Über den jährlichen Zyklus hinaus: Den Wert der kontinuierlichen Verifizierung erschließen

Während die regulatorischen Anforderungen selbst immer komplexer werden, bleibt eine praktische Herausforderung weitgehend unverändert: Die Frist für die Einhaltung der Vorschriften verschiebt sich nicht, auch wenn die dafür erforderlichen Arbeiten immer komplizierter werden. 

Für viele Fluggesellschaften, insbesondere solche mit begrenzten Ressourcen, manuellen Prozessen oder einem kleinen Compliance-Team, kann die Zeit unmittelbar vor Ablauf der Meldefrist extrem anspruchsvoll werden. Daten für verschiedene Systeme müssen aus verschiedenen Abteilungen gesammelt, überprüft, abgeglichen, durch entsprechende Unterlagen belegt und beim Prüfer eingereicht werden. Alle anschließenden Rückfragen des Prüfers müssen dann untersucht und geklärt werden, wobei häufig die Bereiche Betrieb, Treibstoff, Finanzen, Beschaffung, IT und andere interne Stakeholder einbezogen werden müssen. 

Von der jährlichen Überprüfung zur kontinuierlichen Qualitätssicherung 

Das Modell der jährlichen Überprüfung wird weiterhin eine wichtige Rolle spielen. Es spricht jedoch viel dafür, zu einem Ansatz der kontinuierlichen Überprüfung überzugehen, insbesondere für Fluggesellschaften, die mehreren Systemen unterliegen, über eine mittlere bis große Flotte verfügen und eine große Anzahl meldepflichtiger Flüge aufweisen. Eine große Anzahl von Flügen ist nicht unbedingt erforderlich, um in das Format der kontinuierlichen Überprüfung zu wechseln, aber wenn Sie zum ersten Mal oder in den ersten Berichtsjahren Ihrer Verpflichtung Meldung erstatten, ist dies ein zusätzlicher Vorteil.  

Anstatt bis zum Beginn des folgenden Jahres zu warten, um die Daten der letzten zwölf Monate zu überprüfen, kann der Betreiber Daten und Belege in regelmäßigen Abständen, beispielsweise alle drei oder sechs Monate, vorlegen. Der Prüfer kann die Informationen dann noch zu einem Zeitpunkt überprüfen, zu dem sie relativ aktuell sind, und potenzielle Lücken oder Unstimmigkeiten viel früher erkennen. 

Aus Sicht des Betreibers verändert dies den Charakter der Verifizierung. 

Die Verifizierung ist nicht mehr nur eine abschließende Prüfung vor der Einreichung. Sie wird zu einem fortlaufenden Sicherungsmechanismus während des gesamten Berichtsjahres. 

Wenn eine Fluggesellschaft beispielsweise erst ab dem 1. Februar mit der Aufbereitung ihrer Daten beginnt, um ihr vollständiges jährliches Datenpaket für das EU-EHS, das britische EHS, CORSIA, ReFuelEU Aviation, Non-CO₂ Aviation Effects oder anderer geltender Anforderungen vorzubereiten, bleibt möglicherweise nur ein begrenztes Zeitfenster, um Datenlücken zu identifizieren und zu schließen, Unstimmigkeiten abzugleichen, Belege einzuholen, Fragen der Verifizierer zu klären und erforderliche Korrekturen vor Ablauf der behördlichen Frist vorzunehmen. Ein so später Beginn des Vorbereitungsprozesses kann daher erheblichen Zeitdruck verursachen, insbesondere wenn Daten aus mehreren Quellen erhoben, intern geprüft und anschließend vor der Einreichung verifiziert werden müssen. Bezieht sich ein Problem auf Daten, die mehrere Monate zurückliegen, benötigt die zuständige Abteilung möglicherweise viel Zeit, um den Sachverhalt zu untersuchen, Belege zu beschaffen oder ungewöhnliche Daten bzw. Werte zu erklären. 

