Lors d’un audit conforme à la norme NEN 4400-1, cela pourrait constituer une infraction à la réglementation, ce qui pourrait avoir des répercussions sur le certificat.
En soi, il est positif que les organisations fassent preuve de plus de prudence dans le traitement des données à caractère personnel, comme par exemple une copie d’une pièce d’identité. Si des entreprises ont intégré de manière illicite (sans base juridique) une copie d’une pièce d’identité dans leurs dossiers, cela constitue un risque au sens du RGPD.
Pièce d’identité ou justificatif d’identité : quelle est la différence ?
Une pièce d’identité permet à une personne de prouver son identité. Elle comporte le numéro BSN et une photo d’identité, ce qui permet à une personne de prouver qu’elle est bien la personne associée à ce numéro BSN. Un permis de conduire néerlandais ou un permis de conduire valide délivré par l’autorité compétente d’un autre État membre des Communautés européennes (ou dans un autre État partie à l'accord sur l'Espace économique européen, à condition que le titulaire réside aux Pays-Bas).
Une pièce d’identité permet à une personne de s’identifier. L’identification n’est possible qu’à l’aide d’un document indiquant la nationalité de son titulaire. Parmi les pièces d’identité, on peut citer un passeport, une carte d’identité néerlandaise, une carte d’identité d’un pays de l’EEE ou une carte de séjour néerlandaise.
Quand avez-vous besoin de quel document ?
Les employeurs sont tenus de vérifier l’identité de leurs salariés
Lorsqu’un salarié prend ses fonctions pour la première fois, l’employeur est tenu de vérifier son identité. Cette obligation comporte plusieurs volets, à savoir :
- Obligation de vérification
- Obligation de conservation
- Obligation de diligence
Obligation de vérification
L'obligation de vérification signifie que l'employeur doit demander au salarié de présenter l'original d'une pièce d'identité valide et en vérifier l'authenticité . Vous pouvez ainsi vous assurer que la personne qui se trouve devant vous correspond bien à celle figurant sur la pièce d'identité présentée, que celle-ci est authentique (et non falsifiée) et valide. Vous devez également vous assurer que le salarié est autorisé à travailler pour vous, sans qu’un permis de travail ne soit par exemple nécessaire.
Obligation de conservation
L’obligation de conservation implique que vous devez faire une copie de la pièce d’identité en cours de validité. Cette obligation est notamment prévue par la loi relative à l’impôt sur les salaires. La copie doit être parfaitement lisible et vous devez copier aussi bien le recto que le verso. Cette obligation ne s’applique qu’au moment de l’entrée en fonction du salarié. Il n’est pas nécessaire de faire une nouvelle copie lorsqu’une pièce d’identité a expiré. De plus, vous êtes tenu de conserver la copie pendant une durée maximale de 5 ans après la fin de la relation de travail de chaque salarié.
Obligation de diligence
L’obligation de diligence signifie que vous devez rappeler à vos salariés de toujours avoir sur eux une carte d’identité en cours de validité pendant leur travail. En effet, il est possible qu’une autre personne ou organisation habilitée (telle que l’entreprise donneuse d’ordre, le maître d’œuvre ou un agent de l’autorité de contrôle SZW) doive vérifier la carte d’identité. Pour les travaux au cours desquels le titre de séjour risque d’être endommagé ou perdu, le devoir de diligence exige en outre que vous, en tant qu’employeur, mettiez par exemple à disposition des casiers sur le lieu de travail ou que vous concluiez des accords clairs à ce sujet avec le donneur d’ordre ou le maître d’œuvre. En effet, les salariés doivent toujours avoir la possibilité de se conformer à leur obligation de présenter leur carte d’identité sans que le document ne soit endommagé dans le cadre de l’exercice de leur travail.
Conclusion
Si vous employez des salariés, vous devez conserver dans vos dossiers du personnel, à compter de la date d'embauche, une copie lisible du recto et du verso d'une pièce d'identité en cours de validité pour chaque salarié. Cette obligation de conservation s'applique jusqu'à 5 ans après la date à laquelle le salarié quitte l'entreprise.
Quand une copie n’est-elle pas nécessaire ?
Si aucune loi – telle que la loi relative à l’impôt sur les salaires – n’impose de réaliser une copie de la pièce d’identité, il n’existe pas de fondement juridique pour cela et il n’est donc pas autorisé de réaliser une copie ou une numérisation d’une pièce d’identité (même pas de la carte d’identité !). La loi relative à l’impôt sur les salaires ne s’applique que si un salarié est lié à votre entreprise par un contrat de travail direct. Cela ne s’applique donc pas aux salariés que vous embauchez par l’intermédiaire d’une agence ou qui travaillent par l’intermédiaire d’un sous-traitant. Il n’est pas non plus autorisé de faire une copie de la pièce d’identité d’un travailleur indépendant.
Conservez vos copies en lieu sûr et ne les conservez pas plus longtemps que nécessaire !
Vous devez protéger de manière appropriée les données à caractère personnel collectées (telles qu'une copie d'une pièce d'identité) contre la perte, le vol et toute autre utilisation non autorisée, grâce à des mesures organisationnelles et techniques. Cela vise à prévenir l'usurpation d'identité. Cela signifie que tout le monde ne doit pas avoir un accès illimité à ces données. L’accès n’est autorisé que s’il est nécessaire à l’accomplissement d’une tâche professionnelle (ou d’une obligation légale). Si des personnes non autorisées au sein de l’organisation (ou en dehors de celle-ci) accèdent aux données, cela constitue une violation de la protection des données. Il est également important de veiller à ne pas conserver la copie de la pièce d’identité plus longtemps que nécessaire ou que ne l’exige la loi. Passé ce délai, les données doivent être détruites afin qu’elles ne puissent plus être réutilisées ultérieurement. Veillez à détruire les données de manière appropriée.
