Nieuwe versie NEN 4400-2 vanaf 1 januari 2026 van kracht
De aanpassingen sluiten aan op de structuur en aanpak van de NEN 4400-1:2023 en omvatten onder andere:
- een modulaire opbouw van de norm;
- een nieuwe inspectiesystematiek met een jaarlijkse nulmeting en daarop afgestemde vervolginspecties;
- een risicogerichte aanpak, waarbij goed presterende ondernemingen minder intensief worden geïnspecteerd.
De herziene norm is verkrijgbaar via de NEN: NEN 4400-2:2025 nl. In dit artikel zetten we de belangrijkste wijzigingen op een rij en geven we inzicht in wat je kunt verwachten tijdens inspecties. Zo zorgen we er samen voor dat jij goed voorbereid bent.
Doel van de herziening
De norm NEN4400-2:2025 vormt samen met het SNA Handboek Normen het SNA schema. Het belangrijkste doel van de herziening is een meer risicogerichte aanpak van inspecties. Er is niet meer standaard een volledige inspectie met na zes maanden een verkorte inspectie. De volledige inspectie fungeert voortaan als nulmeting. Op basis van deze nulmeting wordt bepaald hoe de vervolginspectie eruitziet. De mate waarin een onderneming zijn administratie op orde heeft en eventuele risicogebieden bepalen de inhoud van de vervolginspectie. Zo kunnen inspecteurs een vervolginspectie dus gerichter insteken met zaken die voor jouw onderneming relevant zijn.
Vervolginspectie
Afhankelijk van de uitkomsten van de nulmeting zijn er vier varianten van vervolginspecties. De lichtste variant, toetsing op alleen de module ‘Algemeen’, is mogelijk als:
- er geen non-conformiteiten zijn vastgesteld;
- alle relevante procedures schriftelijk of geautomatiseerd aanwezig zijn;
- uit de inspectie blijkt dat deze procedures daadwerkelijk werken. De werking blijkt uit het niet hebben van non-conformiteiten.
In de tabel staat welke normonderdelen de module Algemeen bevat en waar je dus op getoetst wordt.
Wat wijzigt er?
Normeisen
De norm is opgedeeld in drie modules:
- Algemeen
- Ter Beschikking Stellen van Arbeid (TBA)
- Aannemen van Werk (AvW)
Het in- en doorlenen van personeel en zzp’ers blijft onderdeel van de betreffende modules. Ondernemingen die zowel uitzenden (TBA) als werk aannemen worden gezien als mengbedrijven. Voor hen geldt toetsing op beide modules. De inhoudelijke eisen blijven grotendeels gelijk, waardoor organisaties die nu voldoen, naar verwachting ook aan de herziene norm voldoen. In de tabellen hieronder zie je op welke normonderdelen je per module getoetst wordt.
Procedures
De aanwezigheid én werking van procedures worden expliciet onderdeel van de norm. Deze nemen wij dus mee in onze inspecties. Procedures moeten aantoonbaar aanwezig zijn – schriftelijk of geautomatiseerd – en effectief blijken uit inspecties en steekproeven. Als er non-conformiteiten worden vastgesteld, dan moet de inspecteur concluderen dat de procedure niet (volledig) werkt en daarmee niet (volledig) aanwezig is. In dat geval komt de onderneming niet meer in aanmerking voor een vervolginspectie van de lichtste variant.
Risicoanalyse
De herziene norm introduceert een nieuwe risicoanalyse. Uit deze nieuwe risicoanalyse volgt enkel nog of de onderneming in een hoog of laag risico valt. Een onderneming valt in het hoog risicoprofiel als 6 of meer van de onderstaande vragen met “ja” worden beantwoord:
- Is er sprake van zowel TBA als AvW (mengbedrijf)
> Als dit niet inzichtelijk is, dan gaat de inspecteur uit van een mengbedrijf. - Is er een personeelsverloop van 20% of meer? (Saldo in- en uitdienst op basis van verzamelloonstaat)
- Ligt het brutoloon op of maximaal 15% boven het WML?
- Zijn er inhoudingen op het loon voor huisvesting?
- Zijn er inhoudingen op het loon voor zorgverzekering?
- Wordt de ET-regeling toegepast?
- Zijn er werknemers in dienst van buiten de EU/EER/Zwitserland?
- Zijn opdrachtgevers actief in een van de volgende sectoren: Land- en tuinbouw, Metaal & industrie, Horeca, Detailhandel, Schoonmaak, Bouw, Rail, Vlees, Transport?
- Is er sprake van een initiële inspectie?
- Is de onderneming in de afgelopen zes maanden opgericht of is de onderneming pas in de afgelopen zes maanden actief geworden als uitzender en/of aannemer van werk?
- Worden A1-detacheringsverklaring toegepast?
De uitkomst van deze risicoanalyse bepaalt de steekproefomvang van de personeelsdossiers en lijncontroles.
Steekproef
Bij een laag risicoprofiel geldt een steekproef van 10. Bij een hoog risicoprofiel is dit 15. De verdeling van deze aantallen is als volgt:
Aantal steekproeven 10:
- 2 loonstroken met uitbetaling van reserveringen bij uitdiensttreding
- 2 loonstroken met uitbetaling vakantiebijslag
- 2 loonstroken met uitbetaling feestdag
- 4 reguliere loonstroken (gelijkmatig verdeeld over de inspectieperiode).
Aantal steekproeven 15:
- 3 loonstroken met uitbetaling van reserveringen bij uitdiensttreding
- 3 loonstroken met uitbetaling vakantiebijslag
- 3 loonstroken met uitbetaling feestdag
- 6 reguliere loonstroken (gelijkmatig verdeeld over de inspectieperiode).
Non-conformiteiten en herstel
De weging van non-conformiteiten is aangepast. Waar voorheen bij het aantreffen van één of meerdere fouten in de steekproef een uitbreiding van de steekproef verplicht was, is dat in de herziene norm losgelaten. De nieuwe steekproefaantallen zijn statistisch onderbouwd en representatief voor de totale populatie. Eén fout in de steekproef kan dus al voldoende zijn om conclusies te trekken over de volledigheid en betrouwbaarheid van de administratie.
Het uitgangspunt is dat herhaling van dezelfde fout binnen de steekproef wijst op een structureel probleem. In dat geval wordt de fout als structureel beoordeeld en als non-conformiteit geregistreerd, die binnen drie maanden hersteld moet worden volgens de 4-O systematiek. Twee of meer fouten op hetzelfde normelement, die in de ‘oude’ norm als major non-conformiteiten zijn aangemerkt, leiden tot een major non-conformiteit.
Meer over de 4-O systematiek lees je in onze gratis whitepaper.
Wat betekent dit voor jouw inspectie?
Vanaf 1 januari 2026 worden alle volledige inspecties uitgevoerd volgens de herziene norm. Uit deze volledige inspecties volgt een vervolginspectie en geen verkorte inspectie.
Verkorte inspecties die vanaf 1 januari plaatsvinden kennen een overgangstermijn: ze worden nog getoetst op de oude norm (NEN 4400-2:2017), maar gerapporteerd en verwerkt volgens de nieuwe norm. De risicoanalyse van de herziene norm wordt al toegepast bij het bepalen van de steekproef.
Klaar voor de nieuwe norm?
Heb je vragen of wil je sparren over de impact van de nieuwe norm op jouw organisatie? Neem contact met ons op. We denken graag met je mee.