Werden dieselben Daten hingegen vierteljährlich überprüft, können viele dieser Probleme erkannt, gelöst und abgeschlossen werden, solange die Informationen noch aktuell sind. 

Ein fehlendes Dokument kann sofort bei der zuständigen Abteilung angefordert werden, anstatt fast ein Jahr später zu versuchen, die Nachweise zu rekonstruieren oder Datenlücken zu schließen. Eine Unstimmigkeit bei der Berechnung kann untersucht werden, bevor sie konsistent wird und in jedem Monat Teil des jährlichen Datensatzes wird. Ein ungewöhnlicher Wert für die Treibstoffaufladung oder ein SAF-Antrag kann hinterfragt und geklärt werden, solange die entsprechenden Betriebsunterlagen noch leicht zugänglich sind. 

Dies ist ein erheblicher praktischer Vorteil. 

Aufbau von Wissen über regulatorische Rahmenbedingungen über das ganze Jahr hinweg 

Die kontinuierliche Überprüfung bietet zudem die Möglichkeit, Wissenslücken zu erkennen. Dies stellt auch einen wichtigen Vorteil beim Verständnis von Mustern und Unstimmigkeiten in den Daten dar. Werden die Daten nur einmal am Jahresende überprüft, lassen sich zwar ungewöhnliche Werte identifizieren, doch ist es oft schwierig zu erkennen, ob es sich dabei um ein echtes Betriebsmuster, ein einmaliges Ereignis, einen Fehler bei der Dateneingabe oder ein systematisches Problem handelt. Durch regelmäßige Überprüfungen können der Betreiber und der Prüfer Trends über mehrere Berichtsquartale hinweg beobachten und diese mit betrieblichen Aktivitäten, dem Treibstoffverbrauch, Flugmerkmalen oder anderen relevanten Parametern vergleichen. Wiederkehrende Abweichungen können somit an ihrer Quelle untersucht werden, anstatt sie erst in der Berichtsphase wiederholt zu korrigieren. Dies hilft dem Betreiber zudem dabei, festzustellen, ob eine Änderung der Methodik, des Arbeitsablaufs, der Systemkonfiguration oder der internen Zuständigkeiten erforderlich ist. Im Laufe der Zeit kann die Organisation von der bloßen Identifizierung von Abweichungen dazu übergehen, deren Ursachen zu verstehen und nachhaltige Korrekturmaßnahmen umzusetzen, was zu strengeren Datenkontrollen und einer zuverlässigeren Berichterstattung führt. 

Die Klimavorschriften entwickeln sich rasant weiter. Der Berichtsumfang, die Flughäfen der Union, die Zulässigkeit und Inanspruchnahme von SAF, Ausgleichseinheiten, Anforderungen an nachhaltigen Kraftstoff sowie weitere technische Details können sich von einem Berichtsjahr zum nächsten ändern. Die Informationen müssen oft korrekt interpretiert, kommuniziert und abteilungsübergreifend umgesetzt werden. 

Die kontinuierliche Überprüfung bietet zudem regelmäßig Gelegenheit zum Wissensaustausch und zum Kapazitätsaufbau innerhalb der Fluggesellschaft. Da sich die regulatorischen Anforderungen weiterentwickeln und neue Berichtspflichten eingeführt werden, können regelmäßige Gespräche mit dem Prüfer dem Ansprechpartner und anderen verantwortlichen Mitarbeitern helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen weitere Klärung oder Schulungen von Vorteil sein könnten. Anstatt diese Wissenslücken erst kurz vor Ablauf der Berichtsfrist zu schließen, kann die Fluggesellschaft bereits frühzeitig Korrekturmaßnahmen ergreifen und sicherstellen, dass die zuständigen Teams die Anforderungen verstehen, bevor sie zu operativen oder berichtstechnischen Problemen führen. Gezielte Schulungen zu bestimmten regulatorischen Programmen im Laufe des Jahres können daher den gesamten MRV-Prozess ergänzen und dazu beitragen, dass die zuständigen Mitarbeiter sowohl auf bestehende als auch auf neu auftretende Anforderungen vorbereitet sind. Dies schafft einen proaktiveren Lernzyklus, in dem die Überprüfung nicht nur Daten- oder Compliance-Lücken aufdeckt, sondern der Organisation auch hilft, ihr Verständnis und ihre internen Fähigkeiten im Laufe der Zeit zu stärken. 

