Naviguer dans la documentation SAF : défis courants et bonnes pratiques

Défis rencontrés

Plusieurs problèmes ont été observés dans la documentation relative aux carburants aériens durables (SAF), notamment des incohérences dans les documents émis par différents fournisseurs de carburant, un manque d’harmonisation des formats de documents, des attestations de conformité (POC) émises après l’expiration des certificats, ainsi que des cas où des POC ont été émises, annulées, puis réémises. Mettre en évidence ces problèmes courants liés à la documentation vise à sensibiliser les exploitants et à les encourager à se mettre en relation avec leurs fournisseurs de carburant bien à l’avance afin de clarifier et de résoudre tout problème potentiel. Une coordination proactive peut contribuer à rationaliser le processus de vérification, à réduire les retards et à gagner un temps précieux lors des activités de vérification.

Prendre contact avec les fournisseurs de carburant suffisamment tôt

L’un des moyens les plus efficaces de réduire les difficultés liées à la déclaration et à la vérification des carburants durables (SAF) consiste à établir une communication avec les fournisseurs de carburant bien avant la date limite de déclaration.

Les opérateurs doivent demander des précisions sur :

• La documentation relative aux carburants durables (SAF) qui sera fournie
• Les certificats de durabilité justifiant le volume de carburants durables (SAF)
• Le calendrier prévu pour la remise des certificats, en précisant notamment si ceux-ci seront délivrés mensuellement, trimestriellement ou en fin d’année

Comme indiqué précédemment, le fait d’aborder ces points suffisamment tôt peut permettre d’éviter de se retrouver avec un grand nombre de documents à la dernière minute et de réduire les retards lors de la déclaration des réductions d’émissions liées aux carburants alternatifs.

Clarifier les attentes réglementaires

Les orientations réglementaires évoluant sans cesse, les opérateurs doivent prendre l’initiative de se mettre en relation avec leurs autorités compétentes respectives afin de comprendre leurs attentes spécifiques, le cas échéant.

Il convient de prêter attention aux points suivants :

• L’acceptation des documents relatifs à la durabilité (par exemple, certaines autorités ont accepté les documents de transfert de produits)
• L’éligibilité de matières premières spécifiques non répertoriées dans la directive sur les énergies renouvelables (UE) 2018/2001, par exemple les graisses animales de catégorie 3
• Instructions supplémentaires en matière de déclaration pour les prochaines années de conformité
• Les attentes relatives aux pièces justificatives et aux allégations concernant les carburants durables (SAF)

Obtenir des éclaircissements avant le début de la déclaration peut apporter une plus grande certitude et réduire le risque de non-conformité.

Le défi de l’harmonisation

L’absence d’une approche standardisée tout au long de la chaîne d’approvisionnement continue de poser des difficultés aux opérateurs, aux fournisseurs de carburants, aux vérificateurs et aux autorités compétentes. Les incohérences dans les formats de documentation, les exigences en matière de certificats de durabilité et les pratiques de déclaration peuvent alourdir la charge de travail de toutes les parties concernées. Une plus grande harmonisation au sein du secteur améliorerait la transparence, réduirait la complexité administrative et faciliterait une déclaration et une vérification plus efficaces.

L’importance du suivi des carburants aériens durables (SAF)

À mesure que les volumes de carburants durables (SAF) augmentent, la tenue d’un dossier de suivi dédié aux SAF devient essentielle pour garantir l’efficacité de la déclaration et de la vérification. Un système de suivi structuré permet aux compagnies aériennes d’enregistrer les quantités de SAF, les informations sur les fournisseurs, les certificats de durabilité et les pièces justificatives en un seul et même endroit. Cela améliore la traçabilité, aide à identifier rapidement les divergences et fournit une piste d’audit claire tout au long du cycle de déclaration.

Du point de vue de la vérification, un suivi efficace des carburants durables réduit les demandes d’informations, favorise la cohérence des données et facilite une évaluation plus efficace des déclarations relatives aux carburants durables — ce qui, en fin de compte, renforce la conformité et la précision des rapports.

Perspectives d’avenir : le rôle de la base de données de l’Union

La base de données de l’Union (UDB) devrait jouer un rôle de plus en plus important dans la traçabilité et le reporting des carburants durables. En fournissant un système centralisé de suivi des transactions liées aux carburants durables, l’UDB a le potentiel d’améliorer la transparence, de réduire les incohérences dans la documentation et de renforcer la confiance dans les déclarations de durabilité.

À mesure que le secteur continue de mûrir, un cadre solide pour l’UDB sera essentiel pour garantir l’exactitude des rapports et la conformité à long terme.

Conclusion

Le succès de la déclaration des carburants durables (SAF) dépend non seulement de l’approvisionnement en carburant, mais aussi de la traçabilité des documents justificatifs. Les opérateurs qui s’engagent dès le début auprès des fournisseurs de carburant, sollicitent des éclaircissements auprès des autorités compétentes et mettent en œuvre des pratiques rigoureuses de gestion documentaire seront mieux placés pour répondre efficacement aux exigences de vérification.

Se préparer dès aujourd’hui peut réduire considérablement les difficultés de vérification demain, aidant ainsi les opérateurs à se conformer aux exigences tout en soutenant les objectifs de développement durable plus larges du secteur.