Het burgerservicenummer (BSN) is een persoonsnummer dat in de eerste plaats bedoeld is voor het contact tussen burgers en de overheid. Organisaties buiten de overheid mogen het BSN alleen gebruiken als dat wettelijk is bepaald. Er moet dus worden nagegaan of er een wettelijke grondslag is wanneer het BSN wordt verwerkt. In de praktijk zien onze inspecteurs regelmatig dat het BSN van terbeschikkinggestelde werknemers op de factuur naar de opdrachtgever wordt vermeld. Gaat dat wel goed?
Met het BSN kan gemakkelijk een koppeling worden gemaakt tussen informatie uit verschillende bestanden. Onzorgvuldig gebruik van het BSN brengt daarom privacyrisico’s met zich mee. Bijvoorbeeld misbruik van persoonsgegevens en identiteitsfraude. Bij identiteitsfraude maken criminelen misbruik van de gegevens om bijvoorbeeld op de naam van een ander spullen te kopen zonder te betalen.
Voor de Keten- en inlenersaansprakelijkheid mag de inlener of (hoofd)aannemer (o.a.) het BSN in zijn administratie opnemen. Dit is noodzakelijk wanneer de inlener/(hoofd)aannemer vrijwarend wil storten op de g-rekening van het uitzendbureau. In de ‘Uitvoeringsregeling verplicht gebruik BSN’ is afgesproken dat het uitzendbureau het BSN van de terbeschikkinggestelde arbeidskracht mag verstrekken aan de inlener/(hoofd)aannemer. Maar dit moet wel gebeuren conform de AVG.
Dit betekent dat partijen onderling moeten afspreken wanneer (welk moment), hoe (via welk document of welke verbinding) en op welke wijze (beveiliging, het gebruik en de opslag) het BSN wordt verstrekt.
De vraag is of een factuur voldoende veiligheid biedt om het BSN te verstrekken. Een factuur kan doorgaans door meerdere personen in een organisatie worden geraadpleegd die helemaal geen bevoegdheid hebben om het BSN te verwerken (bijvoorbeeld de postkamer, receptie etc.) en ook door derden (zoals onze inspecteurs, de accountant etc.). Wanneer een ‘onbevoegd’ persoon BSN verwerkt kan dat worden gezien als een datalek.
Per 1 januari 2020 is het Handboek Loonheffingen gewijzigd en mogen er geen BSN meer op de loonstroken staan.
Neem contact op met onze specialist
Tijdens inspecties komen we regelmatig klanten tegen die (afgeschrikt door de AVG) niet meer weten wanneer er een kopie ID in de administratie aanwezig moet zijn. Ook zien we dat kopieën onleesbaar gemaakt zijn en/of dat het Burger Servicenummer (BSN) is verwijderd.
Regelmatig krijgen wij de vraag van klanten of het nodig is om met Normec VRO een verwerkersovereenkomst te sluiten voor de inspectie en audits. Dit is niet het geval.
De Nederlandse Arbeidsinspectie (NLA) heeft tijdens controles in 2023 veel fouten aangetroffen op het gebied van het vaststellen van de identiteit van werknemers aan de hand van geldige identiteitsdocumenten. In een groot aantal gevallen waren de documenten verlopen, vervalst, niet geldig of werd de identiteit überhaupt niet vastgelegd. Dit blijkt uit een rapport van de NLA.
Werkgevers hebben veel administratieve verplichtingen. Het niet volledig voldoen aan deze administratieve verplichtingen brengt risico’s met zich mee. Zo kan een van de gevolgen zijn dat u het anoniementarief moet toepassen. In dit artikel lichten we toe wanneer een werkgever het anoniementarief moet hanteren en hoe dit in de aangifte loonheffingen verwerkt moet worden.
Een inspectie kan voor een onderneming een spannend moment zijn. Zeker als het een eerste inspectie is. Door duidelijk en transparant te zijn, kunnen we als inspectie-instelling hopelijk wat van die spanning wegnemen. Daarom leest u in dit artikel het antwoord op de vijf meestgestelde vragen aan onze NEN 4400-1 inspecteurs.
Per 13 februari 2023 zijn onze inspecteurs gestart met het toetsen op de herziene SNA norm. Het belangrijkste doel van deze herziening is om te komen tot een meer risicogerichte aanpak. Ondernemingen die niet onder de overgangsregeling vallen en qua geboortedata vanaf 13 februari op de nieuwe norm getoetst moeten worden, zijn in het afgelopen half jaar dan ook door ons geïnspecteerd.
Blijf op de hoogte van het laatste nieuws, exclusieve updates en waardevolle inzichten.