Klicken Sie hier, um weitere Informationen zu den Schulungsprogrammen zu erhalten.

Vom Compliance-Service zur wertschöpfenden Qualitätssicherung 

Die kontinuierliche Überprüfung sollte daher nicht einfach als „in vier Teile gegliederte jährliche Überprüfung“ betrachtet werden. 

Sie steht für eine andere Dienstleistungsphilosophie. 

Ziel ist es, dem Betreiber proaktive Sicherheit, frühzeitigere Transparenz und eine bessere Kontrolle über den Berichtsprozess zu bieten. 

Für die Betreiber bedeutet dies weniger Überraschungen zum Jahresende, eine bessere Datenqualität und einen besser vorhersehbaren Compliance-Prozess sowie eine erstklassige, wertschöpfende Dienstleistung. Letztendlich geht es nicht darum, ob Fluggesellschaften die jährliche Überprüfung absolvieren können. Das können sie, und viele tun dies bereits seit Jahren erfolgreich. 

Die Frage ist vielmehr, ob der jährliche Zyklus angesichts der zunehmend komplexen Klimaregulierung in der Luftfahrt weiterhin der effizienteste und effektivste Ansatz ist. 

Wir glauben, dass die Antwort zunehmend „nein“ lautet. 

Die Zukunft der Verifizierung wird sich schrittweise in Richtung eines Modells entwickeln, bei dem die Überprüfung über das gesamte Berichtsjahr verteilt ist, anstatt sich auf dessen Ende zu konzentrieren. Eine kontinuierliche oder vierteljährliche Verifizierung kann Fluggesellschaften dabei helfen, Probleme früher zu erkennen, die Datenqualität zu verbessern, den Druck zum Jahresende zu verringern und dem Management mehr Vertrauen in ihre Compliance-Situation zu geben. 

Bei Normec Verifavia wird die kontinuierliche Verifizierung als Premium-Dienstleistung mit Mehrwert entwickelt, um Betreiber dabei zu unterstützen, früher und proaktiver die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Während dieser Ansatz jedem Betreiber, der mehr Kontrolle über seinen Berichtsprozess anstrebt, einen Mehrwert bieten kann, sind die Vorteile besonders für Fluggesellschaften mit großangelegten Betrieben, hohen Datenmengen und vielfältigen regulatorischen Verpflichtungen von großer Bedeutung. Für solche Betreiber kann bereits ein relativ geringfügiges Problem bei der Datenqualität eine beträchtliche Anzahl von Flügen beeinträchtigen, weshalb eine frühzeitige Erkennung und Behebung besonders wertvoll ist. Die kontinuierliche Überprüfung erfordert daher ein höheres Maß an Engagement und wird im Vergleich zu einem herkömmlichen jährlichen Überprüfungsansatz zu einem Aufpreis angeboten. Die zusätzliche Investition kann jedoch einen größeren Mehrwert bieten, da sie den Druck zum Jahresende verringert, Unstimmigkeiten früher erkennt, die Datenqualität verbessert, die interne Koordination optimiert und den Überblick über die Compliance-Situation des Betreibers während des gesamten Jahres erhöht. In diesem Sinne ist die kontinuierliche Überprüfung nicht einfach nur eine andere Überprüfungshäufigkeit; es handelt sich um ein proaktiveres Sicherungsmodell, das darauf ausgelegt ist, einen größeren Mehrwert zu bieten, wenn Umfang und Komplexität der Aktivitäten eines Betreibers dies rechtfertigen.