Le système 4-O : de quoi s'agit-il ?
L'idée derrière l'approche « 4-O » consiste à identifier la cause de la ou des non-conformités constatées, à garantir une correction complète et à structurer l'organisation de manière à ce que la ou les non-conformités ne se reproduisent plus à l'avenir. De cette manière, une amélioration a été mise en œuvre qui réduit la probabilité d’une réapparition. La mesure corrective devient ainsi « suffisante » d’un point de vue structurel et aux yeux de l’auditeur, ce qui permet finalement d’octroyer la certification.
Le système 4-O comprend quatre étapes : cause, portée, solution et faisabilité. À l’aide d’un formulaire d’audit distinct, l’auditeur évalue, grâce à ce système, si la mesure corrective est suffisante pour chaque non-conformité.
Étape 1 : Cause
Au cours de cette première étape, l’auditeur cherche à déterminer la cause de la non-conformité constatée. Ce n’est qu’une fois la cause de la non-conformité identifiée que vous pouvez prendre des mesures ciblées pour l’avenir.
Pour mettre en place des mesures ciblées afin d’éviter que l’erreur ne se reproduise à l’avenir, il est important que vous compreniez comment la non-conformité est survenue. Posez-vous par exemple les questions suivantes :
- Y a-t-il une erreur dans le logiciel qui a provoqué l'écart ?
- L'écart a-t-il été provoqué par un paramétrage incorrect du logiciel ?
- L'écart est-il dû à une saisie de données erronée (erreur humaine) ?
Étape 2 : Portée
Dans un deuxième temps, vous déterminez l’ampleur : quelle est la gravité de l’écart ou du problème ? Pour l’auditeur, un écart n’est souvent mis en évidence qu’à l’occasion d’un contrôle par sondage. À ce stade, l’auditeur ne sait pas encore s’il s’agit d’un cas isolé ou si la non-conformité s’est déjà produite à plusieurs reprises. C’est à l’entreprise elle-même qu’il revient de le démontrer. L’auditeur doit être informé des autres collaborateurs impliqués dans la non-conformité et du montant en jeu.
Étape 3 : Solution
Maintenant que vous connaissez la cause et l’ampleur de la non-conformité constatée, vous pouvez y remédier plus efficacement. La solution doit tenir compte à la fois des problèmes passés et futurs. Une solution rétroactive pourrait par exemple consister à verser a posteriori les salaires corrects. Une solution tournée vers l’avenir comprend la mise en œuvre de mesures visant à réduire le risque de récidive.
Étape 4 : Mise en œuvre
Au cours de cette dernière étape, il est important de vérifier si la solution choisie fonctionnera réellement à l’avenir. Si, par exemple, l’erreur se reproduit par la suite, cela signifie que la solution n’a pas fonctionné. Dans ce cas, l’objectif est de revoir le cadre des 4 O jusqu’à ce que la solution soit efficace et durable. Là encore, l’inspecteur peut demander des pièces justificatives.
