Dies könnte bei einem Audit gemäß NEN 4400-1 zu einem Verstoß gegen die Vorschriften führen, was wiederum Auswirkungen auf das Zertifikat haben könnte.
An sich ist es positiv, dass Organisationen beim Umgang mit personenbezogenen Daten, wie beispielsweise einer Kopie eines Ausweises, vorsichtiger vorgehen. Wenn Unternehmen eine Kopie eines Ausweises unrechtmäßig (ohne Rechtsgrundlage) in ihre Unterlagen aufgenommen haben, stellt dies ein Risiko im Sinne der DSGVO dar.
Ausweisdokument oder Identitätsnachweis: Was ist der Unterschied?
Ein Ausweisdokument ermöglicht es einer Person , ihre Identität nachzuweisen. Es enthält die BSN-Nummer und ein Passfoto, wodurch eine Person nachweisen kann, dass sie die Person ist, die mit dieser BSN-Nummer verbunden ist. Ein Beispiel für ein Ausweisdokument ist ein niederländischer Führerschein oder ein gültiger Führerschein, der von der zuständigen Behörde in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Gemeinschaften (oder in einem anderen Staat, der Vertragspartei des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum ist, sofern der Inhaber seinen Wohnsitz in den Niederlanden hat) ausgestellt wurde.
Ein Identitätsnachweis ermöglicht es einer Person , sich zu identifizieren. Eine Identifizierung ist nur mit einem Dokument möglich, aus dem die Staatsangehörigkeit des Inhabers hervorgeht. Beispiele für Identitätsnachweise sind ein Reisepass, ein niederländischer Personalausweis, ein Ausweis, ein Reisepass aus einem EWR-Land oder ein niederländischer Ausländerausweis.
Wann benötigen Sie welches Dokument?
Arbeitgeber sind zur Identitätsprüfung verpflichtet
Wenn ein Arbeitnehmer seine Arbeit zum ersten Mal aufnimmt, ist der Arbeitgeber verpflichtet, dessen Identität zu überprüfen. Diese Verpflichtung umfasst mehrere Komponenten, nämlich:
- Überprüfungspflicht
- Aufbewahrungspflicht
- Sorgfaltspflicht
Überprüfungspflicht
Die Überprüfungspflicht bedeutet, dass der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auffordern muss, ein gültiges Ausweisdokument im Original vorzulegen, und dieses auf seine Echtheit prüfen muss . So können Sie sich vergewissern, dass die vor Ihnen stehende Person mit dem vorgelegten Ausweisdokument übereinstimmt, dass dieses echt (und nicht gefälscht) und gültig ist. Sie sollten außerdem sicherstellen, dass der Arbeitnehmer berechtigt ist, für Sie zu arbeiten, ohne dass beispielsweise eine Arbeitserlaubnis erforderlich ist.
Aufbewahrungspflicht
Die Aufbewahrungspflicht bedeutet, dass Sie eine Kopie des gültigen Ausweisdokuments anfertigen müssen. Dies ist unter anderem im Lohnsteuergesetz vorgeschrieben. Die Kopie muss gut lesbar sein, und Sie müssen sowohl die Vorder- als auch die Rückseite kopieren. Dies ist nur zum Zeitpunkt des Arbeitsbeginns des Mitarbeiters erforderlich. Es ist nicht notwendig, eine neue Kopie anzufertigen, wenn ein Ausweis abgelaufen ist. Darüber hinaus sind Sie verpflichtet, die Kopie bis zu 5 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses jedes Mitarbeiters aufzubewahren.
Sorgfaltspflicht
Die Sorgfaltspflicht bedeutet, dass Sie Ihre Mitarbeiter daran erinnern müssen, während der Arbeit stets einen gültigen Ausweis bei sich zu tragen. Schließlich ist es möglich, dass eine andere befugte Person oder Organisation (wie beispielsweise das auftraggebende Unternehmen, der (Haupt-)Auftragnehmer oder ein Beamter der Aufsichtsbehörde SZW) den Ausweis überprüfen muss. Bei Arbeiten, bei denen das Ausweisdokument beschädigt werden oder verloren gehen könnte, verlangt die Sorgfaltspflicht zudem, dass Sie als Arbeitgeber beispielsweise Schließfächer am Arbeitsplatz zur Verfügung stellen oder diesbezüglich klare Vereinbarungen mit dem Auftraggeber oder dem (Haupt-)Auftragnehmer treffen. Denn den Arbeitnehmern muss stets die Möglichkeit gegeben werden, ihrer Ausweispflicht nachzukommen, ohne dass das Dokument durch die Ausübung ihrer Arbeit beschädigt wird.
Fazit
Wenn Sie Arbeitnehmer beschäftigen, müssen Sie ab dem Datum der Einstellung für jeden Arbeitnehmer eine lesbare Kopie der Vorder- und Rückseite eines gültigen Ausweisdokuments in Ihren Personalunterlagen aufbewahren. Diese Aufbewahrungspflicht gilt bis zu 5 Jahre nach dem Datum, an dem der Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt.
Wann ist eine Kopie nicht erforderlich?
Wenn kein Gesetz – wie beispielsweise das Lohnsteuergesetz – vorschreibt, dass Sie eine Kopie des Ausweises anfertigen müssen, fehlt die Rechtsgrundlage dafür, und daher ist es nicht zulässig, eine Kopie oder einen Scan eines Ausweisdokuments (auch nicht des Personalausweises!) anzufertigen. Das Lohnsteuergesetz gilt nur, wenn ein Mitarbeiter in einem direkten Arbeitsverhältnis mit Ihrem Unternehmen steht. Dies trifft daher nicht auf Mitarbeiter zu, die Sie über eine Agentur einstellen oder die über einen Subunternehmer tätig sind. Es ist auch nicht zulässig, eine Kopie des Ausweisdokuments einer selbstständigen Person anzufertigen.
Bewahren Sie Ihre Kopien sicher auf und bewahren Sie sie nicht länger als nötig auf!
Sie müssen die erhobenen personenbezogenen Daten (wie z. B. eine Kopie eines Ausweises) durch organisatorische und technische Maßnahmen angemessen vor Verlust, Diebstahl und sonstiger unbefugter Nutzung schützen. Damit soll Identitätsbetrug verhindert werden. Das bedeutet, dass nicht jeder uneingeschränkten Zugriff auf die Daten haben darf. Der Zugriff ist nur dann zulässig, wenn er für die Erfüllung einer Arbeitsaufgabe (oder einer gesetzlichen Verpflichtung) erforderlich ist. Wenn unbefugte Personen innerhalb der Organisation (oder außerhalb davon) auf Daten zugreifen, stellt dies eine Datenschutzverletzung dar. Es ist außerdem wichtig, sicherzustellen, dass Sie die Kopie des Ausweises nicht länger aufbewahren, als es notwendig oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Danach müssen die Daten vernichtet werden, damit sie später nicht wiederverwendet werden können. Achten Sie darauf, die Daten ordnungsgemäß zu vernichten.
