Verder dan de jaarlijkse cyclus: de waarde van continue verificatie benutten

Hoewel de wettelijke vereisten zelf steeds complexer worden, blijft één praktische uitdaging grotendeels onveranderd: de deadline voor naleving verschuift niet, zelfs niet wanneer het werk dat nodig is om hieraan te voldoen ingewikkelder wordt. 

Voor veel luchtvaartmaatschappijen, met name die met beperkte middelen, handmatige processen of een klein nalevingsteam, kan de periode vlak voor de rapportagedatum buitengewoon veeleisend worden. Gegevens voor verschillende regelingen moeten bij meerdere afdelingen worden verzameld, gecontroleerd, op elkaar worden afgestemd, worden onderbouwd met de juiste documentatie en bij de verificateur worden ingediend. Eventuele vervolgvragen van de verificateur moeten vervolgens worden onderzocht en opgelost, waarbij vaak de afdelingen Operations, Brandstof, Financiën, Inkoop, IT en andere interne belanghebbenden betrokken zijn. 

Van jaarlijkse controle naar continue kwaliteitsborging 

Het model van jaarlijkse verificatie blijft belangrijk. Er zijn echter sterke argumenten om over te stappen op een aanpak van continue verificatie, met name voor luchtvaartmaatschappijen die onder meerdere regelingen vallen, een middelgrote tot grote vloot hebben en een groot aantal te rapporteren vluchten moeten verwerken. Het is niet per se nodig om een groot aantal vluchten te hebben om over te stappen op continue verificatie, maar als u voor het eerst rapporteert of zich in de eerste rapportagejaren van uw verplichting bevindt, is dit een bijkomend voordeel.  

In plaats van te wachten tot het begin van het volgende jaar om de gegevens van twaalf maanden te beoordelen, kan de exploitant periodiek, bijvoorbeeld om de drie of zes maanden, gegevens en ondersteunend bewijsmateriaal aanleveren. De verificateur kan de informatie dan beoordelen terwijl deze nog relatief recent is en mogelijke hiaten of inconsistenties veel eerder opsporen. 

Vanuit het perspectief van de exploitant verandert dit de aard van de verificatie. 

Verificatie is niet langer louter een eindcontrole vóór de indiening. Het wordt een doorlopend waarborgmechanisme gedurende het gehele rapportagejaar. 

Als een luchtvaartmaatschappij bijvoorbeeld pas vanaf 1 februari begint met het voorbereiden van haar gegevens om haar volledige jaarlijkse gegevenspakket in te dienen voor EU ETS, UK ETS, CORSIA, ReFuelEU Aviation, Non-CO₂ Aviation Effects of andere toepasselijke vereisten in te dienen, is er mogelijk slechts een beperkte tijdspanne om gegevenslacunes op te sporen en op te lossen, inconsistenties te verzoenen, ondersteunend bewijsmateriaal te verkrijgen, vragen van de verificateur te beantwoorden en eventuele noodzakelijke correcties aan te brengen vóór de wettelijke deadline. Als het voorbereidingsproces zo laat wordt gestart, kan dit daarom aanzienlijke tijdsdruk veroorzaken, met name wanneer gegevens uit meerdere bronnen moeten worden verzameld, intern moeten worden gecontroleerd en vervolgens moeten worden geverifieerd vóór indiening. Als een probleem betrekking heeft op gegevens van enkele maanden eerder, kan de verantwoordelijke afdeling aanzienlijke tijd nodig hebben om te onderzoeken wat er is gebeurd, ondersteunende documenten op te zoeken of ongebruikelijke gegevens/waarden toe te lichten. 

Als dezelfde gegevens daarentegen elk kwartaal worden gecontroleerd, kunnen veel van deze kwesties worden gesignaleerd, opgelost en afgesloten terwijl de informatie nog vers is. 

Een ontbrekend document kan onmiddellijk bij de betreffende afdeling worden opgevraagd, in plaats van bijna een jaar later te moeten proberen het bewijsmateriaal te reconstrueren of gegevenslacunes op te vullen. Een inconsistentie in de berekening kan worden onderzocht voordat deze consistent wordt en elke maand deel gaat uitmaken van de jaarlijkse dataset. Een ongebruikelijke brandstofbijvulwaarde of SAF-claim kan worden betwist en opgehelderd terwijl de relevante operationele gegevens nog gemakkelijk toegankelijk zijn. 

Dit is een aanzienlijk praktisch voordeel. 

Het opbouwen van kennis over regelgeving gedurende het hele jaar 

Doorlopende controle biedt ook de mogelijkheid om kennislacunes op te sporen. Dit levert bovendien een belangrijk voordeel op bij het begrijpen van patronen en afwijkingen in de gegevens. Wanneer gegevens slechts één keer aan het einde van het jaar worden gecontroleerd, kan een ongebruikelijke waarde worden vastgesteld, maar is het moeilijk te bepalen of het om een echt operationeel patroon, een eenmalige gebeurtenis, een fout bij de gegevensinvoer of een systematisch probleem gaat. Door middel van periodieke controles kunnen de exploitant en de controleur trends over meerdere rapportagekwartalen observeren en deze vergelijken met operationele activiteiten, brandstofverbruik, vluchtkenmerken of andere relevante parameters. Terugkerende afwijkingen kunnen daardoor bij de bron worden onderzocht in plaats van herhaaldelijk te worden gecorrigeerd in de rapportagefase. Dit helpt de exploitant ook om te bepalen of een wijziging in de methodologie, de workflow, de systeemconfiguratie of de interne verantwoordelijkheid nodig is. Na verloop van tijd kan de organisatie de stap zetten van het louter identificeren van afwijkingen naar het begrijpen waarom deze ontstaan en het doorvoeren van duurzame corrigerende maatregelen, wat resulteert in strengere gegevenscontroles en betrouwbaardere rapportage. 

