Vom Labor zur Prüfung

Nur wenige Menschen wachen eines Morgens auf und beschließen, Auditor zu werden. Auch Taco ist nach und nach in diese Rolle hineingewachsen. Er begann seine Karriere in einem Labor, das auch Inspektionen und Endkontrollen nach Asbestsanierungen durchführte. Dort kam er erstmals mit Qualitäts- und Managementsystemen in Berührung, insbesondere im Zusammenhang mit Akkreditierungsstandards.

„Irgendwann empfand ich die Arbeit als Analytiker und Inspektor als nicht mehr anspruchsvoll genug. Innerhalb des Unternehmens erhielt ich die Möglichkeit, mich mit Qualitätsmanagement, Systemadministration, Anwendungsmanagement und Schulungen zu befassen. So tauchte ich immer tiefer in Managementsysteme ein und entdeckte, wie Qualitätsstandards zur Verbesserung von Prozessen genutzt werden können.“

— Taco Buissant des Amorie, Auditor bij Normec Certification Institute

Durch diese Tätigkeit kam er mit dem niederländischen Akkreditierungsrat (RvA) in Kontakt. Zunächst als Ansprechpartner für das akkreditierte Labor, später aufgrund seiner Fachkenntnisse. Schließlich trat er dem RvA als Antragsbearbeiter, Asbestgutachter und Qualitätsbeauftragter für den Rat selbst bei. „Das ist wirklich ein Mekka für Qualität. Dort betrachtet man Qualitätsstandards auf eine ganz andere Art und Weise.“

Nahaufnahme von Sicherheitsschuhen auf einer Leiter bei Arbeiten an einem Gebäude oder einer Anlage. Das Bild veranschaulicht sicheres Arbeiten in der Höhe, Inspektionen, Wartungsarbeiten und die Beachtung der Arbeitssicherheit.

Eine bewusste Entscheidung

Taco genoss seine Zeit beim RvA sehr. Er hatte viel Freiraum, verband Begutachtungen mit internem Qualitätsmanagement und half sogar beim Aufbau eines neuen Betriebsrats. Dennoch lastete eine Sache schwer auf ihm. Er wohnte im Noordoostpolder und arbeitete in Utrecht, was einen täglichen Arbeitsweg von etwa vier Stunden mit öffentlichen Verkehrsmitteln bedeutete.

„Irgendwann wurde mir klar, dass mir Dinge in meinem Familienleben entgingen. Meine Kinder wurden älter. Da traf ich die Entscheidung.“

Er wechselte zu einem Schulungs- und Beratungsunternehmen. Über einen der Gesellschafter knüpfte er Kontakt zum Normec Certification Institute, und von diesem Moment an kam alles ins Rollen. Seitdem führt Taco Audits für das Normec Certification Institute durch. Er führt weiterhin Begutachtungen für die RvA durch, nun als externer Experte.

Keine Woche gleicht der anderen

Den größten Teil seiner Woche arbeitet Taco als Auditor, vor allem im Bereich der Zertifizierung und in gewissem Umfang auch im Bereich der Akkreditierung. In dieser Funktion hat er mit einer Vielzahl von Normen zu tun. Darüber hinaus ist er Vorsitzender eines NEN-Normungsausschusses mit Schwerpunkt Asbest und führt im Auftrag von NEN Besichtigungen vor Ort durch. In diesen Funktionen beobachtet er andere Auditoren – darunter auch solche von Normec Certification – und verfolgt, wie sich der Auditprozess entwickelt.

Am engsten ist er wohl mit der Safety Culture Ladder (SCL) verbunden. Seit den Anfängen, als die Leiter noch „Safety Ladder“ hieß, hat er zu ihrer Entwicklung beigetragen. Als die Leitung der Initiative 2016 an NEN überging, schloss er sich dem Team an. Er war in verschiedenen Arbeitsgruppen tätig, darunter solche, die sich mit den Qualifikationen von Auditoren und der Überarbeitung der SCL 2.0 befassten. Außerdem leitet er den obligatorischen Meisterkurs zu Interviewtechniken für Auditoren, die Audits auf den höheren Stufen der SCL durchführen möchten.

