Patricia Roefs est active au sein de Normec VRO dans le domaine des FNS depuis 2021. Outre son rôle de coordinatrice, elle effectue elle-même des contrôles administratifs et des contrôles sur site pour le label SNF. Grâce à son expérience dans les deux domaines, Patricia sait mieux que quiconque ce que les organisations rencontrent dans la pratique et où une attention particulière est nécessaire. Dans cet article, nous nous concentrons sur l'inspection administrative : comment se préparer, comment tenir Informis à jour, ce qui, malgré de bons efforts, peut encore conduire à un rapport négatif, quelles en sont les conséquences et comment nous vous soutenons dans cette démarche.
Quelle est la meilleure préparation pour le client ?
Le contrôle administratif est effectué à distance. L'inspecteur vous contacte environ une semaine avant l'inspection et vous communique un dossier dans lequel tous les documents peuvent être placés en toute sécurité.
Un courriel d'accompagnement indique les documents à fournir et la période de contrôle :
- La période d'inspection est normalement de 12 mois.
- Lors de la demande de documents, les activités de l'entreprise sont prises en compte. L'un des documents demandés à chaque entreprise est un bilan en colonnes. Pour en savoir plus, consultez l'annexe 2 de la norme sur le logement des travailleurs migrants.
- Tenez Informis à jour
Quelle est la meilleure chose à faire pour s'assurer qu'Informis est bien à jour ?
La norme relative au logement des travailleurs migrants stipule qu'Informis doit être mis à jour une semaine avant le contrôle administratif et au moins le premier jour de chaque mois.
Le fait de vérifier chaque mois que le registre des lieux est toujours à jour et de traiter les mutations permet de maintenir le registre des lieux à jour. L'annexe 5 de la norme décrit comment les différents lieux doivent être enregistrés.
Malgré un bon engagement envers le client, qu'est-ce qui peut conduire à un rapport négatif ?
L'enregistrement incorrect des lieux (surtout en relation avec le formulaire de logement) conduit malheureusement à des divergences.
Un exemple est la fiche de logement E : logement sur un site de loisirs. La norme stipule clairement que tous les bungalows doivent être enregistrés comme une adresse distincte dans Informis (sauf s'il s'agit d'un campus). Si une entreprise loue quatre bungalows et n'indique que l'adresse principale du terrain de récréation (souvent la réception), l'enregistrement n'est pas correct.
Carnet d'entretien : nous constatons souvent qu'il manque des pièces.
Le carnet doit mentionner les inspections périodiques des sites, par qui l'inspection a été effectuée, quand elle a été faite et quelles ont été les constatations. Depuis janvier 2025, ce point standard a été étendu et doit également mentionner comment les constatations ont été résolues et par qui. Ces deux derniers points sont malheureusement encore régulièrement oubliés, ce qui entraîne une déficience.
Quelles sont les conséquences d'un rapport négatif ?
Lorsqu'un contrôle périodique (12 mois) est négatif sur le point normatif 1.1, un contrôle supplémentaire suit toujours après six mois. Lorsqu'il manque des sites actifs, ceux-ci doivent être introduits dans Informis dans un délai de trois semaines. Ce point est vérifié lors d'un test de trois semaines. S'il ne manque que des sites inactifs, le test de trois semaines est annulé.
Comment aidons-nous les clients dans ce processus ?
Lorsque des changements standard interviennent, tels que l'extension du carnet de route, nous en informons les entreprises avant même les futurs contrôles. En outre, nous apportons notre aide pour les questions relatives à l'enregistrement des sites dans Informis. Comme nous voyons les sites enregistrés dans Informis, nous pouvons voir comment un site a été enregistré et à partir de quand. Si un site ne peut être enregistré à partir d'une certaine date, nous pouvons en indiquer la raison et la manière dont il peut être enregistré. Cela vous aide à équilibrer votre administration. Si l'enregistrement échoue encore, nous contacterons SNF pour que les adresses soient traitées correctement. Il s'agit ici des notifications effectuées avant le contrôle administratif ; lors du contrôle administratif, il n'est pas possible de démontrer un recouvrement immédiat.
Lors d'une première inspection, nous guidons les entreprises en discutant de l'ensemble de l'inspection et en expliquant clairement ce qui est attendu afin que vous puissiez vous préparer correctement à l'inspection initiale. Nos inspecteurs et notre back office sont joignables par téléphone et se feront un plaisir de répondre à vos questions.
Obtenir un environnement de travail et de vie sûr et sain ?
Nous testons, inspectons et certifions pour que les organisations puissent innover en toute sécurité, rapidement et de manière rentable.