Au-delà du cycle annuel : exploiter le potentiel de la vérification continue

Alors que les exigences réglementaires elles-mêmes gagnent en complexité, un défi pratique reste largement inchangé : la date limite de mise en conformité ne change pas, même lorsque le travail nécessaire pour s’y conformer devient plus compliqué. 

Pour de nombreuses compagnies aériennes, en particulier celles disposant de ressources limitées, de processus manuels ou d’une petite équipe chargée de la conformité, la période précédant immédiatement la date limite de déclaration peut s’avérer extrêmement exigeante. Les données relatives aux différents programmes doivent être collectées auprès de plusieurs services, vérifiées, rapprochées, étayées par la documentation appropriée, puis soumises au vérificateur. Toute demande de précisions ultérieure de la part du vérificateur doit ensuite faire l’objet d’une enquête et d’une résolution, ce qui implique souvent les services opérationnels, le carburant, la finance, les achats, l’informatique et d’autres parties prenantes internes. 

De la vérification annuelle à l'assurance continue 

Le modèle de vérification annuelle restera important. Cependant, il existe de solides arguments en faveur d’une transition vers une approche de vérification continue, en particulier pour les compagnies aériennes soumises à plusieurs régimes, disposant d’une flotte de taille moyenne à grande et devant déclarer un nombre important de vols. Il n’est pas nécessaire d’avoir un nombre élevé de vols pour passer au format de vérification continue, mais si vous effectuez votre première déclaration ou que vous en êtes aux premières années d’obligation de déclaration, cela constitue un avantage supplémentaire.  

Au lieu d’attendre le début de l’année suivante pour examiner les données des douze derniers mois, l’exploitant peut fournir des données et des pièces justificatives de manière périodique, par exemple tous les trois ou six mois. Le vérificateur peut alors examiner les informations alors qu’elles sont encore relativement récentes et identifier bien plus tôt d’éventuelles lacunes ou incohérences. 

Du point de vue de l’exploitant, cela modifie la nature même de la vérification. 

La vérification n’est plus simplement un contrôle final avant la soumission. Elle devient un mécanisme d’assurance continu tout au long de l’année de déclaration. 

Par exemple, si une compagnie aérienne ne commence à préparer ses données qu’à partir du 1er février pour soumettre son dossier annuel complet dans le cadre du SEQE-UE, du SEQE-Royaume-Uni, du CORSIA, ReFuelEU Aviation, les effets de l’aviation hors CO₂, ou d’autres exigences applicables, le délai disponible pour identifier et combler les lacunes dans les données, résoudre les incohérences, obtenir des pièces justificatives, répondre aux demandes de vérification et apporter les corrections nécessaires avant la date limite réglementaire peut s’avérer très court. Commencer le processus de préparation aussi tardivement peut donc créer une pression temporelle importante, en particulier lorsque les données doivent être collectées auprès de multiples sources, examinées en interne, puis vérifiées avant leur soumission. Si un problème concerne des données datant de plusieurs mois, le service responsable peut avoir besoin de beaucoup de temps pour enquêter sur ce qui s’est passé, récupérer les pièces justificatives ou expliquer des données ou des valeurs inhabituelles. 

En revanche, si ces mêmes données sont examinées chaque trimestre, bon nombre de ces problèmes peuvent être identifiés, résolus et classés alors que les informations sont encore d’actualité. 

Un document manquant peut être demandé immédiatement au service concerné plutôt que d’essayer de reconstituer les preuves ou de combler les lacunes dans les données près d’un an plus tard. Une incohérence de calcul peut être examinée avant qu’elle ne devienne systématique et ne fasse partie de l’ensemble de données annuel chaque mois. Une valeur inhabituelle de ravitaillement en carburant ou une demande de remboursement relative aux carburants durables (SAF) peut être contestée et clarifiée tant que les registres opérationnels correspondants sont encore facilement accessibles. 

Il s’agit là d’un avantage pratique considérable. 

Renforcer les connaissances en matière de réglementation tout au long de l'année 

La vérification continue permet également d’identifier les lacunes dans les connaissances. Elle offre en outre un avantage important pour comprendre les tendances et les divergences dans les données. Lorsque les données ne sont examinées qu’une seule fois en fin d’année, une ou plusieurs valeurs inhabituelles peuvent être identifiées, mais il peut s’avérer difficile de déterminer s’il s’agit d’une véritable tendance opérationnelle, d’un événement ponctuel, d’un problème de saisie ou d’un problème systématique. Grâce à des examens périodiques, l’exploitant et le vérificateur peuvent observer les tendances sur plusieurs trimestres de déclaration et les comparer aux activités opérationnelles, à la consommation de carburant, aux caractéristiques de vol ou à d’autres paramètres pertinents. Les divergences récurrentes peuvent ainsi être examinées à la source plutôt que d’être corrigées à plusieurs reprises au moment de la déclaration. Cela aide également l’exploitant à déterminer si un changement de méthodologie, de flux de travail, de configuration du système ou de responsabilité interne est nécessaire. Au fil du temps, l’organisation peut passer de la simple identification des écarts à la compréhension de leurs causes et à la mise en œuvre de mesures correctives durables, ce qui se traduit par des contrôles des données plus rigoureux et des rapports plus fiables. 

