Principaux changements apportés à la norme révisée

Nouvelle norme SNA (NEN 4400-1) à partir du 13 février 2023

Le 9 janvier, nous avons immédiatement commencé la nouvelle année par une consultation technique visant à faire le point sur la norme NEN 4400-1 révisée qui approche. Nous vous avons déjà informé des principaux changements apportés à cette norme révisée. La nouvelle norme a maintenant été publiée et à partir du 13 février 2023, nos inspecteurs commenceront effectivement à évaluer selon cette nouvelle norme.

Dans cet article, j'aimerais vous présenter plus en détail les principaux changements de cette norme révisée et vous préparer à ce à quoi vous pouvez vous attendre lors des prochaines inspections. Ainsi, non seulement nous sommes prêts, mais vous l'êtes aussi !

Par : Julisa Fereijra - Phelipa, Business Unit Director Normec VRO

Objectif de la norme révisée

La norme NEN4400-1:2023 constitue, avec le manuel des normes SNA, le système SNA. L'objectif principal de cette révision est de parvenir à une approche davantage axée sur les risques. Cela signifie, entre autres, que nous n'effectuons plus, par défaut, une inspection complète chaque année, suivie d'une inspection raccourcie après six mois. Dans la révision, l'inspection complète sert de mesure de référence. Cette mesure de référence détermine toujours la forme que prendra l'inspection de suivi. Le contenu d'une inspection de suivi dépend de la mesure dans laquelle l'entreprise a mis ses dossiers en ordre et des zones de risque qui doivent être examinées plus en détail. De cette manière, les inspecteurs peuvent concentrer l'inspection de suivi sur des questions pertinentes pour votre entreprise.

Inspection de suivi

L'inspection de suivi comporte quatre variantes. Vous pouvez prétendre à la variante la plus légère (uniquement des tests sur le module général) si aucune non-conformité n'a été constatée. En outre, toutes les procédures écrites et/ou automatisées pertinentes sont présentes et fonctionnent.

Le fonctionnement est attesté par l'absence de non-conformités. Le tableau indique les parties de la norme que le module général contient et ce pour quoi vous êtes donc testé.

Exigences de la norme

La norme est actuellement divisée en modules Généralités, Travail temporaire (TBA) et Acceptation du travail (AvW), avec les exigences normatives correspondantes dans chaque module. L'embauche et la rétrocession de personnel et de travailleurs indépendants restent également couvertes par les modules correspondants. En termes de contenu, peu de choses changent. Les organisations qui satisfont actuellement aux exigences de la norme actuelle sont donc censées le faire dans le cadre de la norme révisée. Les entreprises qui pratiquent à la fois l'ATB et la sous-traitance sont qualifiées d'"entreprises mixtes" dans la norme révisée et doivent être testées sur les deux modules. Les tableaux ci-dessous indiquent les éléments de la norme sur lesquels vous serez testé pour chaque module.

Procédures

La norme révisée est davantage axée sur les risques. La présence de procédures et leur application font désormais partie de la norme. Nous incluons donc ces procédures dans nos inspections. Les procédures doivent être écrites ou informatisées.

Si une entreprise peut démontrer que toutes les procédures pertinentes sont présentes, l'inspection et les contrôles ponctuels doivent alors montrer qu'elles fonctionnent. Si des non-conformités sont constatées, l'inspecteur doit conclure que la procédure ne fonctionne pas (pleinement) et qu'elle n'est donc pas (pleinement) présente. Dans ce cas, l'entreprise n'est plus éligible pour un contrôle de suivi de la variante la plus légère.

Analyse des risques

Comme indiqué précédemment, la norme révisée est axée sur les risques. Cela implique bien entendu une nouvelle analyse des risques. Cette nouvelle analyse des risques indique uniquement si l'entreprise se situe dans une catégorie de risque élevé ou faible. L'entreprise relève d'un profil de risque élevé si elle répond par l'affirmative à au moins six des questions suivantes.

