an die Sicherheitskultur zu erfüllen. Aber was ändert sich genau? Für welche Unternehmen ist dies interessant? Und wann bleibt eine SCL-Zertifizierung die richtige Wahl?
Am 18. September 2025 hat die Stichting Samenwerken Voor Veiligheid (SSVV) offiziell SCC-MAX eingeführt: ein neuer Schritt in Richtung sicheres und bewusstes Arbeiten. Dieses neue System kombiniert das bekannte VCA-Zertifikat mit dem VCA-Modul Verhalten (VCA-MG), so dass der Schwerpunkt nicht mehr nur auf Regeln und Systemen, sondern auch auf Einstellung, Bewusstsein und Verhalten liegt.
Moniek Steegers ist seit über zwei Jahren beim Normec Certification Institute (NCI) als ISO-Auditorin für ISO 27001 und ISO 9001 tätig. Zuvor war sie bei KPMG und PricewaterhouseCoopers als IT-Auditorin und Beraterin sowie als Compliance- und Informationsrisikobeauftragte bei NXP und Canon tätig. Aufgrund ihres Hintergrunds versteht sie sehr gut, warum die Zertifizierung nach ISO 27001 für Unternehmen ein geeigneter Weg ist, ihre Informationssicherheits-Managementsysteme unabhängig bewerten zu lassen. Allerdings reicht dies nicht unbedingt aus, um auch die Anforderungen der europäischen NIS-2-Richtlinie zu erfüllen, für die bald auch die niederländische Gesetzgebung gelten wird, wie sie in diesem Interview erklärt.
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