La réglementation climatique évolue rapidement. Le champ d’application des rapports, les aéroports de l’Union, l’éligibilité et les déclarations relatives aux carburants durables (SAF), les unités de compensation, les exigences en matière de carburants durables et d’autres détails techniques peuvent changer d’une année de déclaration à l’autre. Ces informations doivent souvent être correctement interprétées, communiquées et mises en œuvre au sein de plusieurs services. 

La vérification continue offre également une occasion régulière de partage des connaissances et de renforcement des capacités au sein de la compagnie aérienne. À mesure que les exigences réglementaires évoluent et que de nouvelles obligations de déclaration sont introduites, des discussions périodiques avec le vérificateur peuvent aider le point focal et les autres membres du personnel responsables à identifier les domaines dans lesquels des éclaircissements ou une formation supplémentaires pourraient s’avérer utiles. Plutôt que de combler ces lacunes juste avant la date limite de déclaration, la compagnie aérienne peut prendre des mesures correctives bien à l’avance et s’assurer que les équipes concernées comprennent les exigences avant qu’elles ne se transforment en problèmes opérationnels ou de déclaration. Des formations ciblées sur des programmes réglementaires spécifiques tout au long de l’année peuvent donc compléter le processus global de MRV et aider le personnel responsable à se préparer aux exigences existantes et émergentes. Cela crée un cycle d’apprentissage plus proactif, dans lequel la vérification ne se contente pas d’identifier des lacunes en matière de données ou de conformité, mais aide également l’organisation à renforcer sa compréhension et ses capacités internes au fil du temps. 

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Du service de conformité à l'assurance à valeur ajoutée 

La vérification continue ne doit donc pas être considérée simplement comme une « vérification annuelle divisée en quatre parties ». 

Elle incarne une philosophie de service différente. 

L’objectif est d’offrir à l’opérateur une assurance proactive, une visibilité plus précoce et un meilleur contrôle sur le processus de déclaration. 

Pour les exploitants, cela se traduit par moins de surprises en fin d’année, une meilleure qualité des données et un processus de conformité plus prévisible, ainsi qu’un service haut de gamme à valeur ajoutée. En fin de compte, la question n’est pas de savoir si les compagnies aériennes sont capables de mener à bien la vérification annuelle. Elles en sont capables, et beaucoup y parviennent avec succès depuis des années. 

La question est de savoir si le cycle annuel reste l’approche la plus efficace et la plus performante alors que la réglementation climatique dans le secteur de l’aviation devient de plus en plus complexe. 

Nous pensons que la réponse est de plus en plus «non». 

L’avenir de la vérification s’orientera progressivement vers un modèle où l’assurance est intégrée tout au long de l’année de déclaration plutôt que concentrée en fin d’année. Une vérification continue ou trimestrielle peut aider les compagnies aériennes à identifier les problèmes plus tôt, à améliorer la qualité des données, à réduire la pression en fin d’année et à donner à la direction une plus grande confiance dans leur situation de conformité. 

Chez Normec Verifavia, la vérification continue est en cours de développement en tant que service haut de gamme à valeur ajoutée, destiné à aider les opérateurs à évoluer vers une conformité plus précoce et plus proactive. Si cette approche peut apporter une valeur ajoutée à tout opérateur cherchant à mieux contrôler son processus de déclaration, ses avantages deviennent particulièrement significatifs pour les compagnies aériennes dont les opérations sont de grande envergure, qui traitent des volumes de données importants et qui sont soumises à de multiples obligations réglementaires. Pour ces opérateurs, même un problème de qualité des données relativement mineur peut affecter un nombre important de vols, ce qui rend l’identification et la résolution précoces particulièrement précieuses. La vérification continue nécessite donc un niveau d’engagement plus élevé et est proposée à un tarif plus élevé que l’approche conventionnelle de vérification annuelle. Toutefois, cet investissement supplémentaire peut apporter une plus grande valeur ajoutée grâce à une réduction de la pression en fin d’année, à une identification plus précoce des divergences, à une amélioration de la qualité des données, à une meilleure coordination interne et à une plus grande visibilité sur la situation de conformité de l’opérateur tout au long de l’année. En ce sens, la vérification continue ne se résume pas à une simple variation de la fréquence de vérification ; il s’agit d’un modèle d’assurance plus proactif, conçu pour apporter une plus grande valeur ajoutée lorsque l’ampleur et la complexité des activités d’un opérateur le justifient.