1. Les salariés sont-ils employés sur une base TBA ET contractuelle (entreprises mixtes) ?
   REMARQUE : En l'absence de transparence, l'inspecteur considérera qu'il s'agit d'une entreprise mixte.
2. Y a-t-il une rotation de 20 % ou plus de la main-d'œuvre ? (Équilibre entre les entrées et les sorties de service sur la base de la déclaration globale des salaires).
3. Le salaire brut est-il supérieur d'au moins 15 % à la LMM ?
4. Des déductions sont-elles effectuées sur les salaires dans le cadre de l'hébergement ?
5. Des déductions sont-elles effectuées sur les salaires dans le cadre de l'assurance maladie ?
6. Le régime de l'ET est-il appliqué à au moins un employé ?
7. Les salariés employés sont-ils des ressortissants d'un Etat membre n'appartenant pas à l'Union européenne, à l'Espace économique européen ou à la Suisse ?
8. Les donneurs d'ordre sont-ils employés dans un ou plusieurs des secteurs suivants : Agriculture et horticulture, Métallurgie et industrie, Hôtellerie, Commerce de détail, Nettoyage, Construction, Rail, Viande, Transport ?
9. Existe-t-il une inspection initiale ?
10. L'entreprise a-t-elle été créée au cours des six derniers mois ou n'est-elle devenue active en tant qu'entreprise de travail intérimaire et/ou de travail temporaire qu'au cours des six derniers mois ?
11. Les relevés de temps et les registres de paie sont-ils conservés dans des systèmes non connectés ? (Une intervention/ajustement est alors possible).

Les résultats de cette analyse des risques déterminent la taille de l'échantillon du dossier personnel et des contrôles hiérarchiques.

Échantillon

Si le profil de risque est faible, un échantillon de 10 personnes est constitué. Dans le cas d'un profil de risque élevé, il y en a 15. La répartition de ces nombres est la suivante :

Nombre d'échantillons 10 :

• 2 fiches de paie avec paiement de réserves lors de la cessation d'activité
• 2 fiches de paie avec paiement du pécule de vacances
• 2 fiches de paie avec paiement des jours fériés
• 4 fiches de paie régulières (réparties uniformément sur la période de contrôle).

Nombre d'échantillons 15 :

• 3 fiches de paie avec paiement des réserves en cas de cessation d'activité
• 3 fiches de paie avec paiement du pécule de vacances
• 3 fiches de paie avec paiement des jours fériés
• 6 fiches de paie régulières (réparties uniformément sur la période de contrôle).

Pondération des non-conformités et démonstration de la rectification

La pondération des non-conformités a changé. Alors qu'auparavant, lorsqu'une ou plusieurs erreurs étaient constatées dans l'échantillon, il fallait procéder à une extension de l'échantillon initial, cette pratique est abandonnée dans la norme révisée. Les nombres d'échantillons dans la norme révisée sont basés sur des statistiques, de sorte qu'une erreur dans l'échantillon dit quelque chose sur la population totale. Le principe est que la répétition d'une erreur spécifique dans l'échantillon fait que cette erreur spécifique est considérée comme structurelle.

Cela implique que s'il y a une seule erreur dans l'échantillon, cette erreur entraîne l'enregistrement d'une non-conformité qui doit être réparée dans les 3 mois à l'aide du système des 4-O. Pour en savoir plus sur le recouvrement basé sur le système des 4-O, consultez notre livre blanc gratuit.

S'il y a deux erreurs ou plus dans l'échantillon sur le même élément de la norme, qui ont été identifiées comme des non-conformités majeures dans l'"ancienne" norme, cela conduira à une non-conformité majeure dans la norme révisée.

Qu'est-ce que cela signifie pour mon inspection ?

Toutes les inspections complètes programmées à partir du 13 février seront évaluées sur la base de la norme révisée. Une inspection de suivi découlera donc de ces inspections complètes et non plus d'une inspection abrégée.

Une période de transition s'applique à toutes les inspections abrégées qui auront lieu à partir du 13 février. Ces contrôles seront encore testés sur la base de l'"ancienne" norme NEN 4400-1:2017, mais seront déjà rapportés et traités selon la norme révisée NEN 4400-1:2023. Pour déterminer l'échantillon, l'analyse de risque de la norme révisée NEN 4400-1:2023 sera utilisée. Cette analyse sera suivie d'une inspection complète et d'une inspection de suivi.