Die Bürgerservicenummer (BSN) ist eine persönliche Identifikationsnummer, die in erster Linie für die Kommunikation zwischen Bürgern und der Verwaltung bestimmt ist. Nichtstaatliche Organisationen dürfen die BSN nur verwenden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Daher muss geprüft werden, ob eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der BSN vorliegt. In der Praxis stellen unsere Inspektoren regelmäßig fest, dass die BSNs von entsandten Mitarbeitern auf Rechnungen aufgeführt sind, die an den Kunden gesendet werden. Ist dies zulässig?
Die BSN erleichtert die Verknüpfung von Informationen aus verschiedenen Datenbanken. Ein unachtsamer Umgang mit der BSN birgt daher Datenschutzrisiken wie den Missbrauch personenbezogener Daten und Identitätsbetrug. Beim Identitätsbetrug missbrauchen Kriminelle die Daten beispielsweise, um im Namen einer anderen Person Waren zu kaufen, ohne dafür zu bezahlen.
Im Rahmen der Kettenhaftung und der Auftraggeberhaftung darf der Auftraggeber oder (Haupt-)Auftragnehmer (unter anderem) die BSN in seine Unterlagen aufnehmen. Dies ist erforderlich, wenn der Auftraggeber oder (Haupt-)Auftragnehmer eine Sicherungszahlung auf das Treuhandkonto der Zeitarbeitsfirma leisten möchte. Die „Durchführungsverordnung zur obligatorischen Verwendung der BSN“ sieht vor, dass die Zeitarbeitsfirma dem Entleiher oder (Haupt-)Auftraggeber die BSN des entsandten Arbeitnehmers mitteilen darf. Dies muss jedoch im Einklang mit der DSGVO erfolgen.
Das bedeutet, dass sich die Parteien einvernehmlich darüber einigen müssen, wann (zu welchem Zeitpunkt), wie (über welches Dokument oder welche Verbindung) und in welcher Form (Sicherheit, Verwendung und Speicherung) die BSN übermittelt wird.
Es stellt sich die Frage, ob eine Rechnung ausreichende Sicherheit für die Weitergabe der BSN bietet. Auf eine Rechnung haben in der Regel mehrere Personen innerhalb einer Organisation Zugriff, die keinerlei Befugnis zur Verarbeitung der BSN haben (z. B. die Poststelle, der Empfang usw.), sowie Dritte (wie unsere Inspektoren, der Buchhalter usw.). Wenn eine „unbefugte“ Person eine BSN verarbeitet, kann dies als Datenschutzverletzung angesehen werden.
Mit Wirkung zum 1. Januar 2020 wurde das Handbuch zur Lohnsteuer geändert, und BSNs dürfen nicht mehr auf Lohnabrechnungen erscheinen.
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Bei Kontrollen begegnen wir regelmäßig Kunden, die – eingeschüchtert durch die DSGVO – nicht mehr wissen, wann eine Kopie eines Ausweises in den Unterlagen aufbewahrt werden muss. Wir stellen zudem fest, dass Kopien unleserlich gemacht und/oder die Bürgerservicenummer (BSN) entfernt wurde.
Wir werden oft von Kunden gefragt, ob es notwendig ist, für Inspektionen und Audits einen Datenverarbeitungsvertrag mit Normec VRO abzuschließen. Dies ist nicht der Fall.
Die niederländische Arbeitsaufsichtsbehörde (NLA) hat bei Kontrollen im Jahr 2023 viele Fehler bei der Feststellung der Identität von Arbeitnehmern mit gültigen Ausweispapieren festgestellt. In vielen Fällen waren die Dokumente abgelaufen, gefälscht, nicht gültig oder die Identität wurde gar nicht festgestellt. Dies geht aus einem Bericht der NLA hervor.
Arbeitgeber haben zahlreiche administrative Verpflichtungen. Die Nichteinhaltung dieser administrativen Verpflichtungen birgt Risiken. Eine der Folgen kann zum Beispiel sein, dass Sie den anonymen Tarif anwenden müssen. In diesem Artikel erklären wir, wann ein Arbeitgeber den anonymen Steuersatz anwenden muss und wie dies in der Lohnsteuererklärung zu behandeln ist.
Eine Inspektion kann für ein Unternehmen eine aufregende Zeit sein. Vor allem, wenn es sich um eine erste Inspektion handelt. Indem wir klar und transparent sind, können wir als Inspektionsstelle hoffentlich etwas von dieser Anspannung nehmen. Deshalb finden Sie in diesem Artikel die Antworten auf die fünf am häufigsten gestellten Fragen an unsere NEN 4400-1-Inspektoren.
Ab dem 13. Februar 2023 haben unsere Inspektoren mit der Prüfung nach dem überarbeiteten SNA-Standard begonnen. Hauptziel dieser Überarbeitung ist es, einen risikoorientierteren Ansatz zu erreichen. Unternehmen, die nicht unter die Übergangsregelung fallen und ab dem 13. Februar nach der neuen Norm geprüft werden müssen, wurden daher in den letzten sechs Monaten von uns inspiziert.
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