„Wir führen diese Schulung immer zu zweit durch. Das bedeutet, dass jeder Auditor, der auf diesen Stufen auditiert, in unserem Schulungsraum gesessen hat. Ich bin also sowohl auf der Seite der Standardsetzung als auch auf den Bereichen Aufsicht, Schulung und Auditierung tätig.“

— Taco Buissant des Amorie, Auditor bij Normec Certification Institute

Ein Audit ist keine Checkliste

Wer glaubt, ein Auditor würde hauptsächlich Kästchen ankreuzen, irrt sich, wenn es um den SCL geht. Laut Taco mag das für Standards wie VCA zutreffen, aber der SCL funktioniert anders. Es gibt zwar eine Reihe von Kriterien, aber während des Audits legt man diese im Grunde erst einmal beiseite.

„Man schaut sich eigentlich gar keine Unterlagen an. Es geht hauptsächlich darum, die Wahrnehmung der Mitarbeiter einzuschätzen. Und die variiert von Person zu Person, manchmal sogar von Tag zu Tag.“

Während eines SCL-Audits sammelt das Auditteam – in der Regel zwei Personen – Informationen über die Unternehmenskultur sowie über Sicherheit und Gesundheit im weitesten Sinne des Wortes. Dabei geht es um Fragen wie:

Sind die Mitarbeiter gut geschult und ausreichend kompetent?
Sind sie zu Arbeitsbeginn wirklich aufmerksam?
Wie sieht es mit Arbeitsdruck und psychosozialer Belastung aus?
Wie interagieren Mitarbeiter, Führungskräfte, Kunden und Anwohner miteinander?

Durch Interviews, Beobachtungen und alles, was man sieht, hört und erlebt, sammelt man die einzelnen Puzzleteile. „Am Ende der Untersuchung setzt man sie alle zusammen und sieht, welches Bild sich tatsächlich ergibt.“

Eine Person schreibt auf einem Klemmbrett mit einem Inspektions- oder Kontrollformular. Das Bild veranschaulicht Qualitätskontrollen, Audits, Inspektionen, Compliance und die Dokumentation von Ergebnissen im Rahmen von Geschäftsprozessen.

Vorbereitung ist die halbe Miete

Taco ist mit den meisten Unternehmen, die er als SCL-Auditor besucht, bereits vertraut. Dennoch beginnt jedes Audit mit einer gründlichen Vorbereitung. Er fordert ein Organigramm sowie eine Liste mit Namen und Berufsbezeichnungen an und versucht, sich ein Bild vom Kontext und Umfang der Organisation zu machen. Auf dieser Grundlage erstellt er einen möglichst konkreten Auditplan.

„Ich nenne immer konkrete Namen. Auf diese Weise trifft man eine bewusste und verantwortungsvolle Entscheidung darüber, mit wem man sprechen wird. Wenn jemand am Tag des Audits abwesend ist, wendet sich die Organisation an einen, und man entscheidet, wer einspringt. So behält man die Kontrolle. Wenn ein Audit nicht ganz nach Plan verläuft, liegt das fast immer an etwas, das man zu Beginn übersehen hat.“

Der Audit-Tag selbst

Ein Audit-Tag beginnt mit einer Einführung. Man lernt das Unternehmen kennen und geht gemeinsam das Tagesprogramm durch. Dann folgen die Interviews, und laut Taco liegt darin der Kern der Arbeit.

