Le numéro de service aux citoyens (BSN) est un numéro d'identification personnel destiné principalement à la communication entre les citoyens et l'administration. Les organisations non gouvernementales ne sont autorisées à utiliser le BSN que si la loi l'exige. Il convient donc de vérifier s'il existe une base juridique pour le traitement du BSN. Dans la pratique, nos inspecteurs constatent régulièrement que les BSN des salariés détachés figurent sur les factures envoyées aux clients. Est-ce autorisé ?
Le numéro d'identification national facilite le recoupement d'informations provenant de différentes bases de données. Une utilisation imprudente de ce numéro comporte donc des risques en matière de protection des données, tels que l'utilisation abusive de données à caractère personnel et l'usurpation d'identité. Dans le cadre d’une usurpation d’identité, les criminels exploitent par exemple ces données pour acheter des biens au nom d’une autre personne sans les payer.
Dans le cadre de la responsabilité en chaîne et de la responsabilité du donneur d’ordre, le donneur d’ordre ou le prestataire (principal) est autorisé à inclure (entre autres) le numéro BSN dans ses documents. Cela est nécessaire lorsque le donneur d’ordre ou le prestataire (principal) souhaite effectuer un versement de garantie sur le compte fiduciaire de l’agence d’intérim. Le « règlement d’application relatif à l’utilisation obligatoire du BSN » prévoit que l’agence d’intérim est autorisée à communiquer le BSN du salarié détaché à l’entreprise utilisatrice ou au donneur d’ordre (principal). Cela doit toutefois se faire dans le respect du RGPD.
Cela signifie que les parties doivent s’accorder d’un commun accord sur le moment (à quelle date), la manière (via quel document ou quel canal) et la forme (sécurité, utilisation et stockage) de la transmission du BSN.
La question se pose de savoir si une facture offre une sécurité suffisante pour la transmission du BSN. En règle générale, plusieurs personnes au sein d’une organisation qui ne sont pas habilitées à traiter le numéro de sécurité sociale (par exemple, le service du courrier, l’accueil, etc.) ont accès à une facture, tout comme des tiers (tels que nos inspecteurs, le comptable, etc.). Si une personne « non autorisée » traite un numéro BSN, cela peut être considéré comme une violation de la protection des données.
À compter du 1er janvier 2020, le manuel de l’impôt sur les salaires a été modifié et les BSN ne doivent plus figurer sur les bulletins de paie.
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Lors des contrôles, nous rencontrons régulièrement des clients qui, intimidés par le RGPD, ne savent plus quand une copie d’une pièce d’identité doit être conservée dans leurs dossiers. Nous constatons également que des copies ont été rendues illisibles et/ou que le numéro d’identification national (BSN) a été supprimé.
Nos clients nous demandent souvent s'il est nécessaire de conclure un contrat de sous-traitance avec Normec VRO pour les inspections et les audits. Ce n'est pas le cas.
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Les employeurs ont de nombreuses obligations administratives. Le non-respect de ces obligations administratives comporte des risques. Par exemple, l'une des conséquences peut être l'application du taux anonyme. Dans cet article, nous expliquons quand un employeur doit appliquer le taux anonyme et comment cela doit être traité dans la déclaration d'impôt sur les salaires.
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Depuis le 13 février 2023, nos inspecteurs ont commencé à tester la norme SNA révisée. L'objectif principal de cette révision est de parvenir à une approche davantage axée sur les risques. Les entreprises qui ne relèvent pas du régime transitoire et qui doivent être testées par rapport à la nouvelle norme en termes de dates de naissance à partir du 13 février ont donc été inspectées par nos soins au cours des six derniers mois.
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