Klimaatregelgeving evolueert snel. De reikwijdte van de rapportage, luchthavens in de Unie, de geschiktheid en claims voor duurzame vliegtuigbrandstof (SAF), compensatie-eenheden, vereisten voor duurzame brandstof en andere technische details kunnen van het ene rapportagejaar op het andere veranderen. De informatie moet vaak correct worden geïnterpreteerd, gecommuniceerd en geïmplementeerd binnen verschillende afdelingen. 

Voortdurende verificatie biedt ook regelmatig gelegenheid voor kennisuitwisseling en capaciteitsopbouw binnen de luchtvaartmaatschappij. Naarmate de regelgeving evolueert en nieuwe rapportageverplichtingen worden ingevoerd, kunnen periodieke gesprekken met de verificateur het contactpunt en andere verantwoordelijke medewerkers helpen bij het identificeren van gebieden waar verdere verduidelijking of training nuttig kan zijn. In plaats van deze kennislacunes pas vlak voor de rapportagedatum aan te pakken, kan de luchtvaartmaatschappij ruim van tevoren corrigerende maatregelen nemen en ervoor zorgen dat de betrokken teams de vereisten begrijpen voordat deze tot operationele of rapportageproblemen leiden. Gerichte trainingen over specifieke regelgevingsprogramma’s gedurende het jaar kunnen daarom een aanvulling vormen op het algemene MRV-proces en helpen om de verantwoordelijke medewerkers voorbereid te houden op zowel bestaande als opkomende vereisten. Dit creëert een meer proactieve leercyclus, waarbij verificatie niet alleen hiaten in gegevens of naleving aan het licht brengt, maar de organisatie ook helpt om haar inzicht en interne capaciteiten in de loop van de tijd te versterken. 

Klik hier voor meer informatie over de trainingsprogramma’s.

Van nalevingsdienst tot controle met toegevoegde waarde 

Continue verificatie mag daarom niet louter worden gezien als “een jaarlijkse verificatie die in vier delen is opgesplitst”. 

Het vertegenwoordigt een andere dienstverleningsfilosofie. 

Het doel is om de exploitant proactieve zekerheid, vroegtijdig inzicht en betere controle over het rapportageproces te bieden. 

Voor exploitanten betekent dit minder verrassingen aan het einde van het jaar, een betere gegevenskwaliteit en een beter voorspelbaar nalevingsproces, in combinatie met een hoogwaardige dienst met toegevoegde waarde. Uiteindelijk is de vraag niet of luchtvaartmaatschappijen de jaarlijkse verificatie kunnen voltooien. Dat kunnen ze, en velen doen dat al jaren met succes. 

De vraag is of de jaarlijkse cyclus de meest efficiënte en effectieve aanpak blijft nu de regelgeving inzake klimaat in de luchtvaart steeds complexer wordt. 

Wij zijn van mening dat het antwoord steeds vaker ‘nee’ is. 

De toekomst van verificatie zal geleidelijk verschuiven naar een model waarbij zekerheid gedurende het hele rapportagejaar is ingebed, in plaats van geconcentreerd aan het einde ervan. Continue of driemaandelijkse verificatie kan luchtvaartmaatschappijen helpen om problemen eerder te signaleren, de gegevenskwaliteit te verbeteren, de druk aan het einde van het jaar te verminderen en het management meer vertrouwen te geven in hun nalevingspositie. 

Bij Normec Verifavia wordt continue verificatie ontwikkeld als een hoogwaardige dienst met toegevoegde waarde om exploitanten te ondersteunen bij de overgang naar vroegere en proactievere naleving. Hoewel deze aanpak waarde kan bieden aan elke exploitant die meer controle wil over zijn rapportageproces, zijn de voordelen vooral aanzienlijk voor luchtvaartmaatschappijen met grootschalige activiteiten, grote gegevensvolumes en meerdere wettelijke verplichtingen. Voor dergelijke exploitanten kan zelfs een relatief klein probleem met de gegevenskwaliteit gevolgen hebben voor een aanzienlijk aantal vluchten, waardoor vroegtijdige identificatie en oplossing bijzonder waardevol zijn. Continue verificatie vereist daarom een grotere mate van betrokkenheid en wordt tegen een hogere prijs aangeboden in vergelijking met een conventionele jaarlijkse verificatieaanpak. De extra investering kan echter meer waarde opleveren door verminderde druk aan het einde van het jaar, vroegtijdige identificatie van afwijkingen, verbeterde gegevenskwaliteit, betere interne coördinatie en meer inzicht in de nalevingspositie van de exploitant gedurende het hele jaar. In die zin is continue verificatie niet louter een andere verificatiefrequentie; het is een proactiever zekerheidsmodel dat is ontworpen om meer waarde te bieden wanneer de omvang en complexiteit van de activiteiten van een exploitant dit rechtvaardigen.