„Ein SCL-Interview ist wie Hochleistungssport. Man führt eine Stunde lang ein offenes Gespräch, ohne Fragebogen, und ist ständig im Austausch. Da muss man sich hin und wieder mental erholen.“

Deshalb plant er zwischen jeweils zwei Vorstellungsgesprächen immer eine 15-minütige Pause ein. Kein straffer Zeitplan von 9:00 bis 10:00 Uhr, um dann direkt mit dem nächsten Gespräch von 10:00 bis 11:00 Uhr fortzufahren, sondern vielmehr Spielraum, um ein Gespräch zu verlängern, falls es heikle Themen gibt oder mehr Zeit benötigt wird. Er vergleicht das mit einem Tag voller Teams-Meetings, die nahtlos ineinander übergehen. Am Ende des Tages ist man erschöpft.

Diese Momente dazwischen sind auch für die Durchführung des Audits selbst notwendig. Um kurz über das vorangegangene Gespräch nachzudenken, sich mit dem anderen Auditor über Schwerpunkte für das nächste Interview abzustimmen und, falls nötig, Details mit der Organisation zu klären. „Das liegt in Ihrem eigenen Interesse, vor allem aber im Interesse der Qualität des Audits.“

Wann gilt ein Audit als erfolgreich?

Nicht in dem Moment, in dem Taco aus der Tür geht und das Projekt von der Liste streichen kann. Und auch nicht unbedingt dann, wenn eine Organisation das angestrebte Niveau erreicht.

„Ein Audit ist erfolgreich, wenn man Feedback geben kann, das die Organisation anerkennt und aus dem sie lernen kann. Selbst wenn ein Unternehmen das angestrebte Niveau nicht erreicht, kann es sagen: Wir sind enttäuscht, aber wir haben viel Lernpotenzial, das wir wirklich gut nutzen können. Wenn man diesen Mehrwert bietet, dann ist das Audit in meinen Augen ein Erfolg.“

Vor welchen Herausforderungen stehen Organisationen?

Da es um Kultur geht, gibt es nicht nur einen bestimmten Engpass. Taco beobachtet, dass alle möglichen Probleme auftauchen. Ein Zeitplan, der Probleme verursacht, oder eine hohe Arbeitsbelastung. Mitarbeiter, die zu wenig Anleitung oder Eigenverantwortung erhalten. Oder eine große Diskrepanz zwischen der Einschätzung der Geschäftsleitung, wie die Arbeit verläuft, und der tatsächlichen Praxis. Doch ein Thema sticht besonders hervor.

„Kommunikation. Wenn man über Kultur spricht, geht es darum, gemeinsam ein geteiltes Verständnis der Realität zu schaffen. Man denke nur daran, wie oft eine SMS oder E-Mail anders ankommt, als man es beabsichtigt hat. Kommunikation ist unglaublich komplex. Sie lässt sich nicht einfach mit einem weiteren Toolkit oder einer Arbeitsbesprechung lösen.“

Warum das Normec Certification Institute?

Taco kennt verschiedene Zertifizierungsstellen in- und auswendig. Was das Normec Certification Institute für ihn so besonders macht, ist seine Zugänglichkeit. Die Kommunikationswege sind kurz, und man muss nie lange suchen, um jemanden zu finden, der bereit ist, gemeinsam mit einem nach einer Lösung zu suchen.

„Das Normec Certification Institute ist ein sehr zugängliches Unternehmen. Es gibt Raum für Interaktion, für Meinungen und manchmal sogar für ein bisschen Sturheit – immer mit der Absicht, daraus zu lernen. Wenn man konstruktive Kritik äußert, wird ihr wirklich Gehör geschenkt. Und egal, wie viel zu tun ist, jeder nimmt sich Zeit für einen, um etwas zu besprechen.“

Diese Offenheit schafft auch Raum, um die Initiative zu ergreifen. Wer gerne die Führung übernimmt, Ideen einbringt und seine eigenen Perspektiven teilt, wird sich beim Normec Certification Institute schnell zu Hause fühlen. Genau deshalb führt Taco dort schon seit Jahren gerne seine Audits durch.

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